会议管理中的问题及对策
会议管理系统
一.会议的组织
(1)酒店级会议:酒店员工会议、酒店业务人员会议及各类代表大会报办公室审批，各部门分别负责组织召开。
(2)专业会议:即全酒店范围的技术和业务综合会议(如业务活动分析会、安全工作会等)，由主管副总经理批准，业务主管部门组织召开。
(3)部门工作会议:酒店各部门召开的工作会议，由各部门负责人决定并组织召开。
(4)队(组)会:由各组长决定并主持。
(5)会议(如现场会、报告会、办公会等。)或商务会议(如合资企业会谈等。)外单位在我宾馆召开的会议，由办公室负责接待和安排，相关业务对口单位协助会议工作。
二、会议安排
(1)定期会议的安排
为避免会议过多或重复，酒店的正常会议全部纳入例会制度，原则上应按常规规定的时间、地点和内容组织。例行会议安排如下:
1，技术会议
(1)总经理办公会议
研究和部署行政工作，讨论和决定酒店行政工作的重大问题。
(2)行政会议
总结评估当月运营情况，安排下月任务。
(3)团队领导以上的管理会议(或酒店员工会议)
总结前期(半年、全年)工作，部署本期(半年、新年)任务。
(4)业务活动分析会议
汇报和分析酒店计划的执行情况和经营活动的结果，评价各方面的工作，肯定成绩，指出错误，提出改进措施，不断提高酒店的经济效益。
(5)安全工作会议(包括治安、消防工作)汇报总结前期安全生产、治安、消防工作，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
(6)部门事务会议
检查、总结、布置工作。
(7)团队会议
检查、总结、布置工作。
(2)其他会议的安排
涉及多个部门负责人的各类会议，必须在会前10天经副总经理批准，由总经理办公室安排。
1.每周六，办公室统一平衡酒店的例会和各种临时会议，编制会议计划，发放给酒店主要管理人员和相关服务人员。
2.办公室已列入会议计划的会议，因特殊情况需要改期或安排新的其他会议时，召集单位应提前两天向总经理办公室报告，调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常的会议计划。
3.办公室有权拒绝安排准备不充分、重复或用处不大的会议。
4.对于参加人员相同、内容相近、时间相近的几次会议，办公室有权安排合并。
5.各部门会议的会期必须服从酒店的统一安排，各部门的小型会议不得与酒店的例会同时召开(与会人员无时间冲突的除外)，坚持小型会议服从全体会议，局部服从整体的原则。
第三，会议的准备
(一)会议主持人和召集单位参会人员应做好相关准备工作(包括拟定会议议程、提案、报告总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议和决定草案、落实会场、安排座位、准备茶具、奖品和纪念品、通知参会人员等)).
(2)参加酒店办公会议的员工无特殊原因不能请假，此类请假需经总经理批准。
(3)有以下原因。副总经理以上的高级管理人员可提议临时或提前召开酒店办公例会；
1，重要事项需提交酒店办公会议讨论决定；
2.各部门重要业务经理的任免。
(4)会议纪要是酒店内的重要文件，具有一定的保密范围，未经批准不得传阅。
(五)与会者应知无不言，集思广益，一旦会议决定，应如期完成。
(六)与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，不得使用手机。
会议管理条例
一、酒店会议主要由定期办公会议和日常工作会议组成。
二、定期会议中的首脑会议通常每月至少召开一次，研究和决定一定时期的工作事项。会议由酒店总经理主持，与会人员为酒店总经理、副总经理、部门经理等领导。0
三、宾馆办公会议是贯彻所作决议和决定的会议。会议由总经理主持，各部门负责人及相关人员参加。
四、宾馆办公会议由宾馆办公室组织召开。办公室应在会议召开三天前将会议主要内容书面通知全体与会人员，并在会后14小时内整理发布会议纪要。
(一)会议纪要的形成和印发:
1.酒店办公例会的会议记录和决议应由办公室整理和撰写；
2、办公室根据会议需要在限定时间内完成会议纪要和决议的整理工作；
3.会议纪要和决议形成后，由出席会议的酒店领导签字确认；
4.签发会议纪要前，应填写《会议纪要签发审批表》，包括纪要编号、分发范围和主管领导(或主持会议的领导)的审批意见；
5.会议纪要要有文号，分发时要填写文件签收记录表，收件人要签收；
6、会议纪要应分类归档，并根据重要性确定保存期限。
