秘书素养参考范文(2)

秘书言语交际是秘书职业活动中不可缺少的内容之一，其口头表达直接影响秘书工作的顺利开展和企事业单位的发展与生存，意义重大。因此，秘书必须加强自身的语言修养，使口头表达发挥有效作用。具体来说，就是要使自己的语言表达呈现出准确、得体、艺术、合理、有效的语言特征。

关键词:秘书口语交际语言素养

秘书这个岗位决定了他的工作范围，人际交往的拓宽，各种交际活动的频繁程度。秘书的言语交际是其职业活动中不可缺少的内容之一。现代秘书要善于写文件和领导讲话。笔墨共舞？，还要在接电话、接待来访、汇报工作、给政府提建议的时候？油嘴滑舌？。有的秘书善于谈吐和沟通，工作颇有成效，受到领导、同事和群众的好评；有些秘书常常对自己的人际关系感到困惑，处处感到不满，因为他们不敢说或不会说该说的话，汇报不清，重点不切题。虽然他们工作热情很高，但交流的局面始终打不开，对工作造成了一些甚至严重的影响。

的确，古往今来，由于工作岗位的特殊性，从秘书的领导使用到秘书本人，由？君子要言必信，行必果？、?病从口入，祸从口出？劝谏的影响，比如很多秘书？少说多做？作为自己的行为准则，过于强调和信仰？沉默是金？，免得？话多必失？到处都是？注意你的言行？许多秘书变得沉默寡言？内秀？。这种现象在很大程度上抑制了秘书的人格和自身能力的全面提升。

日本半川山一夫说？说话既可以创造人与人之间更好的关系，也可以破坏人与人之间的关系。这是一把双刃剑。？中国也有？一句好话暖三冬，一句坏话伤六月？声明。有的秘书不懂语言的双刃剑作用，说话不假思索就得罪人的情况屡见不鲜，或者不负责任，不负责任；或者模棱两可、模棱两可的话；或居高临下，盛气凌人；或者花言巧语，故作姿态；或者粗俗的俚语、粗话；或者人云亦云，报喜不报忧。

随着社会信息化的深入，秘书对于口头表达的语言素养要求会越来越高，以前简单？文书类型？我们的秘书已经不能适应形势发展的需要了。社会需要的是一个会思考、会写作、会说话的新秘书。新形势下，秘书的口语交际素养非常重要。秘书要善于理解、掌握和提供信息，在与领导、群众、同事的接触中要有良好的口头表达和口才。否则，秘书很难顺利完成所承担的任务。

一位香港商人与一家省公司讨论建立合资工厂的事宜。当他来到公司门口时，迎接他的公司秘书对他说:我们经理在楼上。他想让你去。？香港商人一听，心想，凭什么叫我去？他马上转过身来说，如果你们公司有合作的诚意，那就请你们经理来我酒店洽谈。？正是因为秘书表达不当，损害了公司形象，造成了不良后果。因此，日本的一些大企业在招聘员工时非常重视应聘者的口语能力，并因此将口语表达上的一些要求列为招聘的门槛。他们认为，企业是现代社会一台高速运转的机器，每个员工都是这台大机器的一部分。一个企业的员工会不会说话，直接关系到企业的生存和发展。只有口才好，能力强，才能很好地履行自己的职责。

秘书作为窗口部门的重要岗位，确实应该加强语言修养，提高口语表达能力。秘书语言沟通的目的是让对方理解和接受。秘书能否准确清晰的表达，尤其是艺术化的表达，能更好的促进对方的理解和接受，以及对你工作的配合。在口语活动中，用词因人而异。说话的时候，不要说不合适的话，要有分寸，要讲艺术，要能说会讲，讲得好，讲得有技巧，讲得恰当，讲得有说服力，讲得出意外。所谓的秘书？能说会道？也就是说，一个秘书要有很高的口头表达能力，能够把复杂的事情口授的清晰有条不紊，不啰嗦不讲道理，把事情说的清楚、巧妙、恰当、有艺术性，才能达到最佳的沟通效果。

