高校辅导员学生档案管理之我见

学生档案的管理不是一朝一夕的事情，它是一个持续的过程。那么，高校辅导员如何管理学生档案呢？

摘要:高校学生档案是记录学生成长过程的重要信息，体现了学生在各个阶段的能力和不同品质。高校招生规模的不断扩大，带来了学生数量的增加和学生档案工作的繁重，使得部分高校辅导员兼任档案员。因此，正确分析辅导员管理学生档案的优势和不足，对改进高校学生档案管理具有重要意义。

论文关键词:高校辅导员，兼职档案员，学生档案管理

大学生档案是学生走向社会的重要人生经历。在当前激烈的就业竞争中，大学生档案作为毕业生的重要凭证，具有不可替代的作用。近年来，由于高校不断扩招，学生数量急剧增加，学生档案工作日益繁重，使得部分高校辅导员兼任档案员。作为一名辅导员，从事学生档案管理工作有利有弊。

一，辅导员管理学生档案的优势

1.缓解专职档案人员的工作压力。目前，高校档案信息量急剧增加，仅仅依靠有限的专职档案员编制已经超出能力范围。专职档案工作者需要把更多的精力集中在执行档案政策法规、规划全校档案工作、利用档案推动高校工作、大力收集和开发档案信息资源等方面。档案材料入馆前的收集、整理和鉴定，应更多依靠兼职档案员的力量。建立有辅导员的兼职档案员队伍，可以最大限度地缓解专职档案员的工作压力，促进学生档案管理水平的提高。

2.提高学生档案质量。大学四年，和学生接触最多的是辅导员，最了解学生的是辅导员，和家长接触最多的是辅导员。辅导员对学生各种证件的来源和去向有着清晰的认识。他们最先接触第一手资料，可以保证文件材料的完整性和科学分类，可以更准确地判断文件材料的保存价值。因此，辅导员对学生档案的管理可以快速收集各类材料，补充和完善各类学生档案，从而提高学生档案的质量。

3.有效促进学生管理。学生档案记录学生在校期间的学习、生活、各种社会实践、家庭社会关系和经济状况。辅导员可以充分利用这些信息来管理学生。例如，在每学年结束时，辅导员可以利用学籍表上的相关信息对学生进行分析比较，表扬先进，鼓励落后，从而促进良好的班风和学风的建设。

二是辅导员在学生档案管理方面的不足

1.学生档案管理意识不强。树立和强化档案意识是做好档案工作的前提和基础。但由于辅导员平时承担着思想政治教育、心理咨询、学生生活指导、就业指导等工作，通常很少有时间管理学生档案。另外，辅导员的档案管理只是作为兼职来进行的，在职务和职称的提高上落后于专业人员，使得作为兼职档案员的辅导员积极性不高，不重视这项工作。一般从新生入学到毕业，只在毕业生离校时集中整理一次[1]。学生档案长期没有查阅，很多应该及时归档的材料没有加载。学生档案中只收集了一些基础材料，很多能反映学生性格和特长的材料都没有归档，这样做学生档案？一样的东西？，不能全面反映学生的状态和全貌。

2.规章制度不健全导致责任不清。传统？重教轻管？受教学观念的影响，一些高校忽视管理队伍的建设，尤其是对这些兼职档案员辅导员的管理。高校辅导员的工作是对大学生进行思想政治教育，对他们的监督和评价主要依据辅导员评价标准，与档案管理关系不大。这使得很多兼职档案员的辅导员游离于档案管理队伍之外。究其原因，是他们没有制定明确的规章制度，没有给这些兼职档案员明确的职责和分工，说明什么该做，什么不该做[2]。

3.辅导员的档案管理技能不算太难。作为一名合格的档案管理者，需要具备相关的政治素质、业务素质和与时俱进的创新素质。然而，由于辅导员最初没有像档案员一样接受培训和管理，他们的档案管理素质在不同的课程中有所欠缺。另外，学校对这些兼职档案员的监管和培养力度不够，有些辅导员没有接受过档案管理方面的专业教育，甚至不具备档案基础知识？值班？管理理念陈旧落后，管理方式传统，一切按经验办事，缺乏创新意识和欲望。

