古代秘书选拔制度研究论文

秘书工作的一般特征是指各类秘书工作所具有的，但又不同于其他工作的特征。一般特征不同于本质特征。秘书工作的本质特征决定了秘书工作的一般特征；秘书工作的一般特征反映了秘书工作的本质特征。秘书工作的本质特征只能有一个，秘书工作的一般特征可以有多个。揭示秘书工作的一般特征，不仅有利于进一步理解和把握秘书工作的本质特征和规律，而且有利于全面认识秘书工作的特点，有针对性地开展秘书工作。

第一，保密性和群众性的统一

秘书工作是一项非常机密的工作。“秘书”一词在汉语中含有“秘密”的意思。英语单词“secretary”中的词干“secret”和俄语单词“secretary”中的词干“cekpem”都是“秘密”的意思。这种惊人的相似恰恰反映出秘书工作是保密的。这是因为秘书工作是辅助领导工作的，各级领导中心是秘密的核心，秘书科是各级领导中心的综合办公室。在领导身边工作的秘书人员，难免会接触到各种各样的秘密。特别是重要部门领导的秘书，重要信息很多，更保密。在革命战争年代，我们党派出许多地下工作者深入敌后，担任敌人党政机关和军事系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央安全、夺取革命斗争胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个关键部门，秘书工作的保密与政治密切相关。保密与窃密的斗争，本质上是政党、国家、军队之间政治斗争的重要表现；在经济领域，中间方是经济斗争的一种表现。正因为如此，古今中外的领导人在选拔任用秘书时都非常谨慎，要求绝对的政治忠诚可靠，高度的保密，严格的保密纪律，严格的保密要求。我们党和国家对秘书人员的选拔也是很严格的。他们专门制定下发了保密秘书工作的规定，要求任职前进行政治审查，任职后经常进行保密教育，都是为了秘书工作的客观需要。因为办公厅是要害部门，是核心要害部门，秘书人员围绕领导工作，知道的秘密更多。因此，办公室工作人员要提高政治警惕，注意保密，遵守保密纪律。

但也必须看到，秘书处部门是各级领导机关收集信息的中心，是联系各方的桥梁和纽带，其工作特点是广泛群众性。许多文件的起草和许多决定的实施都直接关系到群众的切身利益，必须广泛听取他们的意见。秘书在执行各项政策的过程中，必须密切关注信息反馈，倾听群众呼声，以纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅为领导服务，也为群众服务。这种服务既有间接的也有直接的。秘书工作主要是通过直接为领导服务来为人民服务，因为领导是为人民服务的。秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作，是直接面对群众的工作。人们常说秘书部门是机关的“窗口”和“门户”，也是从这个意义上说的。因此，秘书必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众疾苦，及时向领导反映群众呼声，成为领导和群众之间的桥梁，而不是他们之间的墙壁。

秘书工作的保密性和群众性是对立统一的辩证关系。它们是相互依存的、整体的、不可分割的。如果只看到秘书工作的保密性质，忽视秘书工作的群众性，就会完全自我封闭，把群众挡在工作之外，就会切断领导和群众的联系，造成信息不灵、情况不明，滋生官僚主义、衙门作风，损害领导机关的形象和威信；反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的保密性，就会在公务接待、来访接待、日常交往中失去警惕，泄露秘密，给党、国家和组织本身造成不应有的被动和损失，后果不堪设想。因此，秘书工作者必须处理好两者的关系，既要坚持密切联系群众，又要时刻注意保守秘密。但就秘书工作的性格特点而言，保密是其主要方面。所以，当保密和联系群众发生冲突时，保密应该优先。