如果一个服装公司的经理因为经济纠纷愤怒地找一个和他公司有业务往来的纺织集团的董事长，集团的董事长会因为还没有考虑好对策而派秘书接待他。秘书耐心认真地听完经理的陈述后说:我们非常尊重您和您的公司，我会如实向董事长汇报您的意见。？正是因为秘书用委婉温和的语言缓解了拒载，为主席考虑对策争取了时间，也为以后更好地处理纠纷创造了良好的条件。

一、秘书口语交际的一般素质

秘书说话的真诚、认真、准确、清晰、得体、得体，是秘书创造良好沟通环境、传递信息、使人际关系和谐的重要保证。

1.真诚沟通，善良为本，善解人意。

真诚是一个跨越时代和国家的永恒的沟通原则，也是每个人都期待的沟通方式。因为每个人都有安全感的需求，出于这种需求，人们希望自己能把握周围的环境，把握自己的人脉。在言语上给予对方真实和真诚，是获得信任的重要因素。真诚相待，表达的内容真诚朴实，感情的表达自然生动，谈话富有感染力。

秘书讲话时要注意避免说话粗暴、简单，不说假话、大话、空话；不要说不该说的，不要误传信息；不要随意做粗暴打断别人的事情；也不为取悦他人而奉承他人或只报喜不报忧；不要随意承诺。

另外，与人沟通也要提前做好准备，比如沟通的对象是谁，沟通的内容是什么，沟通的目的是什么，你希望达到什么样的理想结果，对方可能希望达到的结果，沟通的时间和地点，沟通时可能讨论的话题，沟通时如何表达和倾听，沟通时要注意哪些问题等等。，一定要提前了解和规划。所谓？知己知彼，百战不殆？。当然，在与客人沟通时也要协助上级处理好关系，做到细致、体贴、合理、克制；当上级处理问题不当或疏忽时，秘书要迅速弥补，始终保持单位与客人之间和谐有效的沟通氛围。

2.态度认真，语言礼貌，有涵养。

庄重有礼的态度和对他人的尊重，可以保证人际交往中的沟通顺畅，保护自己的人格不受侮辱。

学会礼貌得体地说各种话。不要在客人面前说不该说的话，不要在同事面前传达不该传达的意思，不要在领导面前说太多不该说的话。还有就是不要说闲话，不要说同事的坏话，不要诽谤别人。千万不要把自己过去的习惯性动作带入职场交流，尤其是与外界交流的时候，不要做出无足轻重的小动作，比如看手机短信、修指甲、打哈欠等。3.简洁、准确、得体，思路清晰。

在任何口头交流中，意思要准确完整，表述要清晰明了。英国哲学家培根曾经说过:谈话中的含蓄和得体比雄辩更有价值。？所以在沟通中，秘书要提前做好相应的准备，说话时要做到用词有别，注意分寸。最好用简洁明了的话来表达它的意思，让听者容易理解。简单易懂，口语化，使用简单自然的基本词和常用词，发音准确，吐字清晰，语调自然流畅，有助于沟通感情，传递信息。

二，秘书口语交际的实用性

由于秘书工作举足轻重的地位及其从属、政策、事务的职业特点，伴随着其职业口才特点:思想性强、实用性强、时效性强、知识面广。作为一名优秀的沟通者，秘书不仅要掌握一定的沟通方法和技巧，还应具备较高的专业素养、文化素养和内在素质。作为一名秘书，你应该在你的讲话中体现以下特点。

1.思想性强

秘书工作一直都是从属于某个企事业单位的，工作都是围绕着某个组织来进行的，为了保证领导和企事业单位的工作顺利进行。特别是我国的秘书工作是为各级党和国家机关、企事业单位服务的，是为建设有中国特色的社会主义服务的，这就使得我国的秘书工作具有很强的政策性和思想性的特点，在其语言表达上体现出很高的思想政策水平。

