关于电子档案管理系统的论文
电子档案管理系统论文模式一:探索建立电子信息档案管理系统[摘要]计算机技术的发展，使档案不再丢失成为可能。利用电子信息管理档案和文档已经成为各行业、各企业的日常基础工作，信息档案的建立标志着办公自动化的完成，但同时利用电子平台管理档案也存在一定的缺陷和风险。如何完善电子信息档案管理体系的建立，针对电子信息管理的弊端采取一些防范措施，是一个值得探讨的问题。
[关键词]电子信息；档案；经营
中国图书馆分类号:TU855文献识别码:A文号:1009-914x(2015)17-0175-01。
一、电子信息文件的数字化标准
规范是指在使用信息时，要遵循使用电子信息的规则，了解信息的来源，在阅读和使用信息时不能超出管理规范。严格遵守《电子档案信息资源使用规范》的相关规定，旨在提高整个电子档案信息管理系统的便捷性，便于档案信息的收集、整合、存储、传输、利用和统一系统的管理，便于反馈和检索。在整个管理体系中，准确性、真实性和即时性是需要把握的关键。准确性和真实性保证了档案信息的真实可靠，即时性保证了档案信息的价值。在管理这些信息时，根据档案价值合理利用，充分遵循科学发展规律，符合规范，是首要标准。
符合性和完整性是指档案应与实际档案信息内容完全一致，并能在数字化处理后完整呈现。一致性是保证用户在使用电子文件时有和使用真实文件一样的感受，照片和插图要清晰真实的呈现。完整性是保证数字化后的电子档案具有完善的结构和内容，保证记录在互联网上的相关文件可以查询，并明确档案中包含的信息，便于日后查阅。
符合* * *享受和安全是指在提高文件利用率，实现* * *享受的同时，保证数字文件信息的安全。* * *可享受性旨在为档案信息提供一个可以充分利用的平台，以方便信息的传递和高效利用，而安全性则保证了这种便利的正常使用。安全保障不仅要从记录的档案信息开始，而且要注意在存储和扫描档案文件时的检测和约束。
二、电子信息档案的风险管理
(一)电子信息文件管理_ _
随着网络技术的不断发展和信息化的全面推进，也给电子信息带来了一定的困难。首先，我国《保密法》对电子信息档案的保护不够完善，规章制度不够明确；其次，档案管理人员保密意识薄弱，保密意识有待进一步提高；再次，我国网络信息安全技术相对落后，无法给信息文件带来全方位的保护。
针对以上问题，制定一个比较完整的措施来做好信息档案工作是一个迫切的问题。首先，从制度上，要完善电子信息档案的安全管理制度，有了好的制度，才能按照制度进行操作和监管。在制度上，要注意对资料档案的登记、查阅记录、复制和销毁等制度的管理。不同权限的管理员只能根据系统修改自己权限内的信息文件，不能越权执行。为了保证机密信息不被泄露，做好各级工作是信息保密的重要保证，只有严格按照信息档案保密制度，才能把这项管理工作落实到位。其次，从管理信息本身来说，要加强电子信息的存储和整理。档案信息的管理不仅需要对纸质档案信息进行管理和整合，还需要对电子信息的磁盘、光盘等文件进行加密和防改写，并注意避免对磁盘封闭和磁盘存储有害的环境。此外，在涉密档案管理上，要设立与办公室、阅览室分开的单独档案室，并对档案室设置门禁系统，隔离对档案安全有害的外部环境。最后，要做好工作，需要工作人员认真执行电子信息档案查询使用系统的相关使用制度，及时更新电子档案管理系统的知识。遵循电子信息档案使用制度。比如档案信息的借阅必须经过授权和批准，避免涉密登记较高的电子档案信息被复制。所以要做好防复制和加密工作。工作中如需借阅电子档案信息，要加强_ _，严格控制涉密人员权限，不得非法传播涉密信息，借阅时记录整个借阅过程。及时更新电子信息化知识，主要针对日益发展的电子信息系统，提高管理人员的专业素质。可以定期对管理人员进行知识更新培训，也可以多渠道、多方式对保密人员进行教育和教育。比如加强密码加密技术，数据保护技术，认证技术等等。只有拥有高素质的人员，才能从根本上保证电子档案信息的安全。
(二)电子信息档案管理风险控制
