医院基建档案的重要性及有效管理？
近年来，为落实各地区卫生规划的要求，满足新形势下医疗市场的需求，解决群众看病难、看病贵的问题，政府大幅增加了对地方医疗单位基本建设的投入[1]。随着新基建的增加和一些老建筑的不断改扩建，基建档案逐渐成为工程建设项目的重要依据和医院档案管理不可分割的一部分。它的效用和后来医院的病案管理是一样的，在医院管理中起着重要的作用[2]。《中华人民共和国档案法》规定，档案未经验收或者验收不合格的项目，不予验收。由此可见基建档案在医院工程项目中的重要性。1医院基建档案的重要性医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，属于科技档案的范畴[3]。基建档案不仅涉及项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，还涉及交付使用后使用过程中改造、装修、设备安装等施工过程和成果的记录。它不仅是医院领导决策成果的证明，也是基建科职工集体智慧的结晶，是医院历史上的精神财富。这一精神财富成为工程建设、使用管理、工程维护和改扩建的重要依据。1.1为医院的规划、建设和管理提供了历史依据。基建档案总是与其所反映的工程对象的实际面貌相一致。医院基建档案不仅真实地记录了医院投资决策前的拟建项目的概况和建设项目的选址、建设场地的地形地貌、地质勘探和水文调查等情况，而且通过可行性研究阶段的文件对项目的技术可行性和经济性进行了客观的论证、分析和评价。1.2为控制经济损失，打击贪污贿赂提供第一手资料。基建档案不仅见证了医院的历史，记录了医院的发展历程，基建档案中的投资预算数据，招投标过程中的设计变更认可、经济签证、投标价格、合同、谈判记录、竣工图等一系列数据，以及决算数据，成为后期审计部门审查的重要依据，成为控制经济损失、打击贪污贿赂、维护廉政的重要依据。2医院基建档案管理中存在的问题目前，虽然医院档案管理制度比较健全，但基建档案管理不规范，信息技术运用不够，科技手段在基建档案管理中未能发挥应有的作用，与医院的快速发展还相差甚远[4]。基建档案管理的滞后也与基建管理人员的素质密切相关，表现在以下几个方面:2.1基建资料不能及时归档。在项目建设过程中，建设单位、施工单位和监理单位往往只关注建设主体、工程进度和工程质量，忽视档案质量和竣工档案的及时编制，导致建设单位往往在竣工验收后未能及时提交竣工图，造成基建工程档案归档工作的延误。还有一些施工单位的技术人员，对工作中形成的资料没有及时归档，或者有些资料借用后没有及时归还。这些情况都可能造成基建资料的破坏和丢失，不仅影响档案质量，还会影响后期工作。2.2基建资料的编写和编制不规范。部分网站档案员技术素质较低，缺乏专业基础知识和编档能力[5]。在我院基建过程中，经常发现施工单位基建资料编制马虎，联系单数量不连续或重复。施工单位准备的归档文件有的字迹、图纸不清，或者签字手续不全；有些文件是用铅笔和圆珠笔写和画的，或者用复印件代替原件，大大降低了档案的质量[6]。监理单位例会记录不详细、错误、无意义，严重影响基建档案质量。2.3竣工图的编制不符合要求。竣工图是基建工程档案的重要组成部分，是基建档案的核心，也是后期审计审查的重要依据。在工程项目验收中，最常见的问题就是竣工图的编制。部分施工单位未及时编制竣工图，不能保证竣工图的及时性和准确性。有的单位隐蔽工程在图纸上显示不清，设计变更不明确，签字手续不全，严重影响图纸质量。2.4医院缺乏相应的综合管理人才。目前，我国档案专业人员的专业水平、理论水平、文化程度参差不齐，与时代发展的要求相差甚远[7]。医院的基建档案员往往是从综合档案室或基建办公室兼职人员中临时抽调的。专业水平、理论水平、文化水平参差不齐，导致基建档案综合管理水平低。基建办兼职人员对基建档案编制中的资料归档范围不清楚，对归档文件的整理缺乏经验。