浅谈物业档案管理用纸
物业档案管理范文1:物业档案管理研究摘要:物业档案管理研究？北京联合大学应用文理学院与北京金隅集团有限公司(以下简称？金宇集团？)合作项目。围绕规范物业档案管理，通过对金宇集团等企业物业档案管理的深入调研，掌握物业档案管理的现状、经验和存在的问题，结合提高物业管理水平的要求，提出了一套物业档案管理办法，系统阐述了加强物业档案管理的必要性和方法。
关键词:物业管理，物业档案规范化管理
一、规范物业档案管理的必要性
物业档案是物业企业从事物业管理活动时，对国家、社会和业主有保存和查阅价值的各种历史记录。物业档案管理是在物业管理过程中，及时做好物业文书档案的形成、收集、整理、归档、提供和利用工作，促进物业服务水平和效率的提高。
物业档案管理是物业企业的基础工作之一。物业企业的综合管理水平制约着物业档案的管理，规范物业档案管理对提高物业管理整体水平具有重要作用。两者相辅相成。
二、房产档案的构成
财产档案的基本组成如下:
1.财产清单:反映所有财产单位、公共区域和所有权的状况。包括房屋数量、户数、面积、结构、完好状况、产权归属、使用性质等。；
2.房产租售档案:包括租售合同、房产权属证明、房屋安全鉴定材料、同意出租(转租)的文件、公证书等。
3.业主和租户档案:反映各单元业主和租户的情况。包括户主的类型、姓名、年龄、职业、家庭人数和结构、联系电话和入住通知。
4.物业维修档案:包括维修计划、维修审批表、维修图纸、验收单、维修工程许可证、工程预算表、材料清单。
5.物业服务档案:物业部门在开展公共和专项服务中形成的档案。包括:绿化、环卫、保安、车辆管理、代办出租等产生的档案。
6.物业费账户(卷):是物业各单元业主、住户缴费的清单文件。
7.物业管理档案:物业企业开展经营和物业延伸服务时形成的档案。
在上述档案中，物业专项档案是物业管理行业特有的，是物业档案规范化管理的主要方向，可以为提高物业管理水平和服务质量提供保障，必须予以特别重视。
三、物业档案的规范化管理
基本要求和实施方法
通过调查，我们发现当前物业档案管理中存在的问题有:
首先，缺乏统一的管理制度和标准，基础工作不规范(分类不统一、档案形式不统一、保管期限不明确)，操作随意。甚至同一个物业组内的子公司也是一样的。
其次，大部分物业企业的档案没有集中统一管理，而是按照内部机构的划分分别存放，档案的完整性和安全性得不到保障。比如有的物业公司把房屋销售档案放在母公司，基建档案和行政档案放在公司办公室，业主档案和维修档案放在房管部门，财务档案由财务部单独管理。
再次，物业管理公司与业主之间的信息不对称，档案信息公示不到位，是管理者与业主(客户)产生矛盾的主要原因之一。
第四，兼职档案员缺乏档案专业培训，没有掌握档案管理的基本技能，影响了物业档案管理水平。
金宇集团通过深入细致的调研，根据档案管理的理论和操作规范，结合物业管理的特点，制定了《物业企业档案管理暂行办法》。其实施控制的主要思路和要点如下:
1.规范物业档案管理，首先要建立物业档案管理制度和规范，明确物业档案管理人员的职责。
？制定一套规范，明确一个管理责任人？，并使制度配套，可操作性强，责任明确，这是物业档案管理规范化的第一点。
档案管理系统是物业管理系统的组成部分。建立物业档案管理制度是为了完善物业管理的监督机制，充分发挥物业档案在提升物业管理水平中的作用；其次，以制度的形式明确物业档案管理的责任，约束和规范档案管理行为，提高物业档案管理水平。
物业档案制度和规范建设包括:物业档案管理业务范围、物业档案分类标准、物业档案归档制度、物业档案整理方法、物业档案保管制度、物业档案开放利用制度、物业档案管理人员职责等。
金隅集团所属物业企业中，65，438+0，000%有物业档案管理制度和专(兼)职档案管理人员。同时，通过专门的指导和培训，提高档案人员的素质，规范档案工作，从而促进物业档案的管理。
2.做好物业文件的形成和归档工作，既是物业档案管理的起点，也是一项重要的物业基础工作。
物业档案的规范化要从基础工作做起:按规范形成物业档案，物业档案归档，物业档案整理保管，物业档案开放提供，档案信息分析研究等。考虑到目前物业档案管理的实际情况，我们特别强调物业档案的形成和归档。