(2)会议纪要作为酒店的重要文件，将发送给所有参加会议的人员进行核实和执行。
五、日常工作会议由召集人填写“会议申请表”，经主管副总经理批准后方可召开，会议通知由办公室根据申请部门的要求发出。如需撰写会议纪要，会议召集部门应在撰写后上报相关人员和办公室。
高层领导例会制度
首先，所有部门经理必须提前五分钟到达会场并就座。因特殊原因不能出席者，应提前向办公室请假；
二是参会人员做好会议记录，酒店办公室应派文员做好会议记录存档或按要求编制分发会议记录；
第三，办公室主任站在会场门口，等待总经理的到来。总经理到了，所有部门经理都站起来，关注总经理；
四、总经理落座或示意后，其他参会人员方可落座；
五、定期会议由办公室主任宣布，并说明不出席会议的原因；
六、会议期间，所有人员必须保持正常坐姿，眼睛盯着总经理的方向，各部门经理按顺时针方向逐一通知各部门；
七、汇报时应规范用语" * *部门汇报"，内容是前一天的部门工作、存在的问题、建议等。，汇报完后，请总经理批示；
八、总经理下达指示时，相应部门经理要做好记录，并说“谢谢”；
九、总经理宣布例会结束，全体员工起立，其他与会人员立正；
十、总经理离开会场时，部门经理可以离开会场；
十一、会后，有关司局和办公室要严格按照会议决议做好所定事项的落实工作，办公室负责督促催办。
周会制度
一是每周召开一次部门领导干部例会，由总经理主持，副总经理和各部门经理参加；
二。会议的主要内容是:
(1)总经理传达主管的有关文件、酒店董事会和总经理办公室的精神；
(二)各部门经理汇报一周的工作和需要提交总经理或其他部门协调的问题；
(3)总经理会对本周各部门工作进行点评，提出下周工作要点，并做出安排；
(4)其他需要解决的问题。
三、例会与会者应在会上畅所欲言，各抒己见，允许不同意见和保留意见，但会议一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真执行；
四、严格遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议正式宣布之前，不得擅自泄露会议内容，以免影响决议的执行。
员工会议系统
1.为了不断提高员工的整体素质，增强全体员工的主人翁意识，树立全局观念，特制定本制度；
2.一般每年召开一次，特殊情况可临时召开，由董事长或总经理主持，酒店全体员工参加，办公室负责会议组织和会议工作；
三。会议内容:
(1)学习经济期刊相关文章，了解国内外政治经济形势，传达酒店做出的相关决策精神。
(2)学习酒店制定的管理规章制度，不断增强组织纪律观念；
(三)通过宾馆作出的重大决策，机构的设立和中层以上干部的任免调整；
(四)将酒店集体完成的临时性公共活动和临时性任务通知酒店；
(五)对员工进行各种专题培训，包括专业技术知识和行为准则；
(六)安排年度工作任务，总结年度工作完成情况；
(七)通报酒店对管理人员和员工的表彰、奖励和待遇的重要决定，鼓励员工的工作热情，稳定员工的思想情绪；
(八)其他重要事项。
四。满足要求
(1)员工会议由酒店办公室提前一周通知各部门；
(二)办公室应派文员做好会议记录，以便存档或编写会议纪要；
(三)严格执行会议决议，完成会议提出的具体任务。会议精神的贯彻落实由办公室负责督促。
各部门例会制度
1.为激励员工恪尽职守，尽职尽责，全心全意做好本职工作，增强全局意识和大局观念，特制定本制度。
二、每周召开一次，具体时间由部门根据工作需要安排，由部门经理主持，部门全体员工参加；
第三，会议的内容
(一)员工汇报上周的工作完成情况和思想状况，遵守各项规章制度的情况；各部门经理总结上周本部门整体工作完成情况，部署本周工作；
(二)传达“每周经理办公会议”精神，学习酒店的有关规章制度和相关业务知识；
(三)分析本部门现状，明确业务发展方向；
(四)强调各部门工作之间的联系，落实本部门工作人员的职责；
(五)评议员工表现，进行各种评比，表扬先进，提倡不良行为；
(六)激发员工的工作热情，鼓励员工的工作热情，保证员工的思想稳定。
四。满足要求
(a)各部门定期会议应由各部门主管人员提前通知其员工；
(二)参会人员应按时出席会议，因特殊原因不能出席的，提前向负责人请假；
(三)全体工作人员应认真做好会议记录，特别是完整准确地记录自己的工作任务和入职要求；
(四)讨论问题有主人翁意识和负责精神，积极发言；
(五)由部门负责人负责督促和催办本部门的具体工作，并将情况及时向办公室报告。