浅谈秘书的职业素养
秘书职业素养论纲
论文关键词:办公室秘书；专业素质；专业能力
摘要:秘书是办公室的重要角色，服从、服务于领导、服务于基层，起着承上启下、协调服务的作用。所以对专业素质要求很高。通过对秘书基本素养的分析，提出秘书要真正做好秘书工作，必须具备十种现代意识。
参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息监督是秘书工作的几项基本职能。办公室是一个单位的重要部门，直接服从领导，服务全局。无论在文件处理、会议服务、后勤管理、档案管理、组织协调、服务接待等各个方面，都需要做得非常细致周到。所以，秘书作为一个办公室的重要角色，必须具备“全才”和“多面手”，具备超强的专业素质。本文就如何加强秘书的职业素质建设进行了探讨:
第一，培养秘书的基本素养，提升专业能力。
1.德才兼备，重德。一个合格的秘书，一不为名，二不为利，努力工作，甘当无名英雄:经常打草稿，但不署名，不拿稿费；我经常组织会议，但从来不上主席台；经常熬夜，白天却要正常工作；节假日别人逛公园，逛大街，和家人一起享受天伦之乐，但是要值班，不能休息，等等。这一切往往得不到家人的支持，得不到他人的理解，得不到社会的认可。凡此种种，说明一个只有“才”没有“德”的人是不可能胜任秘书工作的；没有一颗全心全意为人民服务的心，是当不了秘书的。
2.做好领导的“外脑”。由于秘书直接为领导提供服务，为领导提供精力和智力报酬，所以人们常称秘书为领导的“外脑”。但是，秘书具有“外脑”的功能，并不意味着他们可以随意发表意见，自己做决定，影响领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，从而尊重领导，坚决执行领导指示，不盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据和参谋建议作为自己的重要职责。讲究建议技巧，根据领导的心理和行为特点，选择适当的场合和最佳时机，从关键问题切入，运用委婉含蓄的语言，巧妙地表达自己的意见或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键点上，准确理解和把握领导意图。
3.提高专业技能。什么是秘书？顾舒云:“经常管理文件，协助领导日常工作的人。”可见，秘书是“书”(即处理文件)，重在“书”，寄情于“书”。善于写稿子是秘书最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书要想提高写稿子的质量，平日里要注意学习，练好内功，在实践中学习，工作中学习，总结提高；还需要尽可能深入调查研究，深入了解“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填满“数据库”，又能收集各方面的正反信息，提取精华为己所用。这样，既使写出来的稿子有血有肉，又解放了思想，开阔了眼界，增长了知识和才干。
第二，强化适应发展需要的“十种意识”
随着改革开放的深入和发展，人们的思想观念发生了很大的变化。现代管理科学作为提高工作效率、促进职业发展的有效手段，已经广泛应用于党政机关、企事业单位。因此，必须加强秘书职业素质建设，使秘书具备以下现代意识，以适应市场经济和国内外形势发展的需要:
1.自我意识。秘书自我意识是指秘书对自己与环境关系的认识和感受，是秘书现代意识的内容之一。秘书工作具有很强的服从性和服务性。因此，作为秘书，要锻炼和培养自己的独立思考和独立能力，以便在领导决策前提供有效的依据，决策后正确理解和执行领导的意图。
2.信息意识。当今是一个信息时代，增强信息意识是秘书提高工作效率的重要保证。秘书每天接触的文件、请示、报告等材料中有大量的信息。秘书在收集、分类、加工这些材料的过程中，要严格选择各种信息，把最有用的信息提供给领导。
3.超前意识。超前意识是秘书在领导决策前的思维活动和心理感受。它受秘书自身素质、思维方式、对情境和材料的熟悉、占有、掌握和信息敏感度的影响。秘书科学准确的认知能对领导决策起到积极的推动作用；另一方面，可能会影响领导决策的正确性。
4.竞争意识。现在越来越多的秘书都是高学历。但是，高学历不一定意味着高水平。学历高的一定要埋头苦干，扎根基层，在实际工作中不断学习，加强锻炼，理论与实践相结合，才能增强竞争力。有些秘书工作时间长，实践经验丰富，但知识老化，必须不断学习新知识，以适应形势发展和竞争的需要。所以秘书，不管文化水平和经历如何，都要有竞争意识。只有在竞争中，他们才能加快工作速度，提高工作效率。
