关于高校教学档案收集的思考

高校教学档案主要是指高校在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图像和声像载体材料。它是衡量一所大学教学管理水平和教学质量的重要标准之一。为了实现高校各项教学活动顺利开展的目标，做好教学档案的收集工作已成为高校档案管理人员的重要任务之一。

一、高校教学档案收集中存在的问题

1，对教学档案收集管理缺乏了解。目前一些高校领导和部门对档案工作的认识有限，认为这项工作无非就是管理档案，收集整理文件档案，必要时浏览一下。因为这种认识，档案管理的工作人员并不多。面对大量各种分类的档案，几个工作人员势必力不从心，影响档案的收集和整理。

2.教学档案管理人员的专业素质有待进一步提高。现在有些问题相当突出，主要表现在:一方面，大量的高校档案管理人员缺乏相关的专业知识，有的甚至没有这方面的工作经验，意识不到档案管理的重要性。另一方面，一些档案人员在基层收集文件材料的过程中缺乏应有的责任心，分工不明确，不能及时更新档案，收集的第一手档案不完善，使得问题越堆越多，给以后的查找和保存带来不便。

3.教学档案管理移交中存在的问题。在高校工作中，有些管理者身兼数职，没有明确的分工，工作调动频繁。这种情况对于馆藏档案管理来说是一个不可忽视的问题。这种情况经常发生。很多档案管理员从一个部门调到另一个部门，新收集的档案还没有整理规范。由于工作调动，基础档案被搁置，只能重新开始。也正因为如此，很多档案不知道有用没用，堆积成山，杂乱无章，没有及时、系统、科学的收集和管理，非常不完善。

4.高校教学档案的收集和管理没有形成系统科学的机制。

(1)高校教学档案利用率低。由于高校档案管理不系统，一些有价值的档案会去向不明，得不到及时准确的收集。必要时再次收集档案费时费力，也有原第一手档案丢失，再也找不到的可能。

(2)高校保存教学档案的措施不完善。教学档案的收集在档案管理中尤为重要，如学生学期的转换、学生成绩的更新、学生违纪违规的处理、毕业生学位的审核等。原始文件的收集和保管非常重要，因为这些传统的纸质文件是一个人大学期间的真实写照。如果不及时收集保存，将是一个巨大的损失，会给未来学生的毕业乃至一生带来隐患。

(3)高校教学档案不定期整理更新。档案管理是一项复杂而长期的工作。由于没有对保存的档案进行及时的整理和更新，很多高校的教学管理档案只是存储和保管，没有规律可循，给以后的查找带来麻烦，浪费工作时间，降低工作效率。

(4)高校档案管理环境具有一定的局限性。比如学生的论文、实验报告书、课程设计等文档，存量1000万份，由于评估、专业验证、新专业评估等要求，必须保存5年才能处理。数量巨大，对存储造成一定压力。高校没有专门的档案室，老教室经常改建。环境差，面积小，设备设施不配套，档案只能堆砌，看似收藏，却没有规范的保存和管理，容易造成受潮、霉变、虫蛀，给以后的查找和使用带来很大不便。

(5)高校教学档案的管理手段有些落后，缺乏运用高科技进行管理的意识，缺乏系与系、系与校之间的横向联系和沟通，没有跟上时代发展的步伐，也容易使档案丢失和损毁。

二，改进和加强高校教学档案收集的方法和措施

1.合理增加教学档案管理人员。近年来，随着我国科学技术的快速发展，人们对信息的需求越来越大，高校档案管理的压力也越来越大。合理增加档案管理人员的数量，将保证档案管理人员不会因工作调动等原因而脱节，使高校教学档案管理不断发展，对高校教学和管理大有裨益。

2.提高教学档案管理人员的职业素养。高校档案管理需要强烈的责任感和耐心。鉴于此，高校应定期对档案管理人员进行管理方法和专业管理知识的培训，加强个人修养，实现高水平的档案管理。同时，单位领导和档案管理人员应认识到档案管理的重要性和必要性，重视档案的价值，以进一步加强档案的收集和管理。

3.建立健全教学档案管理的规章制度在现有条件下，有必要根据档案法和档案管理条例制定高校教学档案管理的规章制度。“无规矩不成方圆，方圆”，高校要落实教学档案管理的相关规章制度和岗位责任，要求相关工作人员遵守和执行。要注意档案的定期收集、整理、归纳、装订、分类、编号和归档。单位领导要定期检查档案的整理和更新情况，做到心中有数，保证收集的教学档案的完整、准确、真实，做好收集档案的安全保密工作。这样，今后的教学档案管理就会形成良好的氛围。

4.构建规范的教学档案管理空间，创造良好的存储环境，不如不做档案管理工作。档案收集后妥善保管，才能在今后的工作中充分发挥作用。基于此，建立完善的档案场所极为必要，档案的收集、整理、装订、分类、编目、排架、入库等一系列专业要求必须严格按照程序进行。

5、充分发挥高校优势，利用档案进行科学、信息化管理。对于各类教学档案，应采用先进的理念进行统一管理。因为档案管理一旦落后，就会影响教学的发展，所以高校要发挥优势，利用电子档案等高科技手段来管理教学档案，这样可以避免教学档案的损坏和丢失，更便于教学档案的分类和更新。建议将纸质教学档案与现代电子档案相结合，取长补短，充分利用高校教学档案。

第三，结论

总之，提高高校教学档案管理水平需要档案管理者和单位领导的共同努力。相关领导应重视档案的管理，转变旧观念，将档案视为单位的“信息库”，充分认识到只有收集最原始的教学档案，才是高校在未来发展过程中最有力的参考资料。同时，高校档案工作者要做好自己的本职工作，不断加强业务能力，提高个人素养，以认真负责的态度处理好档案相关事宜，积极探索今后高校教学档案收集中教学档案的管理模式，以促进这项工作的健康良性发展。

参考资料:

[1]乐丽珍。论事业单位档案管理的现状及对策[J].科技之风，2008(24)。

[2]程巧玲。浅析事业单位档案管理中的问题及对策[J].科技创新导报，2011(2)。

[3]王冬梅。论事业单位档案管理的现状及对策[J].科技视觉，2014(3)。

[4]苏红。事业单位档案管理信息化建设中的问题与对策[J].理论观察，2014(6)。

；