ERP发表论文的英文翻译
首先，基础数据覆盖面广，涵盖了企业中所有可见和不可见的信息。物料基本信息、产品结构数据、会计科目、供应商和客户信息、部门、工厂、仓库、车间信息等等都是可见信息，手工操作时也会用到。不可见的信息，如单据类型、仓库性质、计划参数等。，不会涉及手工信息管理，而会影响系统计算。
另外，基础数据准备的工作量较大，上述信息的记录数量从几条到几十万条不等，每条记录可以包含上百个字段。两者的乘积简直是天文数字，项目延期的原因通常90%来自基础数据整理。
数据的正确性是最重要的。基础数据是很多程序正确运行的基础。例如，物料计划和生产计划是根据物料档案中设置的提前期、库存和BOM结构来计算的。任何一个数据与现实不符，规划结果就没有指导意义。
正是因为基础数据的这些特点，采集准备工作繁重，组织难度大，一般需要多个部门的协调，人力和时间的投入比较大，有效期长，所以阻力也大。
为了帮助企业更有效的实施ERP，我们来谈谈如何快速、低成本、低错误率的完成基础数据准备。
步骤1:确定工作范围
首先根据ERP项目的范围确定需要准备哪些数据，然后确定参与部门和人员配备，再确定工作计划。切记不要把所有工作都只交给一个部门甚至一个人，一定要充分认识到这项工作的难度。还应在工作计划中安排定期会议，以促进工作人员之间的沟通。
步骤2:建立必要的编码原则。
ERP软件对数据的管理是通过编码来实现的，编码可以唯一标识数据，并贯穿于以后的查询和应用中。编码原则的确立是为了使后续工作有一个可遵循的原则，也是为了对复杂的数据确定数据库能够识别的唯一识别方法。所谓磨刀不误砍柴工，切不可急于求成，忽略了这些重要的工作。
另外，编码原则的制定属于企业级标准的制定，应按照ISO9000标准进行制定和管理，尤其是对于大量的基础数据(如物料主文件的编码)，方案必须由多个部门共同确定。
第三步:建立公共信息。
建立的公共信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、币种代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中引用，数据量不大，用较少的时间和人力就可以完成。如果在整理其他数据时发现缺少公开信息，整体效率和进度都会大打折扣。
第四步:确定BOM结构(根据企业情况可选)
如果企业应用生产系统、计划或产品开发模块，BOM是必要的基础数据。首先要明确原材料和半成品、半成品和产品之间的层级关系。这一步的难点是半成品的设置。半成品的层次设置少或者不设置，以后的统计分析就无法精细化；如果有很多半成品，数据量会大大增加。如遇以下情况，半成品应进行编码管理:建立半成品库存台帐，或采取安全库存管理，半成品对外销售或用于售后服务。另外，半成品尽量不需要编码，不需要录入软件系统。BOM每增加一层，物料信息的数据量就会相应增加。我个人的看法是，可以用尽可能少的BOM步骤来控制工作。
第五步:收集第一手资料，收集不同部门的原始离散数据。
在这些离散的数据中，只有一个基本的物料信息，字段包括生产、采购、销售、库存和财务信息。这一步要用统一格式的表格在各个部门之间交叉循环，让各个部门在表格中填入与自己相关的数据，完成后传递给下一个部门，以此类推，直到这一步完成。工作中要注意传输的安排，提前确定传输路径。为了保证工期，不同部门可以同时开工，然后交叉通行，也可以一个部门完成一小部分再传给下一个部门。同时，每张下发的表格都统一编号(唯一)，并在部门间交接时进行记录，既能控制进度，又能避免数据丢失。
第六步:检查数据
(1)完整性检查:完整性是指记录的数量是否完整。你可以请企业中有经验的人来审核或计算总数，并与历史数据进行比较。同时，我们也应该检查字段的完整性。所有ERP软件都有必须输入的字段。如果缺少这些字段，系统将会不稳定，例如物料的提前期和默认仓库。另外，还有一些字段是软件不需要的，对企业未来业务和统计分析有用的字段也要纳入考察范围，比如客户分类、地区等。
