对事业单位档案管理信息化建设的思考
事业单位应加强对档案管理人员专业素质的培养，档案管理人员应具备一定的计算机、软硬件技术知识，能够对信息化后的档案进行有效管理。
关于事业单位档案管理信息化建设的思考——1论文摘要:
21世纪是一个信息时代，传统的档案管理模式已经不能适应现代社会的快速发展。中国的档案管理正面临着一场巨大的变革。计算机网络技术的普及为我国档案管理水平的提高提供了机遇，但也带来了挑战。目前，我国档案管理过程中存在诸多问题，严重阻碍了单位档案管理信息化建设。本文分析了我国档案管理的现状以及如何进一步发展档案管理。
关键词:
公共机构；档案管理；信息化建设
信息技术的快速发展给事业单位档案管理带来了机遇和挑战。传统的基于纸质和手工录入的档案管理已经不能满足现代社会的要求。我国的档案管理只有转型，才能适应事业单位实际发展的需要，才能发挥更大的作用。在我国档案界，很多人已经开始探索实现档案管理信息化的有效途径，真正实现这一目标任重道远。
一、事业单位档案管理现状分析
随着全球信息化的快速发展，大多数机构都开始了档案管理信息化的建设，但效果并不明显，在建设的道路上遇到了很多障碍。首先，事业单位的档案管理没有得到应有的重视。档案管理在事业单位的运行中发挥着不可替代的作用。档案的定期整理使事业单位的工作变得清晰，同时也提高了资源的享用性。然而，许多档案的使用者或事业单位的领导对档案管理没有清晰的认识，忽视了本单位档案管理的建设。资金投入太少，无法提高档案管理的软硬件水平，档案管理人员的素质和能力太低。其次，我国档案信息资源开发有限，有效供给严重不足，信息资源收集加工过程中重复劳动过多。目前，我国档案开放比例很低，数据库容量小，庞大的信息资源没有得到有效利用。最后，缺乏符合事业单位档案管理要求的系统，软硬件设备无法满足事业单位大量档案信息的要求。
二、事业单位档案管理信息化建设模式
目前，我国事业单位档案管理存在诸多问题，这是正常的，但我们不应忽视问题的存在，而应具体问题具体分析，再加以解决。为了更好地适应信息社会的发展，事业单位档案管理部门应及时找到问题的根源并加以解决，以满足档案信息用户的要求。
1.建立有效和安全的文件管理系统
档案的作用是为企事业单位提供方便、快捷、完善的信息资源，为档案使用者提供最好的服务，很多档案是本单位的秘密文件，因此要制定有效、安全的档案管理制度，确保档案安全，消除虚假信息隐患。档案部门要加大内外网的检测力度，严格控制网上的档案。同时，档案使用者应及时反馈其使用情况，档案管理者也应借鉴档案使用者的意见和建议，进一步完善事业单位档案管理。
2.加大档案管理软硬件设施建设。
传统档案多为纸质材料，给档案的收集、保管和保护带来了极大的不便。同时，信息技术的发展使得大量数据可以通过电子输入的方式存储，减少了文件存储所需的空间，简化了对文件排列和存储环境的要求。这就要求机构要有一整套功能全面、操作简便的软硬件设备。
3.加强事业单位档案管理人员的职业素质培训。
由于信息化对事业单位档案管理的渗透，档案管理的方式发生了很大的变化，管理的范围也扩大了，因此对档案管理人员的能力要求也有了一定程度的提高。事业单位应加强对档案管理人员专业素质的培养，档案管理人员应具备一定的计算机、软硬件技术知识，能够对信息化后的档案进行有效管理。事业单位要注意提高档案管理人员对工作的重视程度，同时考核档案管理人员的专业能力。
三、事业单位档案管理信息化建设的意义
1.文件管理变得简单。
由于传统的档案主要是纸质材料，纸张容易变脆老化，材料的收集、整理、保管和保护的过程过于庞大。信息化以后，档案大多是写的。管理人员可以通过建立电子网络平台和电子输入来收集和整理档案，信息占用的空间变小，便于存储和管理。同时文件管理变得简单易行，只需要系统定期维护即可。
2.文件用户使用起来更方便。
过去，文件的使用需要文件使用者从大量的数据中搜索，工作量巨大，很难找到自己需要的东西。档案信息化后，档案的使用者通过网络输入关键词，就可以从大量的资料中找到自己要找的东西，同时用户也不必亲自去档案馆查找，提高了档案信息的远程传输，大大提高了管理和办公的效率。
第四，总结
随着信息技术的全面发展，传统的档案管理已经不能满足社会对档案管理的要求。只有改革档案管理，改变档案管理模式，才能形成高效便捷的档案信息管理。然而，中国的档案管理仍处于探索阶段，与其他国家仍有很大差距，不能满足公众的需求。因此，需要机构加强对档案管理的改进，同时需要计算机软硬件公司设计和制作专业有效的档案管理系统。
参考资料:
【1】朱慧红。浅谈事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].大科技. 2015。(4): 5-5,6.
[2]苏·。提高事业单位档案管理信息化建设的方法与策略[J].东方企业文化. 2013。(16): 128-128,129.
[3]博。事业单位档案管理信息化建设策略研究[J].现代企业教育. 2014。(14): 71-71.