(1)让每一个物业管理和服务人员自觉地、按规范地形成文件，并注意积累。
为提高物业管理和服务质量，要求每一位业务人员在从事各项工作时，必须自觉、规范地遵循业务流程，形成文件，作为工作依据和业绩凭证。
对吗？文件形成？控制有两个方面:一是在物业管理制度上，明确规定每个物业管理环节形成的文件；二是明确每个物业文件的内容和质量(文件填什么，怎么填)。只有满足这两个要求，才能称之为规范的财产文书。
②严格执行备案制度。
档案归档是业务流程的重要组成部分，需要物业管理和服务人员自觉执行，并将档案归档作为每一项物业管理和服务业务的终结。要真正落实这一理念，需要在物业制度上有配套的规范，包括每一项服务完成后的逐项或定期验收、检查和绩效评估，还要对应该形成的文件质量进行检查。
3.突出行业特点，重点建设物业管理专项档案；完善一户一档的管理形式。
物业企业的档案往往管理较好，如行政档案、基建档案等，但物业的专业档案大多松散随意，档案形式多样。
物业专项档案是物业管理行业特有的。事实上，物业投入使用后，这类档案的重要性将远远超过其他档案，其数量也将逐年增加，自然应该成为管理的重点。
？一户一档？管理形式主要是针对物业专项档案面向用户的部分。虽然90%的企业都有一户一档的管理，但是不同的企业在一户一档的管理上采取的方法是不一样的。有的以每户业主档案为一卷，有的以整栋楼所有业主档案为一卷，再以每户业主档案为一分卷。
实行一户一档管理，不仅方便？家用？有针对性的管理，也有利于为业主提供个性化服务，促进物业管理公司的管理质量和服务档次，是体现物业行业特点，保护业主和物业管理公司合法权益的好办法。在法律允许的范围内，也要尽量丰富每户一档的内容，包括收集业主和租户的爱好、习惯、联系方式等个人信息。
4.以物业管理前期介入为契机，夯实物业档案基础，实施动态管理。
在业主委员会与物业管理公司签订正式委托管理之前，物业管理公司是开发商与物业管理公司临时签订的，履行物业的管理职责。这种委托通常是在物业正式投入使用之前，是物业管理的前期介入。可以更好的把握物业设计和施工的环节，加强对物业的全面了解，方便以后的物业管理。
在前期物业介入过程中，档案管理人员主要做好基建验收档案和竣工档案的质量监督和收集工作。各物业管理企业和房地产开发企业及时协调，提高档案人员的参与度，切实承担起检查、监督和指导的责任。
物业企业接管物业后，档案工作的另一个重点是做好动态管理。因为属性的情况不是静态的，所以属性文件是非常动态的。业主可能因房产的买卖、交换、继承而发生变动，房产本身也需要不断的维护和修缮，这就需要相应的房产档案及时变更，以保持与现实相符。在管理过程中，物业公司应当采取定期检查、日常维护、跟踪项目等方式，确保动态信息及时填报、无遗漏，保持档案的现实有效性。档案员及时收集变更的财产文件。
此外，物业公司还向业主宣传物业档案的公开性，方便业主利用档案，主动公开重要的公共档案信息；充分利用物业档案信息满足居民服务需求，因地制宜开展物业延伸服务。
总之，物业档案管理贯穿于物业管理的全过程，提高物业档案管理水平就是提升物业管理的整体水平。物业企业要真正认识到这一点，为物业档案工作提供精神和物质支持，这对物业管理整体水平迈上新台阶大有裨益。
摘要:随着我国物业管理的不断发展，物业档案管理的重要性日益体现出来。本文从物业档案的特点、现状和改进建议三个方面阐述了加强物业档案管理的意义。
关键词:物业档案管理，加强物业管理
中国图书馆分类号:G271文献识别码:a。
文章编号:1004-4914(2011)09-263-02。
物业档案是随着物业管理的出现而产生的。物业管理只有一百多年的历史，引入中国也不过二十多年。在这短暂的时间里，档案管理虽然不是物业管理的主要环节，但其重要地位不容忽视。物业管理正式发展后，几乎每个环节都离不开档案，无论是物业设施的维修保养，还是了解业主和物业使用人的情况，还是收取管理费、开展经营活动等。，应使用财产档案。比如一户人家准备收楼后住之前装修房子。因为改造方案包括改变原房屋的间隔，所以首先要了解原房屋的哪些墙体是承重墙，哪些是隔墙；改造方案还包括改变原有的电线布局，所以需要了解原房屋的电路布线位置。这些信息都记录在房屋的各种图纸上，属于房产档案的一部分。如果物业档案管理不好。即使没有整理出来，那么要了解必要的资料，就需要到其他有可能保存这些资料的地方去寻找，甚至需要重新测量，造成了不必要的浪费。因此，物业管理应该规范有序地进行。加强物业档案管理尤为重要。
