番茄钟纸

文/马也·马也

本文是《番茄工作法图解》的读书笔记。

弗朗西斯科·西里洛(Francisco Cirillo)在1992创立了番茄工作法(pomodoro technique)，但如果从头说起，就要追溯到80年代末，他大学生活的最初几年。

西里洛曾经饱受效率低下之苦，无法完成作业，无法学习。

“我能学习一会儿吗？真的学10分钟？”

“我得找个计时教练，可是谁来捏我的表？”

后来，他找到了。这是一个厨房定时器，形状像一个番茄(意大利语的pomodoro，Pomodoro技术中的Pomodoro技术)。就这样，西里洛遇到了他的番茄钟。

问:番茄时钟扩展的工作方法是如何实现的？

简单来说，把当天要做的事情列一个清单，把闹钟设成25分钟，然后从第一件事开始。第一个番茄钟结束，休息5分钟，继续第二个番茄钟，如此反复。

提前完成第一件事或者用完番茄铃，开始第二件事。

此外，还有每日回顾、每日承诺、控制中断和估计时间。

问:为什么番茄工作法令人耳目一新？

因为它打破了我们固有的时间-工作概念。

在工作中，我们经常会默认时间是连续的，比如“我要在10分钟内赶公交车”“截止时间是本周三”，这里的时间是指两点之间的距离——起点和终点。我们明确了两点，但我们不知道中间会发生什么。

从持续时间来看，思考、计算、划分未来就像盲人摸象，至少在以全新的方式面对全新的任务时是这样。

对于大多数人来说，正是这种不可预测性导致了焦虑。而焦虑无疑会导致生产力下降，甚至可能把事情搞砸。

番茄工作法提倡时间交替的概念，比如鸡1下蛋2，蛋2下蛋鸡3，鸡3下蛋4，等等。这些事件互不重叠。我们可能不知道具体的时间点，但我们知道它们发生的顺序。

如果能从时间交替的角度去思考，把工作看成一系列的事件，工作效率就会提高。这是番茄工作法的基本原理。

番茄工作法需要什么工具？

番茄工作法只需要一支笔、一个计时器和三张纸。

三张纸的用途如下:

1)“活动列表”表单:列出最近要开展的活动，随意填写，简洁不排序。

一个好的办法是，第一个词代表活动的主题类型(虽然东西很多，但总可以归为几个主题)，后面的第二个词明确表达你想要达到的目的。

同一个“活动列表”可以用很多天，添加新的活动，划掉已完成的活动。

2)“今天的待办事项”表单:填写今天的日期和你的名字，给自己一个仪式感，从“活动清单”中挑出你今天打算进行的活动。

在我的脑海里，我把“我必须完成”改成了“从哪里开始”，“这个项目很大很重要”改成了“我可以迈出一小步”。

此时此刻，我决定做一件事就相当于含蓄地决定不去做我待办事项列表上的其他上百件事。短时间内与这个任务共舞，然后重新评估它是否还是最重要的。

这块手表每天早上都需要换一块新的。

区分“活动列表”(传统的工作列表)和“今天要做的事情”(提取的承诺)表。

3)“记录”表:记录抽样的过程指标，以便改进过程。同一个“记录”表格可以用很多天来比较每天的跟踪记录。

问:番茄工作法具体是如何实现的？

一个番茄工人的一天有以下五个阶段:

1)计划:在一天开始的时候，从待办事项(称为“活动清单”)中提取最重要的活动，填入“今天的待办事项”表中。这是你那天的自我承诺。

2)跟踪:确认当天的活动后，打开番茄钟25分钟，从当天活动的第一项开始。在每个番茄时钟中，你要收集一些进程指标，比如计算遇到的中断次数。

3)记录:在一天结束时，将当天收集到的数据归档，写入“记录”表格。如果你记录了被打断的次数，写下被打断的次数。

4)处理:从记录的原始数据中提取有用信息。

例如，您可以计算每项活动花费的番茄小时数。如果数量很大，你应该试着把活动分成更小更容易管理的部分。

或者，您可以计算活动在活动列表中停留的平均时间，即从记录活动到处理活动的时间。

5)可视化:最后你要以某种方式组织信息，找出改进流程的思路。

为了避免第二天再犯同样的错误，番茄工作法要在一天结束前做好三件事:记录、处理和可视化。这些日常回顾是改善个人过程的关键。

这样做的另一个好处是，一开始你按照书上说的去应用番茄工作法，然后你可以在明确自己的工作习惯后进行调整，比如30分钟或45分钟的工作周期，从而形成自己的一套方法。

问:实施番茄工作法有什么规则？

有两条规则:

