关于秘书工作的论文

秘书工作在档案工作中起着重要的作用。单位/个人打印分发▲文件▲秘书▲卷宗▲利用▲社会/个人书写整理档案作为人类社会活动的真实记录，是人类文明进步的阶梯。做好档案工作给社会带来的好处是不可估量的。在档案工作的研究中，很多同事都强调档案工作的重要性，但秘书工作对于档案工作的重要性却没有引起足够的重视。本文拟就此谈一些个人见解。1.浅析秘书工作在档案工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》，档案是指国家机关、社会团体和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。档案形式多样，内容丰富。在众多档案中，由于文件、档案多来自政府机关等重要部门，不仅在档案中占有较大比重，而且具有较高的重要性、权威性和说服力。文书档案的形成与秘书工作密切相关。请参见文件归档流程图。文秘人员通过收集资料撰写文件，打印(发送)给相关单位或个人，作为开展活动的依据。同时，形成的文件及其衍生材料作为活的真实记录，成为档案的原始材料。文秘人员对这些材料进行收集、筛选、整理，最终形成文件档案备查或公开使用。可见，秘书工作是文书档案形成过程中的关键环节。文书档案今后能否提供或反映准确的档案信息，很大程度上取决于文秘人员撰写文书时的严谨程度；文件、档案所需要的一些重要的、有价值的材料能否保存下来，很大程度上取决于秘书人员在文件、档案整理过程中对相关材料的价值判断和好恶。比如，秘书人员在做会议记录时，可能会因为个人“想当然”而对发言内容的选择“不清楚”；或者是因为秘书在归档的时候没有意识到一份文件的潜在价值，可能会导致有价值的文件丢失。可见，秘书工作是文件、档案形成的重要源头环节，秘书工作对档案工作的影响是不可估量的。2.秘书人员档案意识淡薄引发的问题。在实际工作中，一些单位存在文秘工作与档案工作脱节或联系不紧密的问题。原因有二:一是文秘人员本身对档案工作的职责认识不足。很多文秘人员认为自己的职责就是写文件，档案工作自然由专职档案室人员完成，所以参与档案工作的产品极性不高。表现在:文件材料收集不积极，整理不系统，归档不及时。第二，从备案的角度来说，对文秘工作的要求不高。很多单位在文秘工作职责中对文件归档的要求并不明确，也没有考核指标。档案室和秘书室是平行单位，档案室只是提供文件归档的宏观业务指导，不能对文秘人员提出硬性要求。所以文件的归档只靠文秘人员的自觉。由此带来的现实问题是:一是文件归档形式不规范。一些文秘人员由于档案专业知识有限，在书写和归档文件时不能做到规范，如纸张标准不规范、编号不规范、版本记录不完整等，给文件档案的归档、装订和保管带来一定的困难。二是文件、档案内容不全面。有些文秘人员在文件归档时只注意收集红头文件，而不注意收集文件形成和执行过程中形成的其他相关材料。导致文件档案内容不全面，有的稿件参差不齐，有的附件不全，有的只有摘要没有，有的只有请示没有答复。第三，文件和档案中的一些重要信息丢失。一些文秘人员平时不注意保管文件材料，归档时不主动收集各单位的相关材料，只将手头的材料归档，导致一些本应归入档案的文件材料被泄露。笔者曾去某省档案馆了解某单位的变更过程，但档案中只有该单位的一些会议记录，没有该单位成立和更名的任何重要信息。可见，如果秘书人员的档案意识淡薄，不仅会影响档案工作的系统完整性，还会给社会带来不可挽回的损失。3.充分发挥秘书工作在档案工作中的重要作用。文书立卷是秘书工作的结束，却是档案工作的开始。要确保这个环节不出问题，不仅要加强秘书人员的培训，还要从体制机制建设方面提供有力保障。一是加强教育培训，强化文秘人员的档案意识。通过集中培训、专题研讨等有效形式，组织文秘人员认真学习《档案法》和《档案管理条例》，明确档案工作的基本原则和具体要求，强化文秘人员“对历史负责、服务现实、为未来着想”的档案意识，使文秘人员更好地了解档案知识，自觉投身档案工作。第二，建立责任制，明确秘书人员在档案工作中的职责。将档案工作的要求纳入文秘人员的岗位职责，对文书档案的收集、整理、归档作出具体明确的规定，建立相应的考核制度和责任追究制度，强化文秘人员在档案工作中的责任意识。要明确责任，理顺文秘部门和档案部门的关系，杜绝管理缺位、协调不畅、相互推诿影响归档工作的现象。第三，加强档案工作的全过程控制，建立完善的制度。档案工作的全过程控制包括从原始文件材料的形成到档案的归档和利用的全过程。从公文的撰写来说，要严格执行行文规则，严格履行发文程序，在公文用纸、公文版面、字号、装订要求等方面严格遵循归档要求。要建立实时收集档案的制度，把工作做到平时。秘书人员平时要准备专门的档案盒，随时收集、整理、保存可能需要归档的材料，避免归档结束时“临时抱佛脚”。总之，提高秘书人员的档案意识，做好归档工作，对提高档案工作的质量和效率具有重要意义。秘书大杂烩网络