一、物业档案管理的特点
1.动态。物业管理涉及具体方面:管理的对象是物业，服务的对象是物业的所有人或使用人。相关对象的情况通常不是静态的。该物业可能需要维修和保养；业主可能因房产所有权的变更而变更，如出售、交换；住宅使用人更容易因租赁关系的变更而频繁变动，因此物业、业主、住宅使用人的相应文件资料也应不断变更。这就决定了物业档案的管理必须及时、准确、动态。
2.正直。物业档案主要可以分为两部分:一部分是物业公司日常经营形成的普通档案，包括行政管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、荣誉档案等。另一部分是基层物业管理办公室日常运作形成的物业管理专项档案，包括物业日常巡查簿、物业维修档案、物业租赁档案、业主和租户档案、物业服务档案等。属性文件由基于属性单元的文件组成。不管物业怎么处理，产生的文件材料都要补充。因此，每一个档案都是一个有机的整体，充分反映了一个产权单位的变化过程，因而要求对产权档案进行完整、规范的管理。
3.相关性。物业管理活动是围绕着人们的日常生活进行的，没有任何档案像物业档案那样与人们的日常生活联系如此紧密。很多档案，如办公文件、诉讼档案等，通常归档后很少使用，因为人们在日常生活中很少涉及这些档案，而物业档案会随着物业装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断被访问。这充分体现了物业档案管理与人们日常生活的密切相关性。
4.灵活性。相对于一些档案，比如产权档案和人事档案，财产档案。它具有一定的公共性，因为物业档案记录了物业的有关信息和物业的管理情况，这些档案的内容对所有与物业有关的人员都是公开的，比如物业的维修档案，与绿化、卫生、安全有关的档案等。但是，房产档案具有一定的保密性，因为其中还包含了大量的私人内容和一定的公司机密。这部分档案的内容不太容易公开，比如居民的个人资料，物业内各个单元的产权信息，公司的重大决策等。这就要求房产档案的管理必须具有灵活性，不仅可以保留，而且不能无限期公开。
二、物业档案管理中存在的问题
1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理是？放置类型？工作。由于领导对档案工作重视不够，对利用财产档案所产生的社会效益和经济效益宣传不够。长期以来，许多企业没有专门的档案库房、档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识淡薄。物业档案利用率低。重？藏起来？光？使用？。
2.财产档案管理人员的素质有待提高。目前物业企业的档案管理员往往由接待人员或客服人员担任，没有专门的档案管理员。由于缺乏领导的重视和自身对档案工作重要性和责任的认识，许多工作人员存在应付了事的思想，对自己的工作感到不安，对自己的工作缺乏热情；物业档案人员通常缺乏一些专业知识培训，很多档案人员的管理水平停留在经验上，观念和管理水平跟不上发展的要求，缺乏创新和活力，业务素质和管理水平有待提高。
3.财产档案收集的数据不完整。物业档案是通过接收和收集的方式逐渐积累起来的，是由物业管理文件材料经过整理归档而转化而来的。物业管理文件材料的形成和积累直接影响物业档案的完整性、准确性和系统性。可以说，没有收藏，就不可能有完整的档案。目前，许多物业档案管理人员经常无法正确收集物业档案。一方面，工作人员对物业档案收集的流程不熟悉，会忘记一些重要的步骤，比如签字盖章没有签字盖章。另一方面，对物业档案中需要收集的文件资料要求不明确，如装修申请表中的装修内容不完整。有时业主不上交资料，档案员不及时催收，时间的延误会导致档案的丢失，从而导致资料收集的参差不齐。