2.实用性强

(1)用于专门的业务实践。秘书在党政机关、企事业单位中起着承上启下的枢纽作用，在决策中的参谋作用，在上级管理日常工作和其他事务中的助手作用，决定了秘书工作的大部分内容都与单位集体或职工个人的实际问题密切相关，这就使得秘书的口头表达直接针对单位的实际和专门业务。

(2)涉及现实社会问题。秘书的口头表达直接或间接地涉及到实际的社会问题。随着社会经济的变化和发展，某些行业或基层企事业单位肯定会出现一些具体问题，书记在向上级反映、向群众解释时必然会触及社会存在的实际问题。因此，必须认真调查情况，积极面对，认真、积极、有效地解释和说明。

(3)密切联系本单位的业务。秘书工作的口头表达与单位的业务活动密切相关，这是由秘书工作的从属性质和辅助功能决定的。因此，他们谈话的内容应着眼于本单位的实际业务，适当、实用。

(4)触及工人群众的具体问题。秘书口头交流的许多内容会触及职工的思想和利益。秘书的日常工作经常面临职工非常关心的福利、技术岗位安排等具体的实际问题，以及职工心中的各种实际问题，这也促使秘书围绕这些问题进行有效的解释和说明。

3.时效性强

秘书工作的枢纽地位决定了秘书口语表达的时效性。一个单位的日常管理往往由一个秘书监督。因此，秘书在执行党和国家的方针政策及企事业单位的规章制度时要及时，在处理管理问题和专业技术问题时要有紧迫感，对客户和内部职工反映的问题要迅速及时地回答，在谈判等沟通活动中要迅速有效地进行对话。

4.涵盖广泛的知识

秘书是一种特殊的社会角色。他应该像心理学家一样敏锐，像外交官一样善于处理各种沟通关系。秘书工作的内外联系功能决定了秘书在工作中要面对各种各样的人，回答各种各样的问题，如处理方针政策等。涉及专业知识的，要熟练运用专业知识进行宣传讲解，以解决生产经营中的实际问题；涉及文化知识，积累丰富，胸中清明，厚积薄发；涉及心理学知识，识别心理需求，了解并学会分析他人的人格心理，以丰富的心理学知识进行沟通协调，准确理解他人意图，了解他人立场，融洽人际关系，掌握主动权，知道他人好话，进行谈话？正是你想要的？。秘书知识丰富，善于把握和开拓话题，敏锐敏感，熟练运用谈话方法和技巧，在自然和谐的谈话中迅速了解对方的性格和品格，把握对方的心理和需求，使沟通和谐有效。

第三，秘书的口头沟通艺术

秘书作为领导与各单位各部门沟通的重要桥梁，口才好、和蔼可亲是不可忽视的技能。荀子说:？话可以说，行动可以做，这是国宝。？一个称职的秘书不一定是演说家，但一定要能言善辩，和蔼可亲。说话是一门艺术，秘书的口头表达需要更多的高度和境界。秘书只有具备良好的素质和素养，并以其出色的口才进行沟通，才能协调关系，辅助政府参政，为工作的顺利进行打下坚实的基础，从而积极有效地推动工作。

1.善于倾听，表现出真诚

倾听是对他人的尊重，也是建立良好关系的前提。认真倾听对方的故事，你会更深入地了解别人，客观辩证地认识和对待自己。你听得越多，你掌握的信息就越全面，彼此就越容易成为好的交谈伙伴。听好是说好的捷径。在交际场上，能言善辩的人不一定善于交际，善于倾听的人才是真正善于交际的人。会说，有锋芒的时候，会有夸大的损失。静静听不仅没有这些缺点，还有听别人说话的优点。认真倾听，仔细观察，有助于少发表不成熟的评论，避免不必要的误解。美国杰出女商人玛丽？凯曾幽默地说:？一个优秀的管理者应该多听少说。也许这就是上帝给我们两只耳朵一张嘴的原因吧！？所以，提高口语表达能力，良好的听力习惯是前提。

(1)尽量不要打断演讲者的话题。在倾听的过程中，无论你多么渴望一个新的话题，多么想表达自己的观点，都不要打断说话人的话题，而是默默地把自己想说的话记在心里，直到对方讲完，再表达自己的观点。说话人最讨厌的就是别人打断他，因为很容易让说话人误会你打断他的思路是因为你不尊重他。