风险控制和_ _是相辅相成的。除了_ _，上面的解释，风险控制也有相应的规避措施。如果_ _是提前全面的话，那么风险控制就更迫切，更有针对性。积极引进最新的信息技术，制定一系列规章制度，是及时消除风险、防范风险、保护电子信息的基础。风险控制可以从风险缓释、风险分散、风险评估三个方面入手。
减轻风险仅仅意味着最小化风险和最小化来自外部信息的干扰。目前，减轻风险最常见的措施是转移风险，即制定应急计划或重新安排，以恢复被干扰的电子信息，减少损失。一定要记住，任何时候，任何情况下，及时处理风险情况是最重要的。分散风险就是通过改变配置设置、外包给分支机构、购买保险等方式分散风险。它还可以与供应商协调，优化原有的电子文件信息管理系统，以简化风险问题。当然外包的同时也会有一定的风险，对于这部分风险需要严格审查外包人员的资质，所以分散风险的关键是遵守相应的标准。风险评估有助于预防可能的风险。风险评估的目的是更加科学合理地探索引起风险的因素，了解风险发生的概率和可能的危害，从而制定合理的防范计划。电子信息的风险是客观的、不可预测的、有害的。只有建立完善的风险防范体系，才能有效控制风险。
第三，结论
综上所述，建立完善的电子信息档案管理系统，不仅要从制度标准上从基础建设入手，更重要的是要注意电子信息档案管理系统应用过程中的_ _和风险防范工作。_ _不仅要对文件进行加密保护，还要及时更新和教育涉密人员的业务素质。在风险控制中，除了及时处理风险以分散和减轻风险外，还应在风险发生前对其进行评估和预防。
参考
[1]张桂芬。“论信息时代档案管理中的_ _问题”[J].管理科学. 2013 (6): 49-51
[2]赵·。论电子信息档案管理的风险控制方法[J].网友世界. 2011(8):122-133。
[3]黄小梅。“电子信息档案管理技术问题研究”[J].龚* * *政. 2014(3):100-101
电子档案管理系统纸质模型二:电子档案管理系统初探摘要:人们在日常生活和工作中形成的具有保存价值的照片，一经归档，即形成电子照片档案。如何科学高效地管理这些照片档案？显然，这就需要借助一个优秀的工具——电子照片档案管理系统。本文论述了该系统的功能设计和管理实践。
关键词:电子文件管理系统
一是系统功能模块设计的自动化、智能化、人性化原则。
电子照片档案管理系统一般包括五个功能模块:数据采集、统计、检索、发布和目录打印。一个优秀的系统应该在上述功能模块中充分体现自动化、智能化和人性化。自动化原理。软件自动采集属性信息和档案信息，根据构图规则自动生成照片号和底片号。需要人工操作的主要是内容信息和部分管理信息，大概十项左右。为了方便用户记录，系统应该为用户提供最方便快捷的记录工具，如Txt数据记录模板、Excel数据记录模板等。大量内容相同的信息可以通过下拉复制的方式进行复制，并可以无缝导入电子照片档案数据库。自动化更多体现在:只要记录的信息准确规范，就会自动生成各种统计图表；自动生成适合纸质相册的各类照片描述标签和目录；根据利用和编辑的需要，提供各种专题目录，如档案照片分组目录、全引文目录、专题目录、摄影师目录、年度目录、内部机构照片目录等。智能原理。使用数据透视功能，数据质量检查员可以从多个角度观察数据的准确性和规范性，并对数据进行清洗、转换和标准化。比如照片号和底片号的查重和构图规则，标题、文字描述、年份、拍摄者、拍摄日期等内容信息是否为非空字段。档案工作者可以从选题、机构、年份、期限、书号、组号、照片类型等多个角度独立进行统计分析。以照片数量作为计数的测量值，进行单项统计分析或组合统计分析。人性化原则。呈现给用户的前端工具是“数字书架”，既生动又美观，非常贴近生活中的书架和相册。用户可以建立多个书架，每个书架可以建立多个相册，每个相册可以根据需要容纳几十到100多张照片。专辑的封面、背景、核心页都是“可变”的，背景音乐、书立、密码也都是设计好的。最好用的就是它的便携性。管理人员只需复制和备份数据文件，就可以轻松地将我们的电子照片，包括照片描述，移植到另一台有“数字书架”的电脑上。电子照片管理后台采用Access或SQLServer数据库，前台的电子照片和数据描述信息只需点击一个按钮即可在后台数据库中传输和显示。这些数据库中的信息可以方便地上传到数字档案馆(室)平台，或者转换成精美的照片展示网页，发布到数字档案馆网站上，供多人欣赏。照片检索提供类似google的模糊检索和高级检索功能。