5.责任感。秘书人员的工作态度和素质在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。秘书只有树立强烈的责任感，才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，做到兢兢业业，态度端正，果断果断，在任何人面前和处理任何事情时都表现出良好的思想、文化和职业道德，真正提高秘书工作的质量和水平。
6.整体意识。Office可以起到连接的作用，具有自上而下的传递机制。单位领导，尤其是“一把手”，处于整个指令传递系统的顶端，其决策或指示一般具有政治性、全局性、战略性，在各项工作中至关重要。所以作为秘书，要对自己所处的指令系统有一个清晰的认识，要区别对待，哪些工作是“一把手”重视和要求的，哪些工作是领导命令和要求的，哪些工作是自己组织和执行的。在工作中，办公室秘书经常会同时遇到几项工作，尤其是突发性、临时性和政治性的工作。如果他们不冷静，他们会很着急，就像热锅上的蚂蚁。为了避免陷入被动，这就要求秘书在工作中强化“大局意识”，善于分析和把握主要矛盾和矛盾的主要方面，做好排序，分配和统筹精力、时间、财力等资源，对突发性、临时性的工作保持积极的态度，同时努力做好其他工作。
7.服务意识。秘书的第一职责是服务、服务领导、服务基层，其绩效最终体现在服务质量和领导、基层的满意度上。在为领导服务时，要善于站在领导和大局的角度思考、谋划和处理问题。既要“正确参与”，提出有价值的意见和建议，又要“运筹帷幄”，准确把握领导的工作意图，还要“及时发言”，增强建言献策的主动性和预见性，变被动服务为主动服务，把服务贯穿于日常的行文、开会、办事工作之中。在服务基层时，要加强与基层员工的沟通和联系，增进他们的感情，把工作的出发点和落脚点放在服务基层员工上，主动深入基层，真正把基层员工的所想、所想、所盼作为我们工作的重点，为基层员工办实事、办好事，用服务的理念和发展的成果回报基层。
8.创新意识。办公室既是综合服务部门，也是承担具体工作的办公部门。工作量大，要求高，不能出错。因此，办公室秘书在处理具体工作时要求新求实，在工作方式、方法、思维上有所创新。秘书做任何事情都要有自己的态度和想法，不一定要表达出来，但要有所保留。秘书在处理很多事情和事务时，要有自己的主见，提炼形成自己的观点，谨防糊里糊涂地“随大流”。秘书看问题要有深度，要理性创新地分析问题。其他的都是就事论事，但秘书能从系统的角度看问题；别人只看到两个层面的问题，秘书却能看到三个层面的问题，仅此而已。人对问题的看法都是受自身利益的影响。如果一个秘书能克服自己的私利，考虑一些问题，他就能高人一等。
9.提高认识。有些事是事先做了之后说的，有些事是边做边说的，有些事是只做不说的，有些事是只说不做的。因此，在工作中，既要强调“宣传意识”，又要强调火候，具体情况具体分析。对于探索性的工作，必须完成，取得成效，才能宣传；对涉及发动群众、需要他人配合的工作，要边做边宣传鼓励，更好地为工作营造舆论氛围和支持体系；没有必要谈论涉及集体福利或内部建设的工作，以防止不必要的批评；如果你想做一些看似肤浅的正式工作，你应该只是表达你的立场。对于一个秘书来说，几乎没有什么正常的工作和正常的事情，是在大家的观点和态度完全一致的情况下进行的。这个时候，一个秘书宣传一件事，就更要警惕了。
10.保密意识。无论是在办公室还是在企业，秘书都是离领导最近的人。可以说秘书不仅完全熟悉领导的工作习惯和作风，而且对领导的很多私事也有一定的了解。这就要求秘书要有保密意识，知道该说什么，该说什么，不该说什么。一般情况下，秘书对领导正在酝酿、尚未拍板或决定的事情，一定要慎之又慎，不能随意下结论，告诉大家，到处宣传。同样，秘书也不能把领导的一些私事和外出行为告诉别人，除了领导可以告诉别人，所以要注意保密。对于领导的工资待遇，秘书是不能透露给别人的。
第三，结论
总之，办公室任务重，要求高，对秘书来说是个考验。这就需要办公室秘书具备以上“五种意识”，才能真正适应办公室工作，在秘书岗位上游刃有余。
参考
【1】安欣。秘书工作概论与实务[M]。北京:中国档案出版社，2000。
[2]丁孝昌，毛志祥。秘书学与秘书工作[M]。苏州:苏州大学出版社，2002。
[3]周恩珍，等.秘书心理学[M].北京:中国城市经济社会出版社，1990。
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