第二，综合性与专业性的融合

秘书部门不是领导机关的专门业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作的范围和内容非常广泛，综合性突出，包括起草综合电文、提供综合信息、进行综合调研、处理综合事务、整合各部门情况、处理不属于业务部门职责范围内的事项等。综合性不仅指秘书工作的广泛性，还指对各种情况或信息，由表及里，进行分析、归纳、抽象、概括，使之从个别上升到一般，从现象上升到本质，用规律总结事物。这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书辅助领导工作的大局决定的。任何一级领导都处于不同层级管理系统的全局地位，都要顾全大局，预测发展，统筹兼顾，综合协调。秘书处各部门和各级秘书作为各级领导的参谋和助手，决定了秘书工作的综合程度很高。从器官的整体结构和功能来看，任何一个器官都必须与专业部门、综合部门有机结合，形成合理的器官结构。而且，机关级别越高，业务部门越多，就越需要加强综合协调，才能充分发挥机关的整体功能。各级秘书处机构就是这样一个综合协调部门。它要求秘书具有全局观念，立足于领导工作的大局，站在领导的角度观察、分析、处理问题，为工作人员提出建议，做到处变不惊，管好自己的事情；要知识面广，成为本机关、本系统的“多面手”和“杂家”，满足领导驾驭全局的需要；要做好秘书工作，必须有很强的综合概括能力和综合协调能力。

另一方面，秘书工作有其特殊性。这种专业性主要是秘书工作的特殊要求。比如文秘工作，要求文秘人员必须具有较高的政策、文字和理论水平，较强的参谋咨询能力、调研能力、信息处理能力和处理能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会议、通讯、礼仪等方面，会操作现代化办公设施。要达到以上要求并不容易，需要专业的训练。现代的科学管理对秘书工作的专业化要求越来越高，过去“万能油”的秘书模式已经不能满足现代秘书工作的需要。秘书工作作为一种特殊的社会职业，并不是每个人都能从事的。只有经过正规的专业培训和严格的专业考试，才能取得秘书资格。中国改革开放20年来，秘书人才的培养越来越受到重视。很多高校都开设了文秘专业，国家自考中心也开设了文秘本科专业。劳动和社会保障部将在全国推行秘书职业资格证书制度，这都是为了保证秘书专业人才的培养质量。秘书工作的专业性还体现在不同行业的秘书必须熟悉各自行业的专业知识。比如党委书记要熟悉党务知识，行政秘书要熟悉行政知识，军事秘书要熟悉军事知识，企业秘书要熟悉企业管理和商品经济知识，涉外秘书要熟悉涉外法律和外贸知识，等等。秘书对行业知识越精通，她在工作中就越得心应手。否则，秘书如果不熟悉行业知识，就无法做好全面工作，更谈不上发挥参谋作用。

秘书工作是综合性和专业性的辩证统一。综合性是它的主要方面，专业性是它的次要方面。两者相互渗透，相辅相成。秘书的专业知识越丰富、越全面，总揽全局的综合能力就越强；秘书的综合能力越强，对全局的了解越透彻，越有利于专业知识的掌握。它们是相互结合、相互促进的辩证统一。这一特点要求秘书人员要处理好“博学”与“专精”的关系，既要有更广泛的知识面，努力成为“专业通才”，又要精通秘书业务，努力成为“秘书专家”。只有这样，他们才能满足秘书工作的需要。

第三，事务性和思想性的统一。

秘书科是各级领导的办公室，协助领导处理日常事务，保证领导和机关的高效运转。秘书处部门的日常工作是围绕领导的行政工作展开的，大致可以分为四类:第一类是日常程序性事务，第二类是临时性、偶然性事务，第三类是领导交办的事务，第四类是部门性事务。这些事务的特点是工作频繁、杂乱、琐碎，但却渗透着强烈的思想性。比如，一个文件校对工作稍有疏忽，一个关键词校对错误，文件发出，就可能造成重大政治影响；在会场布置上，如果主席台领导座位放错了，发布了视频，或者发出了照片，都有可能引起各方面的猜测；在处理信访问题上，哪些信要送给领导同志看，哪些人要领导同志接见，都是思想问题。人们常说“秘书工作无小事”，意思是事情虽小，如果处理不好，影响却很大。因为秘书工作中的事务与领导政务密切相关。秘书工作的事务性是由秘书工作的基础和根本目的决定的。秘书工作是为了适应领导工作的需要而产生的。领导由政务和事务两部分组成。由于领导工作越来越复杂，而领导的精力又非常有限，迫切需要领导把精力放在政务上，集中精力思考和研究宏观决策问题，把事务性的工作留给助理——秘书去处理，以减轻领导的工作量，提高领导工作的效率。正是在这个意义上，“秘书是领导的助手”。虽然随着时代的发展，领导越来越重视秘书工作的参谋功能，但这并不意味着秘书工作可以弱化处理事务的功能。无论秘书工作如何发展变化，处理事务始终是其基本职能之一。这一特点要求秘书人员从提高机关效率的角度充分认识事务的重要性，正确处理事务与政务的辩证关系，从处理事务入手，达到参政议政的目的；要培养勤奋、努力、细心、耐心的作风，克服懒惰、怕苦、粗心的毛病，不断改进工作方法和手段，努力提高工作效率。

