浅谈档案检索的内容和功能管理

档案检索工作是将档案材料的内容和形式特征记录下来，存储在各种检索工具中，以便根据用户的实际需要，方便、及时地查找档案，充分发挥档案的作用。从这个定义可以看出，文件检索包括两个具体的过程:文件信息存储和检索。档案信息存储是指对档案中具有检索意义的特征进行识别和整理，形成检索工具的过程；文件信息检索是指利用检索工具找到所需文件的过程。档案检索工具是沟通档案信息资源和用户的桥梁，是存储和查阅档案信息的桥梁，是通向档案宝库的捷径。文件检索工具的功能如图所示。

二、文件检索的内容

档案的检索工作包括档案信息的提取和存储以及检索和查找两个方面。

1，文件信息的存储

档案信息的存储就是编制档案检索工具。其过程是:首先，分析、选择和记录档案的内容和形式特征。每个文件或档案被描述后，就成为一个记录或一个条目，然后将形成的档案条目进行排列，形成不同类型的档案检索工具。现在人们也把检索信息输入计算机，建立计算机检索数据库，更加方便快捷。

2.搜索和查找

这就是查找档案信息的过程。根据用户的需求，我们可以通过各种检索工具找到所需的档案。其过程是:首先分析用户的检索需求，确定用户所需文件的本质内容，然后综合运用文件检索工具找到用户所需文件。

三、档案检索工作的意义

档案检索工作对档案工作和档案工作具有以下重要意义。

1.档案检索是档案利用的关键。各档案馆的档案丰富，堆积如山。通过科学的检索工具和系统，人们可以方便快捷地找到所需的文件，以便加以利用。

2.档案检索是档案利用水平的标志。能否及时、快速、准确、系统地向用户提供所需的档案，是衡量档案馆工作的重要标准。因此，档案检索是档案开发利用的前提，也是档案利用质量的衡量标准。

3.档案检索是档案业务的一个重要课题。在档案管理信息化的今天，检索已经成为一个越来越重要的课题。如何利用现代科学技术，使更多的用户在搜索* * *时更加快捷、方便地检索到所需的文件信息而不出现信息堵塞，是检索工作中的一个重要课题，需要检索工作者的关注和解决。

第四，文件检索工具的作用

文件检索工具是记录、报告和查找文件信息的工具，其基本功能是存储和查阅。文件检索工具在文件管理中具有以下功能。

1，桥接功能

在档案管理部门，档案数量庞大，且随着时间的推移而增加，内容复杂。文件检索工具在文件资源和用户的特定需求之间架起了一座“桥梁”，利用它可以快速、准确地获取所需文件。

2.通信功能

档案检索工具存储了大量的档案信息，可以作为档案馆(室)与用户、档案馆(室)之间的沟通工具。

3.管理角色

档案检索工具记录档案的主要内容和形式特征，集中而集中地揭示档案。档案工作者可以通过检索工具大致了解档案的内容、形式和数量。

经营活动的管理提供了一定的基础。同时，各种检索工具也是档案工作者查找档案、提供咨询、进行档案编研的必备工具。

5.档案检索工具的分类

文件检索工具有很多种，可以根据不同的标准进行分类。

1，按制备方法分类

档案检索工具按其编制方法可分为目录、索引和指南。

(1)目录是将档案的记录项目按一定顺序排列的检索工具。根据档案的不同层次和内容，可以编制成不同的目录，如档案目录、分类目录、主题目录、专题目录等。

(2)标引是指按照一定的原则和方法，对文件及其组合及其来源的某种内在或外在特征进行标引。

整理工具。用户可以根据这些索引，如名称索引、地名索引、文号索引等，找出具有该功能的文件的存放位置或文件号。索引可以按照汉字的笔画顺序排列，也可以按照拼音首字母的顺序排列。

(3)指南是以文字叙述形式全面介绍档案的工具，如全案指南、专题指南、档案指南等。

2、按载体形式分类

档案检索工具按其载体形式可分为图书检索工具、卡片检索工具、微型检索工具和机读检索工具。

(1)Book-based retrieval tool是一种连续排列记录项目并将其绑定到一本书的检索工具。其主要优点是体积小，便于管理，印刷出版，阅读方便，成本低。

(2)卡片检索工具是在卡片上记录一个项目，并按一定顺序排列卡片的检索工具。其优点是易于逐步积累材料，易于增减项目，易于调整项目之间的顺序，但形成的卡片数量多，体积大，不便于管理。

(3)缩微胶片检索工具是指由缩微胶片制成，以胶片为载体的检索工具。它的优点是节省空间，便于携带，但查询时需要专门的微放大阅读设备。

(4)机器可读检索工具是以代码形式存储在磁性材料中供计算机读取的检索工具。其优点是占用空间小，检索扫描速度快，可多通道检索，但需要特殊的设备和软件。

3、按检索范围分类

根据检索范围，档案检索工具可分为全族范围检索工具、档案范围检索工具、专题范围检索工具和馆际检索工具。

(1)所有案件范围内的检索工具是以所有案件的档案为对象编制的检索工具，如档案目录、档案目录、所有案件指南等。

(2)档案馆范围内的检索工具是基于档案馆所有档案编制的检索工具，如全宗目录、分类目录、主题目录、档案指南、名称索引、地名索引等。

(3)主题范围的检索工具是基于一个主题的档案的检索工具，如主题目录、主题指南等。

(4)馆际检索工具是基于某一地区或某一主题范围内的若干档案馆的全部档案的检索工具，如馆际档案馆史料指南、联合目录等。

4.按功能分类

档案检索工具按其功能可分为馆藏检索工具、搜索检索工具和介绍性检索工具。

(1)馆藏检索工具是反映档案实体管理体系及其相互关系的检索工具，如所有案件目录、案卷目录、案卷目录等。

(2)检索工具是脱离档案实体的排列顺序，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具，如分类目录、主题目录、主题目录、人名索引、地名索引等。

(3)介绍性检索工具是介绍上报档案内容及其相关信息的检索工具，主要是指南，如专题指南、全宗指南、档案指南等。