谁能帮我找一些关于档案管理的论文？

科技基础工作存在的主要问题分析

众所周知，计算机作为高效处理大量复杂信息和数据的现代先进工具，其主要特点是需要输入？计算机的原始数据和信息必须准确、科学，否则输入的数据和信息都是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。因此，实施计算机管理的前提是做好输入信息和数据的收集、整理、记录等一系列预处理基础工作，使之充分。

满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作存在哪些不足和弊端呢？哪些方面不能快速适应计算机管理的要求？总的来说，目前我国大部分综合档案馆的档案数量多，时间跨度长，而且由于多年来一直处于封闭管理状态，档案管理只是以保管档案和不丢失为原则，各个历史时期对档案的质量要求不同，档案的规格也不统一，形成了普遍较差的局面。主要问题体现在以下几个方面。一是档案编号不规范，没有目录号。一卷多现象，多卷多。二、案卷标题不规范，但不能体现主题，或者标题缺少基本要素甚至没有案卷标题，这种情况比较常见？第三，大部分档案缺少卷内内容，以至于有些档案标题未涵盖的内容永远无法检索，难以利用？第四，很多文件没有标注页码，如果在使用过程中脱落很难找到？五是组卷混乱严重，如按时间分组的，按职能部门分组的，按语种分组的。第六，文件有一两页，厚薄不一，有的一卷就是五六百页。总之，综合档案馆建的时间越长，馆藏越大，类似问题就会越严重。从以上情况看，我国综合档案馆目前还不具备实现计算机管理的充分条件，这些问题需要尽快科学解决。

二、推行标准化和规范化的工作程序和方法，提高基层档案管理水平。

从科学和经验中可以知道，要提高档案管理水平，必须实行标准化、规范化的工作程序和方法，即档案管理的各个环节，如收集、整理、鉴定、著录、保管等，都必须按照统一的程序和科学的方法进行。

1?全面清查档案，剔除不良，提取罚款。

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步。由于一般的综合档案馆多年来没有进行过全面的清查，也不允许移交单位划分保管期限，所以不可避免地会有很多重复或者无用的文件，所以一定要先把这些无用的文件剔除掉，避免以后计算机管理中的重复和低效。

2?整理档案，实现档案的标准化

将内容过厚和混杂的文件重新分组。重组论文的原则是试图将那些彼此有某种联系的记录组集合在一起。在整理档案的过程中，也要对那些没有页码、没有目录、没有文件标题或标题不清的档案进行重新加工和填充，确保所有档案更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏，科学保管，而且可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3?结合本馆实际规范著录工作

著录是计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机的数据和信息准确性的一项重要前期工作。1986国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但由于各档案馆条件的差异和计算机管理的新技术要求，各档案馆应根据规则和计算机管理的技术要求，制定出适合自己记录工作的详细著录规则。根据这一原则，我们制定了《北京市档案馆著录细则》，对提高基础工作水平起到了一定的作用，极大地促进了我馆档案的计算机管理。

4?统一分类号保证检索召回。

计算机检索的显著优点是可以满足人们民族检索的需要。为了保证检索的完整性，在分类的过程中，我们先按照《中国档案分类法》进行分类，然后根据情况制定一些具体的规则。比如“价格”问题，涉及到很多行业，我们就先把它归为“J”类，然后根据每个文档的具体特征辅以关键词识别来区分。另外，在分类过程中，要加强校对，以便及时纠正量词的错误。另外，要经常组织大家统一对统一标准的认识，尽量做到前后标引一致，同类文献标引一致，做到标准化、规范化管理。

5?规范标题确保检索准确性

档案的分类号保证了检索查全率，准确的标题保证了检索查准率。但是，仅仅保证召回率是不够的，还要保证准确率。所以录制的时候要统一规范标题。规范标题应该掌握的原则和要点是什么？在填写标题项的过程中，要规范机构简称，尽量避免检索时出现歧义、文字无关、计算机识别不清等情况。比如北京市规划委员会简称市规划委？北京市计划生育委员会简称市计生委，不都简称市计生委？还需要统一题目中应该具备的要素。根据计算机检索的需要，我们会在记录的过程中把负责人、原因、语言放在标题里。如有必要，加上姓名、地点和时间)等要素是否齐全。如果标题元素不完整。如果标题比较长，就把多余的话删掉。还需要统一语言的标题，出现“请示”等歧义性语言往往会影响检索的准确性。所以我们规定所有需要审批的文件都要写成“批示”，所有不需要审批的文件都要写成“报告”等等，这样在检索时就可以区分每个文件的实质作用。

此外，我们还利用计算机的功能，将关键词中的人名、地名、时间、机构分别记录下来，为以后制作人名目录等检索工具打下基础。

第三，加快资料准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个方面，计算机资料的准备是一个大工程，尤其是对于那些建成时间较长的综合档案馆，因为馆藏的记录很多。

它不仅庞大，而且复杂。没有一套规范、科学的工作程序和方法，计算机会因资料准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理现代化的进度速度。只要我们在录音工作中掌握以下几个关键点，基本上就可以在录音工作中达到“多”、“快”、“好”的效果。

1?循序渐进，分清轻重缓急

档案管理的一个重要目的是使档案向社会开放，档案计算机管理的目的是提高档案的利用率。综合档案馆在推进计算机管理的过程中，首先要把所有的案件按照其重要性、价值、利用率和是否开放进行排队，优先开放那些可以开放的核心档案和社会利用率高的档案。这样可以加快档案管理的计算机化进程，提高社会利用效率。

2?分级录制省时省力。

在记录的过程中，可以将档案分为三个层次，即那些反映单一问题或查找价值低的档案，可以在档案层次进行记录。对那些文件的记录组级描述，其中一个卷中的几个文件涉及相同的内容并排列在一起？但是，那些重要的文件或反映复杂问题的文件是在文件一级记录的。这种处理既能揭示档案的主题内容和特点，又能减少著录项目和条目数量，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。

3?分类并充分利用档案的原始基础

对于那些基础较好、有全引文目录的档案，可以在著录时直接在全引文目录上进行分类标引。对于那些特殊的档案，比如“内务档案”、“案件”，可以用计算机程序直接在档案目录中输入姓名、地址、时间，然后由计算机给出分类号。这样，充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大提高著录速度。

4?用“关键词”代替“主题词”，简化搜索时间，提高效率。

“主题词”虽然具有规范统一的作用，但也存在查找繁琐、效率低下的弊端。如何利用它们的优点，避免它们的缺点？我们觉得可以采取用“关键词”代替“主题词”的做法。即从文档的标题或主题出发，通过思考总结出揭示主题的词汇？识别关键词，输入电脑后，通过电脑批量处理的功能进行处理。比如什么？有人写“基本建设”，有人写“基本建设”，有人写“工厂建设”。计算机后控时，标准化为“基础施工”。还可以利用电脑的“活跃度增加”功能，将主题词中一些意思相同的不规则词进行合并。这种方法既解决了手工标引慢，计算机自动标引不准确的缺点，又解决了主题词的语义内容问题？归属关系。

近年来，在推进档案管理现代化的过程中，我们通过实施标准化、规范化，提高了档案管理的基础工作水平，初步建立了计算机检索系统，为实施计算机管理奠定了坚实的基础。