另一方面，秘书工作具有很强的思想性。这是因为秘书处不仅是一个行政部门，也是一个重要的工作人员部门，在领导决策过程中发挥着重要作用。比如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案等决策依据；在决策过程中起草信息，形成关于领导决策的书面信息，并将其转化为切实可行的政策和实施措施；在决策执行过程中进行监督和检查，收集反馈信息作为修正决策的参考，以协助领导做出正确决策。所有这些作品都渗透着强烈的思想性。正是在这个意义上，我们说“秘书是领导的参谋”。在改革开放的新形势下，领导决策科学化、民主化进程不断加快，秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要，秘书工作的思想性更加突出。这一特点要求秘书人员认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，努力提高思想理论水平；要认真学习党的基本路线和各项方针政策，努力提高政策水平；要学习和研究秘书人员的理论和方法，培养宏观思维能力，“议大事、思大局、解本行”，努力提高谋略水平，紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作，做好秘书服务工作，坚决防止和克服“忙事务主义”倾向。

秘书工作是事务性和思想性的对立统一。首先，两者是互穿的。一方面，秘书工作在整体上是高度思想性的，但在局部上，即使是高度思想性的工作，也或多或少带有事务性。另一方面，秘书科的日常工作本来就带有思想性。其次，两者相互影响。事务性工作是秘书工作的基础工作，思想性主要体现在处理事务上。没有事务性工作，秘书工作的思想性就失去了基础和本体。思想内容是秘书工作的灵魂和“核心”，是做好工作的关键。没有思想内容，秘书工作就会失去方向和目标，不可能有效率。第三，他们之间是主从关系。在秘书工作中，思想是主要方面，常规是次要方面，但我们不能因此而忽视常规工作。一个优秀的文秘工作者，必须做好事务的心理准备:不怕复杂，不太琐碎；还要充分理解常规工作中包含的思想内容，突出具体常规工作中的思想内容。只有这样，才能充分发挥参谋和助手的作用。

第四，被动性和主动性要统一。

秘书工作的辅助性和从属地位决定了它有被动的一面。这种被动性主要表现在两个方面:一是秘书处部门和秘书作为领导的参谋和助手，必须按照领导的意图行事，不能自行其是。秘书虽然可以向领导提出不同的意见和建议，但在行动上必须坚决服从领导，服从命令，不能一意孤行。从这个意义上说，秘书处于被动地位。第二。秘书处部门是各级机关的枢纽和门户，随机工作多，事先难以预测。虽然秘书处也有自己的计划和安排，但它往往是不稳定的、随机的和临时的，从这个意义上说，它也是被动的。