(2)巧妙地表达自己的观点。在面对面的交流中，要认真倾听，不要表达或坚持与对方明显不同的意见，不要表露自己的不良情绪，即使有委屈也不要生气。耐心而富有同情心的倾听会化解你的委屈，使人变得通情达理，因为对方希望听者认真倾听自己，或者希望听者设身处地为自己着想，而不是给他建议。但你可以借助对方的证据，机智地提出自己的意见。比如对方说完，你可以重复他说的某一部分或者某一个观点？正如你指出的，我想？、?我完全同意你？回应回答，证明你在关注他说的话，认同他说的话，让对方把你介绍成知音，然后你就可以婉转的提出来了？我还是觉得这样没关系？让对方容易接受你的建议。(3)善于从字里行间去揣摩。一个聪明的倾听者，不仅要满足表面的倾听和理解，还要善于在交谈中营造轻松自然的氛围，促使对方积极交谈。他善于从说话人的言语中听出话语和话语背后的声音，从他的语言情境、语言姿态、细微的肢体动作中发现隐藏的信息，把握说话人的真实意图。这样才能达到真正的交流。

(4)善于互动应对。对方说话时，注意倾听，随时以语言或其他方式积极回应，并给予必要的反馈。首先，要真诚。虚心倾听。与对方交流时，稍微靠近说话者，看着对方眼睛和鼻子的三角区域，保持五到十五秒的目光接触，用你的注意力让他感受到你的尊重和虔诚，赢得他的认同，取得他的信任，让他畅所欲言。其次，要集中精力。认真听，不要三心二意。如果时不时给对方一个微笑；同意对方的意见时，可以轻轻点头；当你对他说的话感兴趣时，露出你的微笑。嗯？、?哦？、?后来怎么样了？让对方感觉到你不想漏掉一个字，你是真的在倾听和鼓励，渴望他说的话；在别人说完之前，不要打断他。有这样敬业的态度，对方也愿意吐露心声。

2.适当重复凸信息

无论你是在接受上级的批评，还是在听客户的介绍，当对方讲完后，你一定要把双方谈的要点提炼并重复一遍。特别是重要工作、会议、业务面谈的时间、地点、金额等重要信息要再次核对，有效避免差错，确保工作顺利开展。

3.阳光微笑传递温暖

微笑是人与人之间最直接的表达，也是传递感情最直接的方式。西方有句谚语:？只有微笑着说话的人才能肩负重任。？人际交往是一个互动的过程。当你微笑的时候，对方会不自觉地被你感染，不由自主地爱上你，一开始还会对你微笑。谈话气氛融洽和谐。微笑可以拉近人们的距离。当你在工作和生活中遇到困难的时候，往往可以微笑着解决很多难题，带来成功。

4.真诚的赞美融化了真理

莎士比亚曾经说过:？赞美是照耀人心的阳光。？心理学家威廉？赫雷斯也说:？人性最深层的需求是渴望别人的欣赏。？赞美就像一首协奏曲，和谐悦耳的声音让人着迷；赞美就像润滑剂，可以调节他们之间的关系；赞美就像温暖的阳光，让人感受到世界的温暖。每个人都想得到别人的肯定，确认自己的重要性，所以非常渴望别人的欣赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。丘吉尔说:尽你所能赞美他人。？所以秘书在沟通的时候不要吝啬赞美。

每个人都喜欢被表扬，但表扬要恰到好处。当真诚的赞美给对方带来快乐和积极的满足感时，你也享受到了一种喜悦和人生的乐趣，这是一种非常难得的感觉。真诚的赞美来自内心深处，是灵魂的感应，是被赞美者的羡慕和敬佩，能让对方受到感染，产生* * *。真诚的、发自内心的、友好的、无私的、恰当的赞美，不仅会给对方带来快乐，赢得对方的好感，还会得到对方真诚的理解和热情的支持，帮助我们做好工作，过上幸福的生活。

