浅谈中小企业库存管理的问题及对策

论文关键词:中小企业库存管理论文摘要:本文详细分析了中小企业库存管理的现状及存在问题的原因，结合集体企业实际工作中遇到的内部管理问题，阐述了加强库存管理的重要性，并提出了切实可行的库存管控策略，有效地促进了企业的快速发展。0引言近年来，随着我国市场经济的不断完善，全国各地的人们比过去更加关注中小企业的发展趋势。作为中小企业，不仅需要国家为其创造良好的外部环境，还需要自身“打铁还需自身硬”。从加强企业内部管理入手，挖掘企业内部潜力，充分利用船小好掉头的优势，形成良性的“造血”功能，锤炼打造。1存货管理的重要性企业为了保证生产经营过程的连续性，必须有计划地采购、消耗和销售存货，存货是生产经营过程中不可缺少的资产，是保证生产经营活动持续、顺利进行的必要条件。企业对存货管理的重视程度和管理质量直接反映了企业存货平均占用资金的巨大差异。实践证明，加强库存控制和管理，会使濒临绝望的企业起死回生，相反，会使有活力的企业逐渐陷入困境。实施存货控制管理的关键是控制存货占用总量是否合理，构成存货总量的各项存货比例是否适当，分析和查找企业存货占用不合理和积压的原因，从而采取措施控制存货储备，降低企业存货平均资金占用水平，提高存货的流通速度和总资产周转率，最终提高企业效益。由于中小企业或乡镇民营企业正处于创业和积累资金的发展阶段，如何使中小企业的存货价值最大化，降低持有存货的成本和风险，是企业发展中需要解决的重要问题，也是提高企业经营效率和盈利能力的重要途径。2库存管理现状长期以来，中小企业的管理呈现出基础薄弱、起点低的特点。其管理仅仅停留在传统的、粗放式的单打独斗的管理层面，没有健全完善的内部管理制度，没有认识到或重视企业库存控制与管理是生产经营过程中的重要环节。2.1内部控制制度不健全，岗位责权利不明确。由于企业员工较少，管理部门相互兼职较多，产供销关键环节缺乏市场预测和有效监控。往往是一个人说了算，负责完成采购、销售、付款、收货的全过程，办理入库手续。比如某总公司组织对60多家关联企业进行资产清查，尤其是在存货管理方面，暴露出很多问题。实际资产盘亏近50%，存货损失严重，账实不符，采购不受控，销售不监管，反映出存货占流动资产的比例过高，存货周转率慢，给企业造成了不可估量的损失。由此可见，库存管理对企业的生存和发展有着极其重要的影响。2.2存货储备不合理，资金占用过多根据分析提供的资料，一般情况下，中小企业平均存货资金占用为流动资产总额的40%-50%，也可以因行业不同而不同。企业往往从一开始就忽视了对存货的管理，不关心存货占用资金的多少，发展到存货的积压，就是流动资金严重不足，无形中积累了大量资金，明显减缓了资金周转，一定程度上影响了正常的生产经营活动，使存货成本难以控制。这是长期困扰企业发展的共性问题和难点。某公司关联企业01-05年财务数据反映，由于存货变现缓慢，大量资金积压在存货中，迫使企业负债经营，资产负债率在90%以上；流动性和速动性的比例也清晰地反映出生产经营所需的物资和债权人的偿还能力无法得到保障，财务风险极大。2.3存货管理不规范，造成账实不符和信息失真。有些企业只关注眼前利益，而忽视企业的长远发展。账务处理不规范，实现销售未取得销售收入，未按实际情况结转库存产成品，未对收回的货款进行核算，形成资金外循环，导致库存账面数大于实际库存数，与账实不符。在一些关联企业之间的商品调拨中，双方不签订代销合同，代销或赊销的商品不如实计入存货，导致实物数量大于账面数量；有的企业不按规定设置保管员岗位，不按规定设置明细账。例:2003年初，某总公司聘请中介机构对所属60多家企业进行了全面审计，并组织开展了企业会计基础工作的规范检查。在检查和规范检查过程中，反映部分企业未定期盘点材料，保管员岗位职责不到位，出入库手续不健全，单位消耗的产成品材料和人工成本不够准确，造成核算不清、成本不实、会计信息失真。3加强存货管控的对策针对上述中小企业存货管理中普遍存在的问题，结合某公司所属部分企业近年来的实际情况，实施了以下相应的存货管理策略:3.1建立健全内部控制制度，充分发挥存货内控制度的作用。