质量管理原则与档案管理论文
关键词领导力；全面参与；档案管理
八项质量管理原则是“关注顾客、主导作用、全员参与、过程方法、系统管理方法、基于事实的决策方法、持续改进、与供应商的互利关系”。它高度概括，用通俗易懂的语言表达了质量管理最基本、最普遍的一般规律，为质量管理提供了正确的理论，从而产生了正确的方法。这些原则是一种管理哲学，一种管理境界，一种当代先进的管理理念和一种重要的质量意识。摘要:本文从“领导和全员参与”两个原则出发，结合实际工作谈档案管理的重要意义。
一.领导力
第一个层次是企业领导人。他们应该充分认识档案和档案工作的重要性。档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分，是企业建设、生产、经营和发展过程的真实记录，是企业国有资产经营管理的重要凭证和依据，是企业不可或缺的信息资源和重要资产。确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，对维护企业合法权益、提高企业核心竞争力、促进国有资产保值增值具有不可替代的作用。在制定相应的政策和战略的过程中，尤其是在档案信息化建设中，企业领导投入巨大，未来产出的不确定性和隐蔽性——社会效益和经济效益是其主营业务无法比拟的。相对于质量安全管理等其他事物，国家法律法规具有强制性要求，缺乏紧迫性，所以在权衡中，处于主导地位、起关键作用的企业领导重视或忽视档案工作。
第二层是业务部门的领导。以科技档案为例，作为项目负责人或部门行政首长，应充分认识到科技档案对科学技术的交流、借鉴、传承和发展具有特殊的功能。我们必须明确什么是科技文献，什么是科技档案。科技文献直接描述和反映科技和生产活动的过程和成果。科技档案是具有保存价值并已履行归档手续的科技文件。科技文件是科技档案的前身。为了保证科技档案的质量，必须从科技文件的形成入手，从立项之初就重视科技文件的收集和积累。比如项目前期准备阶段，文件来源多，内容复杂，既有批示，也有批复，是整个项目建设的重要依据，而原件只有一份，如果管理不当，很容易丢失。再比如科研档案的收集。一般重大科研项目的研究周期较长，文件的形成具有随机性。因此，既要注意集中采集，也要注意平时采集。部门领导要提前指定专人负责此项工作，将科技文件的管理和归档纳入科研、生产、基建、运行等管理制度和程序文件的编制，实现“四同步”管理，即在安排、检查、总结、验收各项工作的同时，安排、检查、总结、验收档案工作，并将档案工作纳入领导议事日程、目标责任制和年度考核。
第二，全面参与
企业要设立档案部门，配备专职档案员，保证档案管理职能的正常履行，下属单位和部门也要设立兼职档案员，形成各级有人管的档案工作网络。目的是提高全体员工的档案意识。
首先是文档素材整形器。科研人员撰写严谨求实的报告，实验记录准确有效；产品/工程人员精心设计；管理者起草的文件准确、规范，而这些凝结着智慧和汗水的众多文件，不是自己阅读、处理、使用就能获得的；最终应该不属于自己，不应该散落在办公室小抽屉或者文件柜的某个角落。它们是本单位科研、生产、建设项目、管理等工作的真实记录。对于具有长期保存价值的，要思考为它们找到最终的、最好的归宿——即归档，集中保管到档案部门。另一方面，企业员工要依据科研、生产、工程建设、管理等各种工作程序和相关标准规范，分阶段、分步骤地完成各类文件材料的形成、积累和整理，确保该形成的能够形成，形成的文件材料不丢失、不损坏。特别要注意薄弱环节，如:项目立项阶段；特别要注意容易被忽略的原始和过程记录，如相关的评审、实验和测试记录等。对于那些在各种活动中容易形成和积累的正式文件和富有成果的资料，如技术报告、工程或产品设计图纸等，要注意加强版本管理，确保同一文件的不同版本互不相同又相互联系，确保文件的修订过程能够完整、全面地记录和可追溯。
二是各业务部门负责人和兼职档案员。兼职档案员应负责监督和指导本部门人员形成和积累归档文件；各业务部门负责人负责最终审核，确保关键资料和核心技术数据不遗漏。
第三是档案员。他们的业务指导能力体现在自身的业务知识、计算机应用水平和对各项工作流程的熟悉程度上。特别是要掌握档案控制程序，规范档案的编制、流转、更改、分发和传递，了解归档工作的原则，明确具体要求，积极参加学习交流和组织培训，帮助提高全体人员的档案意识。
这样各部门各类人员各司其职，是全员参与，是做好档案工作最坚实的基础。