事业单位档案管理信息化建设的思考2摘要
信息技术实现了事业单位档案的数字化管理，为事业单位档案管理提供了诸多便利。信息技术的应用也为事业单位档案管理创造了新的环境，面临新的问题。事业单位应结合档案管理信息化的特点，总结信息技术带来的影响，制定有针对性的对策，提高档案管理信息化建设水平。
关键字
公共机构；档案管理；信息化建设
介绍
随着档案管理工作量的不断增加，传统档案管理的弊端不断显现，信息技术为事业单位档案管理提供了技术支持。信息技术使事业单位的档案管理由纸质向数字化转变，提高了档案管理的效率。然而，档案管理的信息化是以信息技术为支撑的，档案管理面临着内外部的威胁。档案管理也在朝着复杂化、多样化和个性化的趋势发展，事业单位的档案管理也暴露出新的问题。
首先，分析了事业单位档案管理信息化的现状
随着计算机技术的普及和信息技术的发展，事业单位档案管理设施日趋完备，为档案管理向规范化、科学化方向发展奠定了技术基础。然而，我国事业单位档案管理仍存在诸多问题。
投资不足
档案管理信息化建设是一项系统而长期的工程。档案管理系统需要随着信息技术的不断更新而不断完善。事业单位还需要保证长期的资金投入，及时更新信息系统的软硬件设备，减少系统漏洞，保证档案管理系统的安全。然而，许多机构对档案管理的信息化建设缺乏科学的认识，不愿意投入大量资金建设档案信息系统，导致系统软件和设备长期无法更新，信息设备和技术不完善，限制了信息技术在档案管理中的作用。档案管理系统面临着许多威胁。
(2)人事问题
档案管理信息化包括很多先进的技术，档案管理也要有专门的技术人员来处理。但很多机构认为，档案管理的信息化只是纸质档案向电子档案的转化，管理人员只需要掌握基本的电脑操作技能即可。所以大部分机构的档案管理人员，大多都是自顾不暇，对传统档案管理经验丰富。这类管理者虽然具有优秀的档案管理能力，但信息技术操作能力不足，不能满足档案信息管理的需要。如果运用信息技术管理档案的能力不高，就会影响档案的收集和保管，进而影响档案的准确性，使信息技术在事业单位档案管理中难以发展。另外，信息档案管理系统需要日常维护，对管理人员的计算机能力要求较高。
(三)档案信息化建设缺乏针对性
档案管理信息化建设是一项专业性很强的工作，需要根据事业单位的情况，保证档案管理系统发挥作用。但是，一些机构忽视了档案管理信息化建设的特殊性，按照“拿来主义”的原则，将其他部门的档案管理方法套用到自己的档案管理信息化建设中，导致针对性不强，资源浪费。这对档案管理的信息化建设产生了负面影响，影响了档案管理信息系统的作用。
(四)档案信息管理存在诸多漏洞。
由于档案管理信息系统建设和维护中存在的问题，事业单位档案管理信息化程度低，不熟悉档案信息化操作的各种方法和流程，档案管理操作容易出现差错，导致档案损毁和数据丢失。
二。加强事业单位档案管理信息化建设的对策
(一)转变观念
事业单位领导和工作人员需要正确认识档案管理信息系统的地位和作用，重视信息系统的建设和投入，引进现代化管理设备，完善信息系统的软硬件设施，确保档案管理设备齐全、充足，满足信息化管理档案工作的要求。按照科学有序的原则，存放不同类别、不同载体的档案，方便日常查找和使用，保证即使在紧急情况下抢救档案。建立全文数据库和多媒体数据库，有条件的机构还应建立规范的电子档案受理系统，便于各类档案的数字化录入和管理，也便于机构电子化查询档案全文信息，提供信息系统的服务效率和质量。
(二)提高管理者的专业素质
对于档案管理的信息化建设来说，提高管理人员的业务素质对促进档案管理的信息化建设具有重要作用。首先，着力提高管理人员的计算机水平、信息管理档案的工作技能和综合素质，培养符合实际工作需要的人才。事业单位也需要从思想上重视档案管理，树立信息化档案管理的意识，让全体员工重视信息化档案管理以及信息化档案管理的注意事项。最后，加强档案管理人员的专业能力考核，建立科学的绩效考核体系，激发工作人员的自我提升意识，积极提升技能，使个人能力满足岗位要求和本单位档案管理信息化建设的要求。
(三)加强档案管理信息系统软件的开发
对于档案管理信息系统的盲目应用，需要开发和完善档案管理所需的硬件设备，同时开发适合本机构档案管理的应用软件，相互配合。例如，如果制定符合本单位发展的档案管理信息化总体规划，结合本单位实际信息需求，构建符合本单位档案管理需求的管理模式，将提高档案管理系统的灵活性和可扩展性，使档案管理信息系统能够根据本单位档案管理需求的变化进行调整。
(四)开发档案信息管理系统。
档案管理信息化建设不仅是资金和人才的投入，还需要建立一套符合本单位的信息化管理制度和流程，按照流程对档案管理进行规范和控制。如果各部门日常工作流程中涉及的信息和文件差异较大，机构可根据工作需要要求各部门建立不同的信息资源库，以方便部门内文件和信息的快速共享和流通，工作人员可根据需要快速查询获取目标文件，提高档案管理系统的针对性和实用性。科学有效的管理制度和操作流程，减少操作失误，避免因文件损坏造成的文件丢失。
第三，结论
事业单位需要充分利用信息技术，抓住信息技术给档案管理带来的便利，积极推进档案管理信息化建设。同时，事业单位也需要充分认识信息技术给档案管理带来的问题和信息技术应用于档案管理产生的新问题，从软硬件设备、人员、管理制度等方面分析档案管理信息化建设存在的问题，结合本单位完善的档案管理信息化建设，充分发挥信息技术在档案管理中的作用。
参考
杨鑫。浅谈事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].科技创新与应用，2013，03:290。
[2]苏·。提高事业单位档案管理信息化建设的方法与策略[J].东方企业文化，2013，16: 128-129。
[3]张晓唯。事业单位档案管理信息化建设中的问题及对策[J].科技传播，2015，21: 142-143。
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