4.物业档案管理制度不健全。俗话说的好？没有规则，就没有方圆？。很多物业企业的档案管理制度不健全，执行不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范:在整理过程中，部分档案管理人员没有按照档案目录顺序对档案进行排序，档案中的目录与实际档案不符。卷内数据泄露的现象很常见。另外，不符合要求，不利于查找和使用；二是档案综合管理不够；三是档案利用不规范。档案管理员内松外紧，借出的档案不按期归还。有的虽制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理的制度化、规范化发展。
三。提高物业档案管理水平的建议
1.领导重视并增强全体员工的档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实把物业档案作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全体员工认真学习《档案法》和《档案法实施办法》。加强档案管理和保护的宣传工作，不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案人员，加强档案人员的培训，培养他们的责任心、认真的工作态度和全心全意服务的思想。
2.全面提高物业档案管理人员的素质。物业档案的管理是一项长期的工作，需要耐心细致的工作。提高物业档案管理水平，提高物业档案管理人员的素质是基础。(1)档案工作者要自觉树立爱岗敬业的精神，并切实遵守？忠于职守，努力工作，优质服务？档案职业道德，勤政为本。无私奉献，不断培养艰苦奋斗的精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案人员的职责任务，既要做好档案收集保管工作，又要不断强化法治意识。
文件意识。(2)档案工作人员应熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅和销毁的程序、方法和要求，并在收集、整理和保管中多注意接受指导；积极参加各种业务培训，与其他单位的档案管理人员交流工作方法和经验，不断学习提高。
3.收集所有的信息，整理好。(1)档案要有逻辑论证。档案管理的质量直接决定和影响到档案收集的质量和各部门移交文件的完整性。档案的内容来自各个方面，形式也不尽一致。因此，收集、归档、整理和记录必须遵循规范。要科学简洁，发挥重要作用。(2)实现档案的原创性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一。绝对原创性是指档案只能是原稿，相对原创性是指除了原稿之外，档案、图书、资料的某些副本也是档案。这些原材料对于商业目标的实现非常重要。让我们检查对方的性别？对房地产企业的发展战略起着关键作用。(3)使档案易于理解。为了使人们充分了解一个文件，有必要保存与文件内容相关的有用信息。将收集到的物业档案信息交由档案员集中整理。在整理过程中，重点是根据内容和来源进行分类，做到一目了然，便于查阅。在整理的过程中，档案可以做成标准化的图、档、卡、册、表。
4.完善规章制度，依法管理档案。(1)物业企业应建立健全并认真执行物业企业档案管理的各项规章制度，对物业企业档案人员的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、岗位制度等做出明确、严格的规定，建立动态管理机制，使档案管理工作有章可循，确保档案管理及时更新，促进档案管理制度化、规范化发展。(2)档案管理人员应严格按照规章制度规范档案管理。一是档案利用管理严格。借款时，必须先登记后放款。归还时，必须当面归还签字。档案管理员检查材料，如果有损坏，立即修复。情节严重的，要追究有关人员的责任；第二，档案的存放要做好防火、防潮、防蛀的工作。使用电子文件归档时，要注意保留备份，避免电脑病毒入侵后中毒，没有文件。平岗要做一系列的防范工作。
5.大力提高物业档案管理的现代化水平。随着信息技术的发展，物业管理的手段越来越先进。目前很多物业公司在日常工作中都有执行？无纸化办公？模式，即通过系统软件工作。通过信息技术在物业档案管理中的应用，可以系统地完成文件材料的起草、修改、删除、检索、打印和收集，使文件的形成和运行与办公室工作有机地联系起来；利用信息技术整理档案，不仅可以减少档案归档中人为因素的影响，还可以充分发挥计算机的优势，减少人工操作，提高工作效率，事半功倍。