5.幽默的谈话促进交流

幽默是社交的润滑剂，有时候一句幽默的话会让尴尬无聊的场面解脱出来。人际交往中，当双方对某个问题不清楚，影响正常工作进程时，秘书的说辞是什么？我们都是为了* * *的利益，那就先说说* * *吧。往往会让谈判顺利进行，彼此的意见也会有磨合。

但在工作中，秘书要适当运用幽默，因为秘书的特殊地位决定了秘书的特殊地位。秘书是公司的吗？窗户？接触的人多，为人稳重，思维敏捷，能够应付世事。业务员谈业务，要见老板，推销的其他高管也有最终决定权。秘书是这样说的:对不起！我们老板很忙很忙，所以他现在没有时间接待你。这件事你可以找我们的专属主管。？业务员还是不依不饶的说:你老板一天做一万件事，我觉得他不会太重视我！？秘书笑着说，不好意思，你来之前我们老板已经做完一万件事情了。？业务员听了这话，笑着知趣地去找主管。在这里，秘书用了一点幽默为老板挡住了不必要的麻烦，同时也没有给外人留下这家企业服务态度差的印象。

沟通是维护对方面子的艺术。从心理学上来说，谁都不希望自己的行为被别人强迫或干涉，太直接或赤裸裸的威胁，只会导致对方的逆反心理。幽默的沟通语言不仅能体现秘书的优雅和亲切，还能给别人带来尊重和心理安慰，赢得对方的好感和理解。

委婉地拒绝好的形象

秘书工作并不意味着领导说什么都要服从或答应去做。同样，当客人或同事提出不合理的要求时，单位或秘书做不到或完全做不到，也要学会委婉拒绝，把不合理的事情说出来。拒绝的时候态度要明确不含糊，有些事情一定要有原则。但是在讲述的过程中，你要尽可能的说明原因，并且真诚的道歉，不要伤人。这种婉转拒绝的艺术，既保护了别人的面子，也保护了自己的形象。

7.速度适合好的节奏

说话时掌握合适的节奏，对于有效的沟通是不可或缺的。一个好的秘书通常通过停顿来调整他讲话的节奏。以正常语速说话的过程中适当的停顿可以吸引听者的注意力，有意的重音也可以使听者及时抓住内容的重点。秘书和上级每天都很忙。秘书为了节省时间，在向上级汇报情况或工作时，总想快点说完这句话，而忽略了上级是否在听，妨碍了工作。所以，说话的节奏需要合理把握。

总之，说话是一门技能，也是一门艺术，当今社会是一个讲究人际交往的时代，是一个以口才得天下的时代。俗话说，言出必行，言出必行。语言是人类，尤其是秘书开展工作的有效沟通工具。语言是人类表达思想的载体，是人类繁衍以来积累的、不可或缺的成功智慧。秘书的一生是在社交中度过的，话语交流伴随着每一个瞬间。良言是生活的调味品，事业的推进器，家庭的和谐之歌，自我实现的凯旋。因此，秘书必须掌握说话的艺术，这样成功的沟通才能促进她的事业和她自己的成功。

参考

[1]菲菲。成功秘书特有的说话和处理事务的技巧[M]。北京:海潮出版社，2002

[2]吴，赵毅。秘书素养[M]。上海:上海文化出版社，2007

[3]谭依平。现代专业秘书实务[M]。北京:中国人民大学出版社，2007

[4]陈国强。办公室礼仪与口才[M]。北京:中国经济出版社，2008

[5]黄高才，刘，。如何提高口语交际能力[M]。北京:北京大学出版社，2012: 128-140。

[6]鲁·。秘书的口头沟通技巧[J]。秘书，2008 (10): 18-20

[7]曾。秘书口头表达的艺术技巧[N]。西昌学院学报？社会科学版，2005，12(17)

[8]张虹，吕林。演讲和口才[M]。成都:电子科技大学出版社，2007: 29-62

[9]鲁·。秘书与上司的沟通技巧[J]。秘书，2008(11):16-19。