浅析办公室秘书工作与档案管理的有效结合

办公室文秘工作与其档案管理密切相关。随着办公室人员的不断精简，应通过合理的统筹规划、安排和综合管理，将秘书工作与办公室档案管理有效结合起来，在一定程度上强化秘书人员的相关专业素质，提高办公室的工作效率和服务质量。本文主要阐述了文秘工作的有效性与档案管理的结合，为提高办公室文秘人员的办公效率和办公能力提供了一些可行性建议。

秘书工作在办公室工作中起着重要的作用。在做好秘书工作的基础上，与档案管理有效结合，既能提高工作质量，又能提高工作效率。秘书工作和办公室档案管理的主要结合就是公文，公文是秘书工作的产物，但不能称之为档案。随着办公自动化技术和档案管理的现代化，办公室文秘工作和档案管理也面临着新的挑战。实现两者的有机结合，成为秘书人员迫切需要解决的问题。

一是文秘工作者要对文件、档案进行综合管理。

秘书工作与档案管理的有机结合，主要表现在秘书还应进行文件的档案管理，兼顾文件材料的归档、收集和整理，以及检索、保护和统计。在这个过程中，任何一个环节的失误都会影响整个工作流程。这就要求秘书全面管理文件和档案，最大限度地减少工作失误，提高工作效率。

首先，分类，放置和管理文件。文秘人员要在文件流转过程中对文件进行收集、整理、归档，同时及时对文件进行分类，及时区分年份、密级、党政，分类后放入档案柜，既能有效管理文件，又能为文件的年度归档提供方便。

二是文件要及时清点整理。清点、整理文件、档案的有效方法是核对账目，做到文件与账目相符。对于已移交业务部门但未及时收回的文件，应详细登记，便于查找和应用。同时，文件和档案管理人员主要集中在一个人身上，因此他们会对文件的去向和用途有清楚的了解。因此，在管理和登记过程中，要最大限度地简化工作流程，避免档案使用的重复登记，进一步提高工作效率。

二、文秘工作者应利用现代化手段不断提高档案管理的服务质量。

在文件管理过程中，文秘人员应充分发挥文件材料的实际使用价值，充分利用办公自动化技术，统筹档案管理，促进最大限度地实现文件材料的共享。这是秘书人员在工作过程中不断提高档案管理服务质量的必要途径。

第一，实现档案的计算机管理。秘书工作主要是在写作工作的同时管理档案，可以最大程度的实现档案的计算机管理。秘书人员在印制、发放单位内部文件的过程中，要利用计算机按照文件的年份、类型进行编号、归档，形成具有保密作用的电子档案，为档案的查询和利用提供了极大的方便，最大限度地提高了服务质量。

第二，实现档案信息的网络发布。随着电子信息技术的不断发展，使用信息技术已经成为一种趋势。文秘工作者在发布企业内部文件的过程中，应根据先关的分类，合理地将文件发布在公司内部局域网上，便于员工进一步了解和掌握。

第三，合理设置档案检索工作。文秘人员要利用计算机定期编制整理档案的检索目录，以便及时准确地检索相关文件，同时在年度文件整理过程中可以通过检索直接打印归档目录，大大节省了工作时间。

三，提高秘书人员职业素质的有效对策

秘书人员的自身修养和业务素质是提高档案管理质量的关键。秘书工作者不仅要培养自身的专业知识和技能，还要有良好的道德修养和作风修养。

第一，秘书人员要不断提高自己的综合素质。对于不同种类的文书工作，秘书人员不仅要具备相应的知识和技能，还要掌握相关学科的技术知识。这就要求他们不断学习计算机技术，实现档案管理的信息化和数字化，实现档案管理的有效控制和管理，为文字档案的管理提供更好的服务。

第二，培养自己的综合分析和应用能力。在公文处理过程中，文秘人员不仅要了解和掌握其内容，还要管理好今后公文的归档和查阅。这就要求他们具备对文书的综合分析和运用能力，在实践中不断掌握文秘工作与档案管理的有效结合，不断提高自己的专业能力。

秘书工作与档案管理的有效结合，不仅可以提高文书工作的效率，还可以提高档案的服务质量。因此，要实现两者的有机结合，就必须不断加强工作团队的建设，在不断提高自身专业知识和技能的基础上，提高自身的综合能力，进而适应不断发展的形式需求，促进企业的可持续发展。

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