1)番茄铃一旦开始，你就必须去打铃。

这是因为番茄钟是原子不可分的。

番茄钟是这种工艺方法中最小的货币单位，不允许使用小数，如1/2或2.2番茄钟。如果任务放下了，比如冲厕所，或者临时开会，不管是临时的还是长期的，现在的番茄钟都必须作废。它不会数数，也不应该画x，你得打开一个新的25分钟番茄钟来代替它。

2)确保自己一直在做最重要的事情，而不是别的。

在开始工作之前，我必须打开番茄铃，稍后番茄铃会响起，提醒我停下来，重新考虑我刚刚专注的活动。还是最重要的吗？确保你总是在做最重要的事情，而不是别的。

问:为什么番茄工作法强调一次只做一件事？

行为心理学家罗伊·鲍迈斯特(Roy baumeister)在他的经典著作《意志力》中，用大量的实验案例论证了当设定过多的目标时，人的决策力和意志力会被大量消耗，结果往往会变得遥不可及。

当研究人员要求人们列出他们的目标时，90%的人会轻而易举地列出六个目标。

在连续监测这些同时执行六个目标的受试者时，发现:

1.他们持续陷入烦躁和焦虑，痛苦指数上升；

2.与此同时，他们做得更少，思考时间占用了行动的时间，他们忙于烦恼，却止步不前；

此外，这些人的身体健康状况明显恶化，各种负面应激反应层出不穷。

你看，我们的心理机制决定了集中精力做一件事更有效。多任务需要训练，只有极少数拥有超强智力和意志力的人才能胜任非人类的任务设计。

问:我也想努力半小时40分钟，但总是被打断。我该怎么办？

中断分为内部中断和外部中断。

内部中断，潜意识有意拖延。拖延症就像去医院不挂号，浪费时间，等着情况恶化！

现在，让我们来看看当出现内部中断时应采取的策略:

1)先收下，

2)然后记录下来(今天的待办事项表格的下半部分已经分离出来，在计划承诺活动下有一个标题叫“计划外突发事件”)。

3)然后马上继续你的工作，避免真的被打断。

对内部的干扰视而不见，想着欺骗自己，也无济于事。记录跟踪数据，用于自我改进和流程改进。

外部中断是交互式的。电子邮件软件叮当作响，时刻提醒你有新邮件，有人在等你回复。

每次遇到外部干扰，把干扰要求的活动标题加到“今天的待办事项”表中。把它写下来，不要让它占据你的头脑，并确保你会在未来的计划中考虑到它。

处理外部中断的策略包括以下四个步骤:

1)告知:“我手头有点事，比较忙。”

2)谈判:“星期五我能帮你做吗？”

3)策划:记下活动名称，稍后为其策划未来的番茄钟。

4)回复:按承诺回电或回复，否则下次别人就没办法信任你了。

问:如何用不同的符号来标记工作中断？

假设我今天早上选了三个活动:“准备发票”、“领奖品”、“填税单”。

作为一个老品牌的良民，我肯定会优先考虑税务表格。一个番茄钟后，我画了一个X；两个番茄钟后，我完成了报税单，该准备发票了。

我在第二个框里画了一个X，因为我又完成了一个番茄钟，我在“今天的待办事项”表里划掉了“填税单”这个活动，因为已经完成了。

图中的①、②、③是什么？

①准备发票时出现内部中断。我不知怎么想起给小明打电话了。我把它写在“活动清单”表格里，打算改天再做。然后，我在标题“准备发票”的右边加了一个撇号。在一天结束时总结这些跟踪数据。

填税单的时候，小红给我打电话。我告诉她我很忙，并问我是否可以稍后给她回电话。这是一个外部中断，所以我在“填写税单”右边画了一个减号。同样，今天结束时应该对这些跟踪数据进行总结。

在画完减号后，我还在“计划外紧急”一栏写了“电话小红”。

q .番茄钟用完了，工作没做完怎么办？

如果在活动完成之前把小方块填满，估计这个活动需要几个番茄钟，但是这些番茄钟已经用完了，活动还没有完成。下一步是什么？

这时候就要做第二次估计了。

猜猜完成这个活动需要多少个番茄钟。然后，在前一个小方框旁边，根据第二个预估数画出相应的圈数。现在，当每个番茄铃响的时候，你可以继续在圈里画一个X。

估计的番茄钟数和实际的番茄钟数之间的不一致有两个可能的原因:

1)做出预测的方法或能力有待提高；

2)工作开始后，出现了新的情况和问题，改变了环境。

问:在实施番茄工作法的过程中有哪些体会？

认知1:“没想到一件事要这么久。”据估计，如果一个活动需要七个以上的番茄钟，就应该拆分。

认知二:“没想到一件事越来越复杂。”在活动过程中，突发的次要任务可以填在“计划外紧急”一栏，然后再接再厉，完成主要活动。

认知三:“头脑被各种想法占据”。多余的想法一方面要控制，不要干扰主要任务，另一方面要及时提炼，这些都是工作创新的源泉。

认知四:“把预估当承诺”。一项勘探或开发活动所需的时间无法提前预测，只能尽可能地估计。总是把预估值当成承诺，会给自己或同事造成不必要的焦虑。

为了避免这种困境，番茄工作法只计算了番茄钟。即使最后期限迫在眉睫，你也可以花25分钟专注于你应该做的事情。

但也要随时沟通，让相关人员看到事情的进展。

认知五:“流程管理，说说而已”。跟踪阶段是收集一整天工作流程的真实数据，用于日常回顾，以改进第二天的工作流程。

跟踪哪些数据由你自己决定，根据具体的工作状态而有所不同，但你可以从计算“中断次数”和“完成番茄数”开始。

认知六:“完美主义是阻碍”。“等一下，有更完美的计划”其实是拖延的另一种形式。

番茄工作法没有给“延迟”任何机会。你只能勇往直前，启动一个番茄钟，而不去思考如何做到“完美”。记住，完成比完美更重要。

认知七:“早上选择一些活动，晚上才发现今天完成的大部分活动都没有选在早上。”往往在规划阶段就不会有使命感。如果没有承诺感，总结一天的时候会觉得只有努力，没有功劳。

更重要的是，“活动清单”和“今天的待办事项”没有区别。承诺是番茄工作法的核心。“今天要做的事情”是每天的承诺！选择的活动应该是可行的。

小贴士。游戏一般决定“今天要做什么”

如果你不确定哪些活动应该填写在“今天的待办事项”表格中，为什么不举办一场“优先淘汰赛”呢？

首先，写下参赛者名单——也就是所有活动的标题，以及每个活动的小备注。

然后，不管重要性如何，把所有的音符排成一行。比较第一项和第二项。如果今天只能做一件事，我该做哪一件？决定下来后，输的放在左边，赢的拿在手里。

接下来，从原栏目中取出下一注，继续与上一次比赛的获胜者进行对比。以此类推，一局接一局。

胜者永远在手，败者放在左。当原始列为空时，将会有整个赛季的获胜者。最优先的活动是正在进行的活动。

但是，一天可以做的活动不止一项。所以从左边的失败者一栏开始新一季吧。在今天的待办事项列表中填写选出的获奖者，作为一个现实的承诺。

小贴士。番茄秘籍进度表

如果同一个活动总是出现在今天的待办事项中，却无法完成，那么就需要另一种形式的活动列表表——进度表。

举个栗子的例子。作者拿一张A4纸，5x5mm网格，左上角写着月份和名字。然后沿着纸的短边从右向左写下这个月的日期，31，30，29，...直到1，并在每个单元格中写一个数字。

所以左边有一个5厘米左右的空白。在这里写下所有已知的活动，每个活动一行。然后用这个“进度表”代替“活动列表”

“进度表”还是“活动清单”的思路，只是实现方式不同。

记录表格呢？“记录”表单记录了作者想要随意跟踪的数据，比如打了几个电话。

每天早上，当作者选择一项活动并将其填入“今天的待办事项”表中时，他还会在“进度表”的相应框中画一个圆圈，该框位于当天日期的列和所选活动的行中。

一天结束做日常复习的时候，如果一个活动完成了，就在它的圈里画一个星星。

一段时间后，如果你看到很多空圈，说明你总是高估自己能兑现的承诺。如果一个活动有很多空圈，你可能需要分解它。

小贴士。番茄时钟设置为0 &；7项技能

如果一个活动估计超过7个番茄钟，说明太复杂，需要拆分。每个分解的小活动在“活动列表”表中占据一个单独的行，有自己的估计值。活动越大，预测越不准确。

如果一个活动估计少于1个番茄时钟，可以在旁边标注0。并不是说需要0个番茄钟才能完成，而是说时间小于1个番茄钟。此类活动仍在“活动列表”表中占据一行。

以后在选择活动填写“今天的待办事项”表时，可以将少于1番茄铃的几个活动组合起来，作为一个活动写在同一行。

写在后面

《番茄工作法图解》是一本实用的书，阅读时间10天。全书看完还是很有收获的，方法简单易行，非常适合上班族。

以下是文章的部分节选与大家分享？

*一只脚不能同时跳两次。换句话说，一次只做一件事。

*各种懒惰是树枝，各种拖延是树枝，焦虑是树干，各种理由是根。懒树有多高取决于根的数量。根越多越复杂，懒树越难砍。

*正确的决定是意识和直觉之间的平衡。为了做出正确的决定，你需要简化问题，使其只包含重要的事实和你有足够能力分析的领域。

*变化是商界永恒的主题。如果不想着急，就要经常提供反馈，经常接收反馈。

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