目前，一些企业对存货内部控制制度的建立还不够重视。比如采购、生产、销售相关部门和岗位职责权限不明确，忽视岗位的分离、制约和监督。往往存在部门推诿责任或者一个人说了算的现象，导致库存过多，资金占用过多，给企业带来难以估量的损失。主要原因是没有建立和完善存货的内部控制制度。中小企业要依据《会计法》和《公司法》完善法人制度，履行法人权利和义务，组织建立存货内部控制制度，结合企业生产经营特点，规范存货采购、消耗和销售，建立供应商和销售商信息档案，加强对其信誉和资质等级的管理，进一步明确各职能部门的岗位职责，严格执行不相容岗位分离原则。如企业法定代表人对会计工作和会计资料的真实性、完整性负责，会计人员、业务人员和保管人员的职责权限必须相互分离、相互监督、相互制约，可以有效防止营私舞弊、以权谋私的发生，控制和降低存货成本，维护中小企业利益。近年来，a公司所属企业通过加强管理，实施规范化管理，逐步建立和完善了相关内控管理制度，取得了良好的效果。如中小企业应采取招标比价采购物资、不定期检查下属企业购销合同执行情况、加强各项指标考核、定期轮换会计人员等措施，达到控制存货采购成本、减少资金占用、加快存货资金周转的目的。3.2重视企业管理人员的培训，提高其综合素质。资料显示，中国的中小企业基本分为两类。一是上世纪90年代初，一些国企为了解决职工家属和子女就业，成立集体企业，规模比较小，主要是养人；第二，改革开放后，一些先富起来的个人投资的乡镇私营企业也呈现出规模小、基础弱、管理模式灵活的特点，普遍采用传统的家族管理模式。比如小规模农户观念强，对招聘经理的使用有多重情绪，忽略了思想和业务素质的要求。所以中小企业存在生产技术靠摸索，内部管理杂乱无章，不分析企业盈亏的现象。其中一个主要原因是法人或管理者的素质普遍较低。为了适应市场经济的发展，企业不应该总是停留在“小打小闹，小赚一笔”的经营理念上，而应该实现从粗放型管理向集约化、精细化管理的跨越。要建立人力资源管理制度，选拔或任命思想品德好、能尽职尽责为企业服务、有专业技能、工作经验丰富的管理人员担任存货采购、仓储、销售、财务管理等关键岗位；加强管理人员的学习和培训，不断提高管理人员的综合素质，用制度管理、约束和激励人，选好人、用好人，充分调动管理人员的积极性。例如，采购员和销售人员可以采取定期或不定期轮换制；不断充实材料保管人员队伍，定期进行盘点，确保账实相符；会计人员应正确履行职责，正确进行会计核算，不断提高会计人员的会计核算和财务管理水平，及时分析存货的合理性。3.3加强库存信息的跟踪和分析，严格控制库存管理。中小企业往往存在管理者对库存信息把握不及时或过于“自信”，导致企业库存需求预测远大于实际需求；企业与客户的关系中也有太多的人性化，促使他们购买和存储客户需要的所有库存；容易受市场跟风采购的影响，不顾自身资金的承受能力，库存采购过多，储存时间过长，导致库存成本大幅增加，导致资金严重不足，影响正常生产经营。因此，有必要加强对库存储存的严格监督和控制。企业应根据自身经营特点，合理确定一定数量的基本库存作为管理原则，勤俭节约少采购，避免大量资金堆积在库存上，采用现代库存管理手段，及时了解库存数量的变化，详细分析，尽量确定企业在库存不足引起的仓储成本、缺货成本、订货、运输和配送成本之和最低时的合理采购批次和时间，尽量在各种库存成本和库存效益之间进行权衡。目前，中小企业在库存管理方面的投入相对较少，加强库存控制管理带来的潜在效益还没有得到重视。企业不仅要重视存货的内部软件管理，而且要逐步加大存货管理硬件的投入，这是进一步加强存货管控的有效措施。3.4强化自律观念，营造适合中小企业发展的环境。企业在抓好自身内部管理，建立健全各项管理制度的同时，要加强与工商、税务等各级政府部门的沟通和联系，争取各职能部门在政策、技术、环境等方面的支持和帮助。针对规模小、业务范围广、涉及税务、工商、银行等政策多的特点，加强法律法规及相关政策的学习，举办相关法律和业务知识培训班，提高了经营者的管理水平和会计人员的实际操作能力。增进与社会政府职能部门的沟通和理解，营造良好宽松的营商环境，为企业获得支持和发展，实现国家、企业和员工利益的共赢。