秘书论文的重要性
关键词:秘书从业者；质量；新结构
“秘书素质”这个话题是随着秘书队伍的扩大而兴起的，但大多强调“专业技能，即如何处理一个具体事件”，而很大程度上忽视了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下，企事业单位对秘书提出了更高的要求。
首先，分析社会对秘书的需求。
根据近几年人才市场反馈的供需信息分析，社会对秘书人才的需求大致可以分为四类:一类是服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活中的秘书等。第二种是事务型秘书，如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理员等；第三类是文字秘书，如企业、公司、行政事业单位的文件起草人；四类是管理秘书，如公司、企业的总经理助理、部门经理、办公室主任等。基层行政机构办公室主任等。
根据职责的大小，秘书可分为以下三种:一是初级秘书——主要提供接电话、发传真、收发信件等服务。比如企业的初级秘书，应该包括公司接待员、电话接线员、部门助理等。他们的职责比较简单，技术含量不高，工资也比较低。第二种是中级秘书——能写一般信件。起草报告和准备会议等。，多为大专或本科毕业生。比如在中层管理人员身边的秘书，比如部门经理的秘书，企事业单位的经理助理，处理各种事件的能力更高，工资也更高。三、高级秘书——能够起草重要合同文本，了解法律和税务知识，有应急处理能力。高级秘书是适应市场环境的。组织横向联系的加强，现代办公手段对组织的渗透都出现了。现代高级秘书特别强调的素质是公关能力、外语水平和办公室行政能力。比如企事业单位中的高级秘书，包括跨国公司负责人、董事会秘书、区域总裁秘书、总经理高级行政助理等，都是目前人才市场上的稀缺资源。
二、秘书能力素质的现状分析
随着高科技的飞速发展，新技术的应用不仅改变了人们的工作条件，也使人类进入了信息传播全球化的时代。基于纸和笔的传统书写方式已经被打字机和电脑取代。通信技术和网络技术改变了人们获取信息和交流信息的方式。现代办公设备的使用。不仅要求从事办公事务的秘书人员具备传统意义上秘书应具备的基本素质，还要求具备熟练使用现代化办公设备的能力，以及运用现代化通讯手段获取信息并及时组织传递的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系也越来越复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展，秘书工作被归入行政管理，主要是帮助行政领导或管理者分担日常事务。其职责涉及文件信息管理、会议和约会安排、起草信函文件、内外沟通等，已成为党政机关、企事业单位不可或缺的岗位。目前。中国大约有2300万秘书。秘书逐渐成为一种职业，地位日益提高。过去只负责抄写、写作的秘书已经不能满足党政机关、企事业单位对人才的需求，这对秘书的能力结构提出了新的要求。
目前存在的主要问题:一是素质单一，过于强调技能训练。一些民办培训学校或者一些高职院校为了缩短培训周期，追求短期经济效益，用速成班的方式培养速成秘书。他们在短短一年甚至更短的时间内学习几门课程，如办公自动化、速记和应用写作。考试合格后，颁发国家承认的结业证书。简单的教他们处理日常事务的技巧，如何处理领导的需求，被动处理事务。其次。中国的毕业生都是“全能型”秘书，这类秘书大多看重的是良好的文字功底和“口才”。随着行业的分化和社会分工的细化，各行各业对秘书的要求越来越专业化。因此，这类秘书从业者在具体岗位上还是从零开始，需要在实际工作中加强自身的综合素质以适应新的岗位。二是质量模型。秘书的角色意识已经淡化。秘书员工处于从属地位，他们是领导说什么，做什么，领导叫他们做什么，做事盲目，缺乏“自立”“自我”的意识。虽然被称为领导的“左膀右臂”，但在实际工作中缺乏主动性和创新意识，秘书的“独立”意识被淡化。
第三，对秘书能力素质的新要求。
(一)应变意识——秘书职业本身的生存特征
秘书工作的具体内容也完成了四个转变:从单纯的写作到既写又提建议；从收发信息到综合处理信息；从单纯依靠老经验到实现科学管理；从被动服务到主动服务。政策的变化必然要求秘书解放思想，打破陈规，用变化的、发展的眼光看待问题。
哲学一直被认为是智慧的象征，哲学从根本上说是一门变革的科学。发展科学。秘书的思维方式和工作方法，坚持“变”的哲学观，坚持客观性，按客观规律办事，以“思”实现“思变”。秘书工作应该忠实于事实，以客观实际为出发点，而不是以原则为出发点。同时，在综合信息处理和科学管理方面，秘书处部门必须发挥灵活的作用。坚持变革、发展、创新，而不是墨守成规，要以不变应万变。要积极关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，我们不应该封闭、保守、僵化、被动。充分发挥你处理事务的主观能动性。更好地发挥参谋助手的作用。古人说“登高望远”。只有思想解放了，才有可能打破僵化。
(二)创新意识——秘书人员的决策体现。