由于缺乏基础设施方面的专业知识，一旦涉及过于专业的信息，档案工作人员很难在归档后进行临时归档和查阅。2.5硬件措施不到位。建设单位、监理单位、施工单位经常在工地临时用房设立资料室，一是为了便于及时归档施工资料，二是为了及时查阅所需文件。同时也造成了一些弊端。首先，临时住房的牢固性和安全性较差。一旦遇到大风大雪等恶劣天气，临时房屋倒塌，会导致基础设施材料的破坏。再次，临时房屋防虫防潮效果差，不利于基建档案的存放。3关于加强医院基建档案有效管理的建议3.1加强基建档案管理3.1.1加强宣传，培养全员档案意识。利用会议和上课向全体员工宣传基础设施档案的重要性。在领导的带领下，学习《中华人民共和国档案法》、《国家档案局基本建设项目档案管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》，使他们认识到综合档案的重要性和潜在价值，及时归档自己的重要资料，及时归还借阅的资料。使加强档案管理的理念深入人心。3.1.2严格要求施工单位和监理单位保证档案质量。要求各单位指定一名负责档案工作的人员，建立与基建档案工作任务相适应的管理机构，制定档案管理制度，做好各自职责范围内基建项目文件材料的收集、整理、归档和保管工作。严格审核各单位提交的材料，凡书写不规范、字迹不清、图纸不清、签字手续不全、编号有误的一律退回。要求监理档案员如实记录项目会议纪要，确保后期有据可循。3.1.3根据规范编制项目竣工文件。根据《中华人民共和国档案法》，竣工文件由施工单位编制，监理单位审核。医院基建管理部门和监理应督促施工单位及时编制竣工文件。原设计施工图涉及的内容应在竣工图(表)中有所反映，不得有遗漏。施工质量事故的处理和设计文件的变更，包括文字、数字和图形的变更，必须在竣工图中反映出来；没有施工图，但实际施工并竣工的工程，必须编制竣工图；取消的施工图不得编制成竣工图，但取消的依据必须包括在竣工说明中。每张竣工图应加盖竣工图章，签字手续齐全，不得代签。3.1.4完善各项规章制度医院应建立健全项目档案管理的各项制度，包括完善档案收集制度、整理制度、归档制度、保密制度、统计制度、借阅登记制度等。，并进行综合管理。基建负责人要切实管理好档案部门人事工作责任制的落实和档案管理人员的培训；同时，要落实项目档案管理经费和必要的办公设备及信息管理经费。3.1.5建立工作责任制，建立人员责任制，随时抽查管理项目档案的部门人员的责任制落实情况，检查档案的完整性、准确性、系统性。3.2培养高素质的档案管理人才医院缺乏既懂基建又懂档案管理的综合管理人才。为了管理好医院基建档案，医院领导应重视档案人员的素质培训[8]。一是基建项目档案工作应与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。通过宣传、培训等形式，广泛宣传党和国家有关档案工作的法律、法规和制度。第三，选派新进档案人员参加档案员岗位培训班和各类档案、基础建设学术交流，提高他们的综合水平，促进他们转变观念，不断更新知识，完善知识结构，开阔视野，成为高素质的复合型档案人员。3.3改善硬件设施医院建筑工地的硬件条件是档案管理的必备条件之一，硬件设施的好坏直接影响档案的质量[9]。首先，基建档案存放在工地的临时住房里，很难抵御恶劣天气带来的破坏。因此，在临时住房建设中，要求加强档案工作。如遇恶劣天气，要求采取应急方案，动员全体人员抢救物资。2007年冬天，大雪摧毁了这个城市其他建筑工地的一些临时房屋。我院领导得到消息后，立即采取紧急措施，要求立即将临时房屋中的物资搬走，并对所有临时房屋再次进行加固，避免物资被破坏。第三，医院应为基础设施档案室提供全套档案配件、电脑和复印机。三是医院要采取防火、防盗、防虫和温湿度控制措施，确保档案实体和信息的安全。
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