浅析档案管理中的不足及解决办法
一、档案管理工作中存在的问题
(一)档案工作意识薄弱，档案法制观念不强。
近年来，档案部门充分利用“三月法制宣传月”活动、标语、网站、知识竞赛等形式，加强对《档案法》及其配套的档案相关法律法规的宣传，同时配合部门开展档案行政执法检查。尽管如此，一些单位的领导觉得档案法是一部软法，约束性不强，不符合本单位的职能。只是档案行政管理部门的事，他们对档案和档案工作了解很少或没有，对档案工作的重视和支持不够。
(2)档案管理利用率低，质量差，检索效率不高。
近年来，档案管理质量与利用率存在差距，具体表现为:1，部分单位档案分类明显不合理，保管期限划分不够准确；有的注重文件的归档，对材料的归档重视不够，有的单位存在应归档的材料不及时归档的现象。2.档案信息化水平不高。目前，全市没有统一的档案管理软件，档案检索工具单一，严重影响档案管理质量，特别是提高档案利用效率。3.文件有两种检索方式:手工检索和计算机检索。如今，传统的手工检索占据了很大的比重。在手工检索的方式上，各个档案部门编制了不同形式的检索工具。在编制检索工具时，存在多而不精的现象，错误地认为编制的检索工具越多，档案工作的服务质量就越高。
(3)因资金不足投入的档案硬件不能满足需要，缺乏档案工作记录。
近年来，随着科学技术的不断发展，计算机和网络技术在管理中得到了广泛的应用，管理方法也在不断改进。然而，利用计算机和网络技术管理档案的单位却很少。档案建设不规范、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。档案工作的记录主要体现在以下几种情况:一是缺乏对档案工作的规划和总结。较少被列入机关或主管部门的工作规划和总结，专职档案工作者的档案工作也很少有正式的年度规划和总结。二是缺少档案交接手续；第二种程序显然是供不应求的，甚至是不正规的。三是档案平时管理缺乏具体记录。第四，缺乏档案宣传工作的记录。
(四)档案管理制度不健全，档案专业人员专业素质不高，档案管理不规范。
档案管理不规范的问题在一些大型企事业单位和专业档案馆普遍存在，主要体现在以下几个方面:1，档案编号不规范。2.案卷的标题不严谨。3.一些文件缺少目录。4.写论文很混乱。虽然国家目前建立了一些档案管理制度，但在实施过程中流于形式。档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不健全。档案管理人员的专业素质参差不齐，也限制了档案管理方法的完善。
二、档案管理措施如下:
(一)知识资源管理体系的建立和创新。
档案实体的收集、鉴定和管理都是传统的档案管理方式，会限制档案信息在时间和空间上的流动，对信息的享受和欣赏产生负面影响。档案信息管理机构运行模式低效，管理形式相对落后。与僵化的服务机制相比，封闭式的管理职能信息化有悖于当前的社会形势，不符合知识经济社会充分利用和开发档案信息资源的原则，也不利于开放式的知识型档案管理职能的转变。档案管理在重视档案实体管理的同时，将更加重视档案信息的管理。充分发挥档案信息的流动性及其作为知识资源的影响力。为了形成一个完整的知识管理体系，我们应该着眼于整合知识从来源、生产和储存，到流动、传播和交流，再到学习和享受的一系列过程。
(二)推进档案管理创新。
档案馆拥有丰富的信息资源，但与用户多样化的要求相比，人们仍然感到资源的匮乏。这一方面是由于档案资源数量有限，另一方面也是由于管理手段落后导致的利用效率低下。因此，我们必须在丰富资源库内容、提高资源库质量的基础上，有目的地收集用户需要的档案资源，并不断优化档案资源，使其系统化、规范化，为用户提供及时准确的服务。
(3)提升档案管理人员的素养。
在社会主义建设事业中，档案工作是不可缺少的重要组成部分，影响着社会的昨天。今天和明天的发展。在发展中不断提高档案管理的效率，充分发挥档案的作用，对社会具有深远的意义。然而，在档案管理的大量复杂而枯燥的工作中，体现了工作者的责任，不仅要从服务中获得直观的物质财富和经济效益，而且要求工作人员具有责任感、正能量和良好的奉献素质。需要主动和热情的服务；服务语气中需要礼貌周到；在服务方式上，需要积极主动的服务。从而让用户满意，这是档案工作者职业道德的基本准则。
(四)档案工作者要拓宽视野，加强对现有资源的综合利用。
由于改革的逐步深化，档案管理出现了一些亟待解决的问题。例如，文件数量的不断增加带来了存储的困难，也不利于提取和利用。落后的管理方法直接影响档案的质量。只有实现现代化的档案管理，才能有效解决新形势下的问题。因此，档案管理人员需要做到:第一，增强责任心，提高管理能力。档案管理是一项专业性很强的工作。因此，档案工作者需要广泛学习专业知识，提升阅历，优化知识结构，提高综合素质。第二，不断加强学习，提高学习能力，提升自身管理能力。当今社会，档案管理趋于数字化、信息化，这也是未来档案工作的发展方向。因此，档案工作者需要在工作中更加注重学习，提高业务素质，注重计算机操作的熟练程度和对信息发展的了解，努力发展成为全面的档案管理人才；第三，在现有资源的基础上，整理档案。档案是信息记录的载体，因此是一种丰富的资源。但是分类复杂的档案太多，不利于整理，整理的劳动量太大。因此，借助计算机整理档案，将提高工作效率，增强信息整理的规范性。在手工归档中，文件的分类一般是基于管理者自己对文件的理解。虽然标准统一了，但大家的理解不一样，会导致分类不一致，影响档案质量，给使用和整理带来不便。因此，必须充分发挥计算机管理的优势，减少人工操作，提高工作效率。