国家公务员网络咨询:论文式公文写作指南
第一部分:应用型公文写作指导
一、应用型公文概述
公文是一种特殊的文体,它既是处理公务活动的产物,又是组织公务活动的工具。作为一种实用性很强的文体,随着社会经济活动的日益频繁,它越来越受到人们的重视和广泛应用。
《国家行政机关公文处理办法》指出:“行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范样式的文件,是依法行政和公务活动的重要工具。”
这个概念,首先揭示了公文的含义。公文是党的机关“实行领导,办理公文”的文件;而行政文书是“行政机关用于”行政管理的“文件”。将公文与主要提供信息的报刊上发表的一般文章区分开来。
其次,指出公文的性质。新闻、时事通讯、小说等。发表在报刊上,任何有兴趣的人都可以阅读欣赏,不必在现实生活中实施;而公文则具有“特定效力”或“法律效力”。在其有效范围内,不按其要求执行的,追究相关人员责任。
最后,对公文格式的特点进行了说明。一般的文章是“没有肉体,但有一般的需要”;另一方面,公文有“标准格式”和“标准体例”,不存在随意性。
二,应用型公文的特点
提交人的合法性
公文的作者和其他文章的作者不一样。其他文章的作者可以是个人,也可以是单位,也可以是组织,可以用真名或笔名发表。公文的作者只能是依法成立的,能够以自己的名义和法定代表人行使权力、承担义务的组织。也就是说,只有党的机关、人大、行政机关、CPPCC机关、人民团体、企事业单位和其他合法的社会组织才有权发布公文。
以机关领导或法定代表人名义签发的公文,不代表个人或法定代表人,而是代表法制机关(或组织),体现法制机关(或组织)的权限和意图。以机关名义制发公文时,必须书写机关或单位的真实名称;如果文件是以或法定代表人的名义发出的,必须签署其真实姓名。无论以什么名义下发公文,都不能签假名。任何个人不得以假机关名义发布公文,否则将受到法律追究。当然,公文的法定作者只能签发与其法定权限和地位相称的公文,否则此类公文无效。这是公文作者及其权利义务合法性的基本含义。
(2)权威的效力
如前所述,公文是由法律作者制作和发布的,在其职责范围内具有法律效力和权威。要求其下属机关、单位或个人必须遵守,不得违抗,否则将受到法律或规章制度的制裁。特别是党和国家机关发布的公文,往往与党的路线方针政策和国家法律法规密切相关,反映党和国家机关的指挥意志、政策意图、行动要求和人民群众的根本利益,体现党和国家机关的法律权威,是组织党务、管理国家的重要工具。公文的权威性是其他任何文章都无法比拟的。
(3)内容的开放性
公文是党政机关、社会团体、企事业单位为了给予情况信息、呈现情况信息、沟通解决具体问题或达到特定目的而创制的。公文的创制,无论是他人起草的,还是个人自己起草的,都只能是为“公务活动”而创制的,都是为了反映和传达“公务”信息而创制的,其内容范围和性质目标由党纪国法规定。相对于其他可以表志、抒情、咏事的议题,具有具体的官方内容是公文的另一个重要特征。
第三,公文语言
语言是表达思想的工具,是构成公文的细胞。写公文时,一定要重视语言的运用。
(一)公文的语言特点
虽然公文、一般文章、文学都使用语言,但由于反映的对象和内容与读者不同,语言也有自己的特点。
1.尊严
公文要承载和传达党和国家的方针政策,发布法律法规等命令性文件,同时还要承担传递信息、宣传教育、协商工作、协调关系的重任,这就决定了公文语言必须庄重。为了使公文语言庄重,我们应该做到以下三点:
(1)现行公文在长期的公务活动和创制公文的实践中,逐渐形成了一套常用的规范化、定型化的公文。比如开篇的话里就有:根据、依据、符合等。;原因有:因为,因为等。;目的是:为了,为了等。为此,特作如下规定,并将有关事项通知如下;结束语是:请回复,此处举报,此处回复等。此外,还有称谓语、认可语、处理语等等。
(2)书面语言。书面语因其稳定性、概括性、规范性,比口语更庄重。
(3)选择生气勃勃的文言词语。因为文言文词语简洁、概括、庄重,如“给”、“有”、“有”、“知道”。
2.公平
平实是指公文语言直截了当、平实朴实、实事求是。它要求公文的描述要实用、准确、无误。为此,我们必须从以下两个方面努力:
(1)小心使用形容词和修饰语。公文语言,因其传达方针政策、信息、动员社会、协调关系,应真实反映公务活动和事物的本来面貌,使读者了解和掌握实际情况。因此,慎用形容词和修饰语是公文创作者必须注意的问题。
(2)说实话。所谓说真话,是指符合客观事物真实情况的话。在事实面前,一个说一个,两个说两个。决不能说大话、撒谎、说空话,也不能像文学作品那样铺张事实、夸大气氛、编造情节。
3.标准的
语言规范化是指语言表达的标准化和规定化。主要表现在以下三个方面:
(1)用规范词。书写应按国家公布的简化字表书写或打印,不允许出现错别字。
(2)用词要规范。这主要是指在官方文件中经常使用的具有特定含义的特殊短语和经常组合在一起的词语。如“本局”、“本部堂”、“鉴于”。
(3)文体要规范。规范公文文体,就是要使用现代书面语,从表达方式上主要使用记叙文、说明文、议论文语言,慎用描写性、抒情性语言。
(2)官方文件中特定术语的例子
1.开场白
称谓:如你的办公室(局、处)、这个办公室(局、处)、这个同志、这个办公室(局、处)等。
表达依据、理由和目的:根据、为了、鉴于、跟随、由于、检查、做等。
2.过渡条款
如下指示,作出如下决定(决定如下),特通知(通知)如下,报告如下,答复如下,函件如下。
3.介绍术语
如果你知道,请知道,收到,收到,收到,收到,收到,收到,收到,检查,收到等。
4.处理条款
如经、经、商经、请经、经、经,即经,一直、现在、将来、指示。
5.应用条款
请,请,请,请,请,请,请,请,报,望,望,望,望,请回复,请指示,请回复,请指示,请转发,望遵照执行。
6.公式
如可行、同意、遵守、批准、不可行、不同意、统一原则、依此办理、依此执行、中止执行、遵守执行、参照执行等。
7.结尾词
如果你期待它,你被告知,被告知,被宣布。