高校档案录入工作中存在的问题及对策

高校档案馆是学校各部门保存档案和利用档案的基地。档案录入是高校档案工作中最基础也是最困难的部分。由于这项工作需要与学校相关档案部门合作完成，直接关系到档案的整理、编目、保管、检索、统计、编研、利用等各个环节，也是提高档案质量、丰富馆藏、改善馆藏结构的重要环节。因此，研究和探讨高校档案进馆工作，更新工作理念，改进工作方法，对于提高档案利用率，扩大档案影响具有重要意义。下面，笔者结合实际情况，谈谈对高校档案进馆工作的一些认识和体会。

(一)高校档案进馆工作存在的主要问题

1，部分备案单位备案意识淡薄。由于对《中华人民共和国档案法》知之甚少，一些单位的工作人员还没有认识到档案的重要性，思想认识上往往存在一些误区。他们认为在工作中形成的档案应该属于自己的部门，不能无条件地交给档案馆。一些归档部门为了自身的方便，不愿意移交或不移交全部档案，违背了档案集中统一管理的原则。

2.各级领导没有给予足够的重视。众所周知，档案工作并不是高校的主要工作，所以一些部门领导并不十分重视。另外，兼职档案员在工作中得不到领导的支持，工作难以开展，导致积极性不高，变动频繁，影响档案工作质量。

3.归档文件收集不全，档案种类不丰富。有些单位由于认识上的偏差，没有及时收集归档应归档的文件。比如有些部门的文件只是请示，没有经过批准，不能反映一个事件的前因后果。一些部门签订的协议、合同都掌握在个人手中，导致不能及时向档案馆移交档案，甚至缺少重要材料。有的部门只重视文书档案，忽视声像档案和实物档案的归档，对其重要史料价值和在档案工作中的地位和作用认识不够，以致收集的档案不全，与要求相差甚远。

4.图书馆的档案没有严格按照规范的要求进行整理，达不到质量标准。进馆文件档案往往存在保管期限划分不准确、卷内目录填写简单、参考表填写不完整、装订不整洁、检索工具不完善等问题。一些音像和实物档案没有解释和标记，这使得档案馆的专职工作人员很难开展工作。

(二)档案进馆的对策。

1，要做好档案进馆宣传，提高档案意识。一是争取学校宣传部门的大力支持，在学校广播和校报上宣传，引起全校的广泛关注，进而提高广大教职工特别是各级领导和有关人员的档案意识。二是档案馆要主动加强自身宣传。我校档案馆在学校宣传走廊的固定版面上宣传档案知识，并定期更换，收到了良好的效果。一些重要档案和照片的展出，引起了广大教师的关注，起到了良好的宣传作用。第三，专职档案员要经常深入档案部门宣传档案法，与各部门领导和兼职档案员沟通，使其认识到档案录入的重要性，保证档案录入工作的顺利完成。

2、提高各级领导的重视程度。做好高校档案进馆工作不仅是档案的事，也是归档单位乃至全校的事，而各级领导的重视是做好档案进馆工作的重要保证。只有领导重视，专职档案员才有工作动力，兼职档案员才会真正重视。高校档案馆正在加大宣传力度，让人们不仅要了解和重视档案，还要努力收集档案的利用效果，建立健全档案借阅登记、利用效果信息反馈、随机跟踪调查等规章制度。，探索利用档案取得明显成效的典型事例，并广泛宣传。只有这样，才能加深广大职工对档案工作的认识，激发他们的利用热情，才能获得各级领导和档案部门的支持与配合，才能营造档案工作的良好氛围。

3、对兼职档案员进行业务培训。我校主要采取三种培训形式:①由于学校档案馆隶属于学校办公室，档案馆馆长要在全校办公室人员年度培训会上进行专题讲座，对各级办公室人员进行培训。从学校的实际情况来看，兼职档案员基本都是由各级办公室人员组成，所以这次会上的培训效果很好，影响也很大。(2)召开档案工作会议。举办档案进图书馆知识讲座是会议的重要内容。阐述了档案的收集、整理、质量标准和分类号，明确了入馆档案的质量要求和移交档案的注意事项。(三)各类档案的专职管理人员应当对本部门的兼职档案员进行培训。这边走。可以分解成几个部分，让训练更有针对性。当兼职档案员对档案入档有疑问时，专职档案员可以及时与兼职档案员沟通，解决他们的问题，并在到各归档部门指导、检查档案入档时，对档案业务给予说明和建议。通过专业培训，不仅使各部门兼职档案员增长了档案录入知识，而且提高了管理水平和业务水平。

4、加强对档案进馆的检查和指导。针对档案入馆的实际情况和档案入馆的质量问题，档案专职人员应积极做好档案入馆的检查和指导工作。要求各归档部门在收集整理档案时，严格执行档案管理的各项规章制度，确保档案入馆的规范性。目前我校档案馆使用的档案管理软件(网络版)运行良好，使档案馆与档案部门的关系更加密切。专职档案员可以监控档案中各个归档部门的工作进度，发现问题并及时纠正，从而最大限度地保证入馆档案的质量。入馆档案齐全，编目科学规范，检索工具完善。同时，加强了声像档案、实物档案和入馆资料的接收工作。

总之，应采取一些有针对性的措施，解决档案进馆工作中的各种问题，才能取得实效。随着信息时代和知识经济的到来，档案工作也应与时俱进，不断创新。要以档案进馆为契机，加强档案信息资源建设，丰富馆藏，改善馆藏结构，全面推进档案基础业务建设，以适应新时期档案工作发展的要求，使档案工作更好地为高校现代化建设服务。

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