二、电子档案管理系统的现代化功能
1、资料录入功能档案部门的一项重要任务是对各类档案(如科技、文件、基建等)进行归档。)，包括录入完整的项目信息、案卷信息、文档信息。档案信息一旦录入档案库，其他用户就可以通过(检索子系统)在网上浏览查询，通过(借阅子系统)借阅录入的档案。此外,(数据录入子系统)还将完成录入的电子图纸的批量挂钩和修改后的图纸的重新归档。通过该子系统，档案管理人员可以在自定义界面中输入和编辑各种档案数据，并可以完成项目输入、档案输入、档案输入等工作。，并且可以修改和重新归档文件。
2.数据检索功能检索子系统安装在终端上，提供检索数据、浏览图纸等功能。用户登录本系统后，首先选择要检索的文件类型，然后使用“数据检索”或“分类检索”来检索此类文件或文件信息。如果他们想在本地电脑上用系统浏览文件，可以用“文件浏览器”设置，在不同的终端上设置不同的设置，互不干扰。在用户允许的情况下，可以直接浏览所需信息的全文，并下载到本地计算机供检索者使用。检索完成后，应使用“退出系统”关闭检索子系统，以防止他人窃取用户的身份和权力。
3.统计报表功能统计报表子系统的功能主要是根据用户的要求选择打印数据，制定报表样式。如:档案目录、档案目录、档案封面、参考表格等。
4.数据转换功能受到网络建设和存储能力的限制。前几年的档案管理软件主要是管理档案的录入信息。为了转换数据，首先需要定义转换关系，即指定原数据库的字段与本系统中某个文件类型数据库的字段之间的对应关系。
第三，确保电子文件的安全
为了保证电子文件的质量，系统应该提供一系列措施来保证电子文件在内容和结构上的安全性，比如它应该能够记录那些因为隐藏的安全问题而被拒绝的请求，从而保证电子文件的真实性。为了保证电子文件的真实性和完整性，笔者认为应从电子文件安全等级的设置、安全技术的使用和系统的备份与恢复三个方面入手。
1，安全技术。安全技术主要用于保证电子文件在系统流转过程中的真实性和有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是目前比较流行的电子文件防伪技术。另外，一些适合电子文件长期保存的文件格式也可以防止电子文件被修改，比如PDF文件格式。
2.系统备份和恢复。系统备份和恢复用于电子文件管理系统在意外事件发生时的恢复和备份。这个功能运行得好不好，直接影响到整个系统的所有实体和功能。仅针对使用实体和电子文件的用户，如果在用户付费但未获取电子文件时出现突然中断，系统备份恢复会记录用户的付费行为，并在系统后续运行中将电子文件发送给用户。
3、电子文件安全设置。设置电子文件安全级别的主要目的是将用户的权限与相应级别的电子文件联系起来。根据我国国家标准DA/T18-1999，档案的分类可分为绝密、机密、秘密、内部、国内、公开六个级别。作者认为，鉴于电子档案管理系统面向大众，服务范围广，该系统可以将更多的电子档案按照服务类型进行分类，用户将根据其订购的服务类型访问电子档案。
参考资料:
美国国家档案馆。http://w w w.archives.gov/,2006年6月21。
【2】安小米。城建文件档案信息集成管理和集成服务的理论框架。档案学通报，2004年第2期。
[3]侯维桢和余。电子政务系统的建设与管理。中国人民大学出版社，2003。
[4]范小平、徐金林。数字化工作流中的信息和信息流。《今日印刷》，2006年第4期。
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