word文档中目录的页码如何随文档页码自动变化?
首先,创建一个标题目录
Word一般使用标题或者大纲级别来创建目录,对于那些用WORD写书写论文的朋友来说很有帮助。因此,在创建目录之前,您应该确保内置标题样式(标题1到标题9)已应用于要在目录中显示的标题。您也可以应用包含大纲级别的样式或自定义样式。如果文档的结构和性能良好,那么创建一个合格的目录将会非常快速和容易。
优点:使用WORD根据文章的章节自动生成目录,不仅速度快,而且在阅读和查找目录时也很方便。只需按住Ctrl并单击目录中的一章,就可以直接跳转到该页面。更重要的是方便以后的修改,因为成品文章难免会被多次修改,增加或删除内容。如果手工标注目录,中间的内容和后面的页码改起来很头疼。应该自动生成的目录,你可以随意修改文章的内容,最后更新目录将目录重新对应到对应的页码。
步骤:(以下内容在WORD2003中操作。其他版本的WORD略有不同,但都差不多。)
1.在[格式]中选择[样式和格式]。
2.右侧出现“样式格式”一栏,主要使用标题1、2、3。标题1、标题2、标题3分别应用于正文中各章节的标题。比如我们需要用标题1来定义“第一章制冷概论”。以及“1.1制冷技术发展史”由标题2定义。如果有1.1.1 ×××,则由标题3定义。
3.当然,标题1、标题2、标题3的属性(如字号、居中、加粗等。)可以自己修改。修改方法:右键“标题1”,选择“修改”,会弹出一个修改菜单,您可以根据自己的要求进行修改。
4.不要用标题1,2,3来定义文中的每一章。定义起来很方便,只要把光标指向“第一章制冷概论”然后用鼠标左键点击右边的标题1就可以定义了。同理,用标题2和3定义1.1;1.1.1;以此类推,第二章和第三章也是这样定义的,直到全文结束。
当一切都定义好了,我们就可以生成目录了。将光标移动到文章开头要插入目录的空白位置,选择[插入]-[引用]-[索引和目录]。
6.选择第二个标签[内容],然后单击右下角的确定。没关系。
7.当您再次修改文章内容时,您需要通过右键单击目录区域并选择[更新字段]来更新目录。
8.选择[更新域]后,将出现如上所示的框。选择第二个“更新整个目录”按钮进行确认。没关系。
其次,创建一个图表目录
图表目录也是一种常见的目录,其中可以列出图片、图表、曲线图、幻灯片或其他插图的描述及其页码。创建图表目录时,用户可以根据图表的题注或自定义的表格标签来排列图表目录,并参考页面顺序,最终在文档中显示图表目录。
使用标题来组织目录,如下所示:
(1)确保要建立图表目录的文档中的图片、表格和图表带有标题。
(2)移动光标到你想要插入图表目录的地方。
(3)单击插入菜单中[参考]中的索引和目录菜单项,并在索引和目录对话框中选择图表目录选项卡。
(4)在题注标签下拉列表框中,选择要创建目录的题注,如图表、公式、表格等。
(5)在格式下拉列表框中选择一种目录格式。其他选项与创建通用目录相同。确认后点击确定。
检查完图表目录后,将鼠标移动到目录项时,鼠标指针会变成手形,点击鼠标左键跳转到相应的位置。
使用题注建立图表目录非常方便,但有时文档中的标签是由用户键入的,而不是由Word的题注功能添加的。此时,您需要使用自定义样式来创建图表目录,如下所示:
(1)打开“索引和目录”对话框,选择“图表目录”选项卡。
(2)单击选项按钮,弹出图表目录选项对话框。
(3)选中样式复选框,在右边的下拉列表框中选择用于图表标签的样式名称,然后单击确定。
(4)在“索引和目录”对话框中选择选项,然后单击“确定”。
第三,创建一个引用列表
引文目录与其他目录类似,可以根据不同的引文类型创建不同的引文目录。在创建引用表之前,您应该确保文档中有相应的引用。创建引文目录的操作步骤如下:
(1)将光标移到要插入报价单的位置。
(2)单击插入菜单中[引文]中的索引和目录菜单项,在弹出的引文和目录对话框中选择引文目录选项卡。
(3)在类别中选择相应的引用类别。请注意,这个类别应该是已经在引文中创建的引文类型。
(4)创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式可以应用。如果您想更改它,可以单击“更改”按钮。
(5)如果引文页码超过5页,可以选中“随处使用”复选框,这样可以避免页码过多给用户带来的不便。
(6)如果报价过长,可以选择保留原格式来保留原报价格式。
(7)选择目录的制表领导和格式后,点击确定。
如果要标记引文以创建合适的引文目录,可以按如下方式进行:
(1)选择要标记的引文。
(2)打开[引文目录]对话框,点击标记引文按钮,弹出标记引文对话框。
(3)在类别下拉列表框中选择合适的类型。
(4)单击标记按钮,标记当前选中的文本。如果您单击“全部标记”按钮,文档中存在的选定文本将被标记。
(5)如果要标记其他引用,不要关闭标记引用对话框,直接在文档中选择要标记的引用。
(6)返回标记引文对话框,所选引文将出现在所选引文的下方,然后点击标记。
(7)如果要修改一个已有的类别,可以点击类别按钮。
(8)选择要修改的类别,在“替换为以下内容”文本框中输入要替换的文本,然后单击“替换”按钮。
(9)完成后点击确定,返回标记报价对话框。单击关闭按钮。
第四,更新目录
Word创建的目录基于文档的内容。如果文档内容发生变化,比如页码或标题,就需要更新目录,使其与文档内容一致。最好不要直接修改目录,这样容易造成目录和文档内容不一致。
创建目录后,如果要更改目录的格式或显示标题,可以再次创建目录并重新选择格式和显示级别。操作后会弹出一个对话框,询问是否替换原来的目录。选择“是”替换原始目录。
如果只是想更新目录中的数据以适应文档的变化,而不是改变目录和其他项的格式,可以右键单击目录,在弹出的快捷菜单中单击更新域菜单项。用户也可以选择一个目录并按F9来更新域。