(2)正确性检查:正确性的范围很广，这里不需要我一一解释。企业可以根据自己的需要制定检验原则。有些错误，比如账户是资产类的，但是人为错误录入为负债类，有些材料是采购的，但是录入自制件，一定要在系统上线前发现并改正。
(3)唯一性检查:要从两个角度检查数据的唯一性。有许多常见错误被编码到同一个代码中。如果后期录入系统，成熟的ERP软件会提示代码已经存在，拒绝接受。同时，一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝。这种错误是ERP软件发现不了的，必须人工发现，否则上线后会出现多次核算错误。
在纠错的同时，要做好数据版本的控制，这在涉及多个部门的数据整理工作中尤为重要。曾经有一个客户，很多部门同时在修改同一个文档。修改后的文件中只有自己的部分数据是正确的，其他部门的数据仍然是错误的。输入数据时，无论是谁的数据，都是不可接受的。您必须用正确的数据替换错误的数据，并将它们合并。可以看出，每类数据都要设置负责部门和负责人，负责人会在每次修改后更新文档的版本，旧版本的数据也要保存。这样做可以把误操作的损失降到最低。
第七步:将数据输入软件系统。
输入前，基础数据的原始文件应归档。对于电子文档保存的数据，应进行备份，并注明整理人员、完成时间和最终版本。如果是打印的纸质介质，应保存在专门的文件柜中，作为重要文件管理。
接下来的入职工作是艰苦枯燥的重复性工作。常用的输入方式有手动输入和工具导入。这些方法各有利弊。
(1)所有软件都提供了录入接口，可以动员人员逐项录入数据，或者利用软件的复制功能复制相似的数据，然后修改关键字段。这种方式相对安全，同时完善的ERP软件可以自动检查错误，大部分前期没有发现的错误可以被系统提示并禁止进入，保证了数据的准确性。这种方法的缺点是工作量大，完成时间与记录数成倍数关系。如果数据量不大，推荐使用这种方式，安全可靠，后期检查工作量也小。
(2)如果项目组中有数据库专家，在人力和时间上无法实现手工录入，可以采用直接导入数据库的方法，这种方法的优点是效率高，完成时间是数据表数量的倍数。缺点是隐藏错误多，不好查。有一次一个客户上线几个月后发现问题，反复核对后发现数据中有一个字段空缺，但输入的数据可以由系统自动填写。如果采用这种方法，在前期的检查工作中要设置严格的检查步骤，特别是在正确性检查中，重要的字段要逐一检查，并且这项工作可以借助各种软件技术手工进行。
(3)另一种方法结合了上述两种方法的优点。有一次，一位客户开发了一个模拟手工作业的程序。基本原理是从电子表格中读取记录的第一个字段(模仿人眼的功能)，然后在ERP输入界面中的相应字段中输入数据(模拟人手的操作)，再次读取下一个字段，并再次进入程序。这个记录完成后，转到下一个记录。该方法使用程序的输入接口进行输入，继承了接口输入的错误功能。同时，相对于数据导入，它可以24小时工作，无需人工干预，速度也很高，但需要高水平的程序员。到目前为止，只有一个客户成功地采用了这种方法。
步骤8:系统检查
完成录入工作后，还是不能完全放松，一定要再检查一遍。这时候最好的办法就是用软件程序对数据进行测试，比如将数据库备份到新的数据库中，在新的数据库中重新做一遍企业常用的流程，通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。
在收集和整理两个步骤中，企业根据员工的技能和特长，通常会使用一些工具和软件来辅助数据收集和整理，如MS Excel、Access、FoxPro和SQL server等。使用工具软件不仅可以大大提高收集整理的效率，更大的优势是可以查错。大多数错误都可以通过一些简单的指令找到。如果依靠人工比对和检查，所需的时间和工作量是企业难以承受的。
上文讨论了企业资源规划项目的基本数据整理过程。具体项目要在实施者顾问的指导下进行，系统的保障也要及时跟上。在做数据整理之前，有些企业采纳了实施者的建议，建立了奖惩制度。输入数据按0.02元计算，检查后发现输入数据有误，扣0.04元。一个系统不仅提高了输入人员的积极性，同时也促使输入人员进行一次认真的检查。
ERP基础数据准备的重点不是数据本身。严密的计划和合理的组织是完成这项艰巨工作的最好手段。