秘书处部门的首要任务是为领导机关和领导正确决策和有效执行提供参谋服务，即协助领导科学决策。有人把一个称职的秘书比作领导的“得力助手”。显然，在日常工作中，秘书不仅要正确理解领导的意图，还要及时补充领导的思想盲点，帮助领导打开思路，激活思路。因此。秘书人员必须增强创新意识，学会独立思考，打破常规，展示个性。回到现实，“秘书工作被动”的论调占主导地位，很多秘书在工作中绝对服从领导。要么诺诺是被动的，不敢越雷池一步，要么他是卑躬屈膝，唯命是从。完全没有主见，创新精神也无从谈起。秘书要追求自我实现，实现自我价值。他们必须是领导者的好助手，他们必须将自我意识融入到角色扮演中。在角色中反映你自己。把自己塑造在一个标准化的角色位置上。21世纪高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然趋势。衡量秘书工作质量的好坏，区分秘书工作水平的高低，最重要的标准就是看其协助领导决策和执行的效果如何。“学科盲”的秘书很难辅助领导科学决策。科学知识和人文知识有着不同的历史和特点，但又有着千丝万缕的联系，共同构成了一个完整的社会文化。但长期以来，两者之间一直存在隔阂，人文学者往往认为科技学者乐观主义浅薄，不关注人的处境；而科技学者认为人文学者缺乏远见。他们只热衷于关注艺术和思想存在的那一刻，但对待问题的态度却明显不同，甚至很难在情感中找到* * *的基础。这种文化分割直接导致了人才素质培养的单一性和偏向性。秘书教育的主体来源于文学教育，传承于其母体中国语言文学，具有非常浓厚的人文色彩。秘书学的基础课大多是语言文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响，他们只注重人际交往的“技巧”和变通的艺术，所学的课程几乎与科学无关。受汉字的影响，中国人在加强具象思维的同时，忽视了抽象思维能力的培养。抽象思维是培养创新意识的关键。立体几何的学习培养了我们的抽象思维能力；普通逻辑的学习丰富了我们的想象力，延伸了我们的大脑思维。对数学和算术的学习激活了大脑思维的严谨性，使我们的思维更加精确和严谨。人文和科学的力量与艺术和逻辑的力量是互补的。数理科学不仅赋予了发散思维的秘书专业必要的收敛思维能力，而且使人在秘书工作中更善于理性思考和发现。展示自己，变被动服务为主动服务。我相信我们的创造力会让我们在工作中更加得心应手。(三)独立意识——秘书独立人格的体现
在秘书行业，有很多这样的职位:秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“得力助手”、“二把手”，是无名英雄。说到秘书的人品，很多人持有的观点是，领导清正廉洁，秘书清正廉洁；领导贪污犯罪，秘书必然行为恶劣。这完全抹杀了秘书人格的独立性。秘书。混在上下级之间，对上级来说，就是“跑腿”、“打杂”；对于下属来说，也是领导的“追随者”。其实很多年后，很多秘书都不确定自己的身份。我常常感叹“一无所有”。那么，秘书的人格在哪里？
秘书人格的确立必然要求秘书厘清角色意识与自我意识的关系。人的自我意识表现在愿望、意图、兴趣、信念等方面。，而且是不断进步和自我实现的精神支柱。马斯洛的“需求理论”。每个人进入一定的自我实现阶段后，都会有新的更高的角色形象。在角色形象中展现独特的自己。
(四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现。
21世纪是一个崭新的世纪，是一个知识和技能快速发展和变化的时代。随着互联网和电子邮件的广泛应用，物理时空距离进一步缩小。办公室的很多工作，比如各部门文件的传递，会议活动的安排，文件的处理，通知的传递等。，可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机汉语拼音输入系统的实现，使秘书不用做任何事就能写一篇生日文章。办公高度智能化，将使“山遇海”成为过去，也将秘书从繁重的材料堆中解放出来，提高工作效率，降低工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将被打破，秘书可以在家完成领导交办的大部分任务。聚集在拥挤的办公室的传统景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上享受信息已成为信息社会的必然选择。这使得代表时代价值观的“时间就是金钱，效率就是生命”的口号逐渐变为“信息就是金钱，决策就是生命”。然而，在长期文化习惯的影响下，我们的秘书日常的工作还是以一种封闭、保守、传统的方式满足现状。时代在变，生活在变，我们的传统意识也要变:从封闭变开放；变守旧为创新；变保守为宽容；化被动为主动；变传统为现代。提升秘书的现代意识，应做到以下几点:一是公关意识。现代社会，秘书如果没有一定的公关意识，是很难立足的。一个单位如果不懂得塑造自己的良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必会在日益激烈的竞争中失去自己的地位和发展空间。群众是事业发展的基石，如何有效地与群众沟通是秘书的重要职能。为了做好工作，秘书还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书要在实际工作中强化公关意识，必须掌握基本的公关理论和实践知识，具有良好的精神面貌和心理承受能力，具有较强的协调组织能力和推广能力。第二是竞争意识。当今社会充满了竞争。面对日益激烈的竞争环境，秘书必须增强竞争意识。随着领导水平的不断提高，秘书作为领导的助手和参谋，只有不断挑战自我，超越自我，才能更好地胜任工作。第三是法律意识。随着市场经济体制的建立和社会主义法制的完善，社会产业与法律的关系日益密切。这就必然要求秘书人员熟悉法律知识，树立强烈的法律意识，否则就很难当好领导依法治国、依法行政的助手。第四是合作意识。当今世界，很多生产和工作都离不开部门和行业的合作，市场经济的发展加强了人们相互依存、相互合作的社会关系。对于一个秘书来说，个人再有能力，再有野心，不依靠集体的力量也很难成就自己的事业。因此，秘书应该有意识地加强与其他同事的沟通和交流。只有这样才能提高工作效率。