以上原因直接导致学生档案质量下降，间接导致成人学生尤其是毕业生不重视自己的人事档案。学生档案管理中存在的问题直接导致毕业生档案的不完整和不规范。用人单位考察的时候发现很多问题，从而耽误了毕业生的一系列事情，影响就业。

三，辅导员做好学生档案管理的对策。

通过以上分析，我们应该看到，高校辅导员作为兼职档案员，在管理学生档案方面有自己的优势和不足。但是，随着学生人数的增加，学生档案的重要性越来越大，我们不得不使用辅导员作为一个群体来管理学生档案。因此，如何充分有效地利用辅导员来管理学生档案，应该是每个高校都应该考虑的现实问题。

1.制定详细的规章制度，明确职责分工。

学生档案管理存在的问题之一是责任不清，而责任不清的一个重要原因是缺乏明确的规章制度给予兼职档案员明确的责任划分。辅导员作为兼职档案员，往往太忙，没有足够的时间。为了完成相应的任务，他们找一些人帮忙，敷衍了事，导致学生档案收集整理不完整、不规范。所以制定详细的规章制度，明确辅导员作为兼职档案员的职责分工，让辅导员不是？多少工作？，在规定的时间内完成规定的任务，这样可以使归档更快更顺利，也减轻了辅导员的负担。

2.加强学生档案管理的监督和培训。

学校相关部门监管和培训不到位也是导致辅导员忽视学生档案管理的一个方面。定期举办档案讲座，宣传档案的重要性，有利于提高辅导员对档案的认识。定期检查学生档案，有利于督促辅导员及时归档，查漏补缺，提高学生档案的利用率，把？死掉？文件改变了？直播？[3]，从而更好地为师生服务。定期开展业务培训，组织档案工作者特别是兼职档案工作者取长补短，提升档案工作者特别是兼职档案工作者辅导员的业务素质。

3.辅导员不断提高自己的专业素质。

从辅导员自身来说，除了参加学校的各种培训学习提高自身素质外，还需要主动学习和改进管理方法。？工欲善其事，必先利其器？[4]，辅导员应主动加强自身学习，具备基本的职业道德和档案管理知识。同时，辅导员要不断增强创新意识，更新传统的档案管理方式，注意收集能反映学生实践能力、思想道德素质、政治素质等方面的材料。，并增加学生心理、信用、性格、特长档案，使学生档案能够准确、客观地反映学生的综合素质和现实表现，真实反映大学生四年的成长历程。

4.加强学生对自己档案的了解和重视。

学生档案管理中的一些问题，也是毕业生对档案重视不够造成的。因此，有必要加强对学生的档案教育。新生入学之初，辅导员可以利用新生建档的机会，向学生宣传相关档案知识，让学生一进入大学就意识到档案的重要性。通过相关教育，让学生在思想上、行动上重视档案，协助辅导员班主任收集、整理档案材料，让辅导员毕业时得心应手。学生参与相关档案的收集和整理，一方面有助于减轻相关工作人员的负担，另一方面也能让学生认识到档案的重要性，不断完善自己的档案材料，在毕业时得到一个真实、全面、个性化的自己。

学生档案的管理不是一朝一夕的事情，它是一个持续的过程。作为兼职档案员，如何充分合理地利用时间和资源管理学生档案，依靠学生档案管理促进学生管理，也是体现其工作能力和素养的重要支撑。因此，辅导员需要不断提高自身素质，圆满完成专职工作，做好兼职档案员时代赋予我们的任务。

参考资料:

[1]蒋欣楠。学生档案管理存在的问题及对策[J].中国科技博览会，2010，(17): 251。

[2]陈艳。论高校档案管理人员综合素质的提高[J].科技创新导报，2008，(3): 183。

[3]张赟。对高校兼职档案员队伍建设的思考[J]。职业时空，2010，06 (6): 68-69。

[4]关丽萍。对高校辅导员做兼职档案员的几点思考[J].安徽文学(批评研究)，2008，(5): 270。

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