我们承认秘书工作有被动的一面，但这并不意味着被动是秘书工作的一个特点。其实很多工作都有被动的一面，被动并不是秘书工作独有的。被动和主动是指秘书的自由度，所以把被动作为秘书工作的特征之一是不科学的。虽然秘书人员在工作中受到领导意图的制约，但他们仍有发挥主观能动性的广阔天地。比如秘书要善于领会领导意图，紧紧围绕中心工作找准主动作为的方向；要有超前意识，增强工作的预见性和计划性；要勤于思考，多思考，积极向领导提出工作建议；要注意各种情况和材料的积累，随时掌握准确、全面、有用的信息等。这些都离不开秘书的主动性。秘书工作的实践反复证明，任何单位的秘书人员都是积极主动的，任何单位的秘书工作职能都会得到很好的发挥，都会得到领导的称赞和机关的信任；另一方面，哪个单位的文秘人员被动、劳累，哪个单位的文秘工作就得不到有效发挥，满足不了领导工作的需要。“有所为才有所位”，这句话道出了秘书工作的真谛。马克思主义认为，人区别于其他动物的最根本的特征是具有主观能动性。人类不仅积极地认识世界，而且积极地改造世界。人作为秘书工作的主体，只有充分发挥主观能动性，才能适应领导工作的辅助需要，产生重要影响。比如秘书从纷繁复杂的信息中筛选出重要信息，往往成为领导决策的重要依据；秘书及时收集分析反馈信息，可以帮助领导纠正工作偏差；领导做决定后，秘书提出实施方案，领导批准后下发，整个机关开始行动。从这个角度来看，秘书的动作往往是机关一系列动作的开始，所以是主动的。

综上所述，秘书工作既有被动的一面，也有更加主动的一面，是被动与主动的辩证统一。秘书必须正确认识和处理被动与主动的关系。只看到秘书工作的被动性，而看不到秘书工作的主动性，是一种片面的认识。这种误解必然导致秘书人员将自己置于被动地位，满足于领导让他们做什么，工作中遇到什么就做什么。没有任何主动性，他们肯定做不好秘书工作。另一方面，如果不承认秘书工作的被动性，无限夸大秘书工作的主动性，秘书人员就可能脱离其辅助地位，摆脱领导意图的控制，产生越权行为，这也会导致秘书工作的失败。正确的做法是，秘书不仅要不折不扣地贯彻领导意图和指示，而且要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，努力化被动为主动，不断开创秘书工作的新局面。这样才能满足领导工作的辅助需求。在被动与主动的矛盾中，主动是其主导方面，是决定秘书工作成败的关键因素。因此，秘书必须充分发挥他们的主动性。

五、规律性与出其不意的统一。

秘书工作既包括常规工作，也包括临时突击工作，这就形成了常规工作和突击工作的对立统一。

所谓常规工作，包括频繁重复的工作，如写作、办事、开会、处理信件、接待来访等。；还包括阶段性工作，比如年初的计划，半年年终的总结，重大节假日领导活动的安排等。日常工作往往是提前预见，在此基础上规划和开展的，秘书处内部分工明确。秘书人员只要各司其职，按章办事，就能保证机关的正常运转。秘书的日常工作有利于提高领导机关的整体工作效率，使整个机关像机器一样有效运转。秘书处要注意日常工作的连续性，妥善安排，定期向领导汇报。在日常工作中也要注意总结经验，积累数据，探索特点和规律。特别要对新事物敏感，善于从常规工作中发现新情况，研究新问题，提出新方法，避免因循守旧，固步自封。

所谓突击性工作，一方面是指需要秘书处理的突发、突发性事件，如重大灾害、社情、重大事故等事件，必须及时进行突击处理；另一方面，也指秘书临时完成一项突击任务，如临时受命调查某一事件，为临时决定的会议准备材料，为突然到达的上级检查人员提供相关信息等。所有这些，秘书都必须按照领导的要求来完成，不能拖延。处理重大突发事件，要求秘书人员有勇有谋，既要快速敏捷，又要沉着冷静；要完成这项突击任务，要求秘书人员具备过硬的素质、吃苦耐劳的精神、顽强的作风和快速的时效性。总之，做好惊喜工作是对秘书素质和能力的综合考验。

在秘书工作中，规律性是其主导方面，而惊奇则处于次要从属地位。两者相互关联，相互影响。秘书工作者要连续处理常规工作，并能应付突发的复杂情况，是不容易的。其实常规工作和突击工作是有内在联系的。秘书人员是否经验丰富，处理日常工作得心应手；对各类问题的背景材料了如指掌；我已经和各种办事渠道沟通好了，随时准备应对突发事件。秘书做好常规工作，注重总结经验、积累信息、加强预测，为完成突击工作创造了条件；完成突击性工作，可以有效锻炼和提高秘书的工作能力，对做常规工作更有帮助。这是秘书工作中规律性和出其不意的辩证统一。