浅谈如何做好电子档案的管理

在平时的学习和工作中，每个人都会经常接触到论文，这对所有的教育工作者和人类整体认识的提高都有着重要的意义。你见过的论文有哪些？以下是我收集的关于如何做好电子档案管理工作的一点浅见。欢迎阅读收藏。

摘要:本文简要论述了如何改善和促进电子档案的管理，希望通过这些举措和策略来改善目前电子档案管理的低迷状况。

关键词电子文档；档案管理；策略

计算机技术和信息技术是现代社会发展的主要技术，因为企业和单位之间的电子文件数量越来越多。这些电子文件既有图标，也有文字，还有计算机软件和视听资料，都是电子文件。归档后，电子文件成为电子文件。这些电子文件的应用、存储和传输应确保期间的安全性和准确性，这样电子文件才能具有可信性和使用价值。因此，如何做好电子档案管理工作，是当前档案管理工作的一个重要突破点，将对档案事业的未来发展和社会公信力产生重大影响。

1，电子文件的使用对档案管理的影响

1.1电子文档已经成为过去纸质文档的替代品。

计算机技术的出现无疑是人们对电子文档感兴趣的开始。电子文档借助计算机终端将数据记录在磁盘上，因此其内容存储在磁盘、光盘等电子移动介质中。电子文件最大的特点就是* * *，所有材料一旦生成，就可以大量复制和流通，从而模糊了文件和档案的界限。其次，经过长期的实践，纸质档案的管理已经总结出一套工作流程、策略和原则，如文件的归档制度。文件的立卷归档是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集归档。交给档案部门管理，一般一年归档一次。而电子档案是实时的，在修改的同时产生，存储在计算机等电子介质中。因此，计算机是电子档案的基础。如果存档，必须以磁盘或光盘的形式移交。归档的范围不应仅仅是经过处理并具有保存价值的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。

1.2电子文档的应用，可以自由组合文档。

利用办公自动化系统自由组合电子文件，可以实现电子文件信息和载体的分离，档案实体分类也可能被概念分类所取代，因为实体分类的结果只能反映一种属性联系，这种单行排列是人工操作和管理档案的需要，而电子文件可以通过计算机系统快速、有效、多角度地进行分类整理，不再需要像纸质文件那样进行分类整理。

1.3电子文件的应用对档案本质属性的影响

原始记录是档案的本质属性。这种原始记录一方面体现在档案的内容上，另一方面体现在档案的形式上，比如当事人的手抄本，领导的亲笔签名，这些都是真正的原创。档案区别于图书、情报、资料等信息的是档案的原始记录，具有法律文件的作用。在办公自动化系统中，起草电子文件。修改和打印都在计算机上进行，易于修改和复制，使最能反映档案原始记录的内容和形式特征不复存在。电子文档是计算机字处理系统中的最后一个文本，草稿和印稿没有区别，正本和副本也没有区别。甚至很难在文件和档案之间划出一条人为的界限。

1.4电子文件的应用对档案来源原则的影响

来源原则包括两个方面:从外部看，它尊重整个宗族，从内部看，它尊重原始秩序。目前，随着大量电子文件的产生，后者越来越受到重视。传统观点认为，基于来源原则的文件检索系统必须基于文件创建者或信息提供者及其文件的组织。只有根据其来源，从创办人的法律责任和行政管理的角度，才能正确地整理和理解档案。然而，在形成过程中，电子文件不再与现有的机关、团体和机构严格对应，人们可以根据需要随时复制、修改和重组文件信息，扰乱或破坏文件的原始顺序。

1.5电子文件的应用对档案学理论研究内容的影响是由研究对象决定的。

过去，档案学的理论研究主要集中在纸质档案上。电子文件出现后，档案工作的对象发生了变化，理论研究的对象自然也发生了变化。将重新审视原有的一些结论和模型，更新和补充原有的管理思想和原则，丰富和完善原有的档案学学科体系。所有这些研究课题都要围绕电子文档展开。如电子文件的分拣技术、信息安全保护技术、计算机病毒防范技术等。，将成为档案学理论研究的本质内容。

2.如何提高电子档案的管理？

2.1电子文件归档所需的技术工作必须到位。

电子文件引用新文件是很常见的，但这个过程需要档案人员对文件修改的工作领域有深入的了解，对这些电子文件的收集和管理进行管理和指导，保证这些电子文件的原始性，清楚地知道电子文件的真实性和准确性。而这些需求都是基于强大的技术来识别和处理的’。对于已经归档的电子文件，可以修改为只读，这样可以防止电子文件被随意修改，保护和识别电子文件的原件，提高电子文件的可靠性，使其具有纸质文件的社会作用。

2.2关于认知的思考首先，我们在传统的纸质文档工作模式下工作，已经形成了一种固有的思维。对数字档案馆的质疑和担忧很多，所以我们对电子档案馆的了解很浅。即使我们后来进行了档案管理的数字化、信息化建设，也只是停留在形式和表面，数字化、信息化的档案，而没有重视其管理，这无疑是事倍功半。无法管理电子档案是档案资源的浪费，导致档案管理的混乱。另外，信息时代的信息增加太快，很容易陷入恶性循环的僵局。因此，除了能够引入电子档案建设之外，还需要加强思想建设，增加思维和认知，对电子档案管理进行研究，引导档案的科学管理，进入良性循环轨道。

2.3做好电子文件的安全保护工作。

信息技术需要我们深入思考它的安全性、原始性和真实性，并想办法保证这些基本条件。计算机管理系统和数据库的安全是电子文件安全的重要内容。应规范电子档案的收集、归档、整理和利用，使用身份认证取得不同的档案调用资格，加强网络传输安全技术建设，可减少档案被盗、丢失，备份保存现有资料，保管室注意防火、防盗、防潮。

2.4提高电子文件的准确性、完整性和真实性。

电子文档不同于纸质文档，很难区分其原创性，电子文档流动频繁。如果收集工作做不好，很可能会导致电子文件的丢失。因此，为了提高电子文件的准确性、完整性和真实性，我们需要加强电子档案制度的建设，通过制度保证这些电子文件稳定的法律效力，使电子文件有价值。电子文档很容易修改，所以电脑里可能会有不同的版本。这时候就要把这些文件统一管理起来，确定最终的草案。

3.结束语

电子档案管理是现代档案管理的基础工作。为了提高电子档案管理的质量，我们需要总结当前的工作状况，分析存在的原因，并积极加以改进，以提高工作效率和质量。

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