谁知道技术档案的管理流程和方法？

((81)铁办字第53号1981年1月13日)

第一章总则

第1条为了建立和完善科技档案工作，完整保存和科学管理铁路科技档案(以下简称铁路科技档案)，充分发挥铁路科技档案在社会主义现代化建设中的积极作用，根据《中华人民共和国科技档案工作条例》的规定，结合铁路系统的实际情况，制定本细则。

第二条铁路科技档案是在铁路运输、生产技术、基本建设、科学研究等技术活动中形成的，具有利用价值的，按照归档制度归档并集中保管的科技文件和资料。主要形式有:图片(含底图)、图表、文字材料、计算材料、胶片(片)、照片等。

铁路科技档案的种类有:

1，铁路运输档案；

2、生产技术文件；

3、基本建设文件；

4、科学技术研究档案；

5.设备和仪器文件；

6.铁路标准文件。

第三条铁路科技档案是铁路运输生产、建设和科学研究等技术活动的历史记录，是铁路职工劳动和智慧的结晶，是现代铁路运输、产品制造、基本建设、科学研究和设备维修的基础和必要条件，是国家的宝贵财富。因此，铁道部、铁路局、工程局、设计院、规划院、工厂、铁路科研院(所)、铁路院校(学校)和有科技档案的基层单位(以下简称单位)，必须建立健全科技档案工作，实行科技档案的集中统一管理，保证科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条铁路科技档案工作是一项特殊的事业，是铁路企业技术管理的组成部分。各单位必须把科技档案工作纳入技术管理，加强领导。

第二章铁路科技档案的管理体制和领导关系

第五条铁路科技档案工作实行统一领导、分级管理的原则。铁道部对部属局、厂、院、校的科技档案工作实行统一领导和管理。下属局、厂、院、校对员的科技档案工作应统一领导和管理，并制定具体的实施办法和措施。

第六条铁道部档案管理处是铁道部管理全路档案工作的职能机构。负责制定档案管理制度、规划、计划和措施，总结交流推广档案工作经验，培训档案干部，对铁路系统各单位的档案工作进行监督、检查和指导。

第七条铁道部档案馆的主要任务是:

1.按照铁道部规定的入馆范围和方式，收集、整理、保管和利用铁路系统的科技档案和文献；

2、根据需要，编制档案检索和利用工具，编纂专题材料和铁路史料；

3.负责全路档案的缩微工作。

第八条各直属局、厂、院、校应设立直属科技档案管理机构，在总工程师领导下，统一管理本机关和所属单位的科技档案工作。

第九条各单位必须根据需要确定科技档案部门的人员数量，并根据人员数量配备得力的干部。从事档案工作的科技人员是技术管理干部，应保持其技术职称，享受与其他科技管理人员同等的待遇和晋升。

第10条各单位应积极创造条件，采取措施，加强科技档案队伍建设，培养本系统科技档案人员，不断提高档案业务水平。

第11条所属单位科技档案管理机构的任务:

1，负责起草本单位科技档案管理实施办法；

2、负责对下属单位的科技档案工作进行监督、检查和业务指导；

3、负责科技档案的以下工作:

(1)收集、整理、保管、统计本单位的科技档案；

(2)积极开展科技档案利用工作，编制各种检索利用工具，编写参考资料；

(3)监督和协助本单位有关人员正确整理需要归档的科技文件材料；

(4)负责组织和承担科技档案的鉴定和销毁工作；

(五)组织和监督科技档案的检查、修订和补充；

(6)负责向铁道部档案馆录入科技档案；

(七)监督和指导科技文件材料的形成、积累、整理和归档；

(8)负责科技档案的复印；

(9)负责科技信息工作。

第三章科学技术文件材料的形成和归档

第12条铁道部主管专业局、直属单位在制定有关规章制度时，应当明确规定必要的科技文件资料的组成和内容、形成和积累、归档和立卷。科技文件材料的形成、积累、立卷、归档应纳入有关部门和科技人员的职责范围、工作程序和岗位责任制。没有完整准确的科技文件材料的归档，任务就无法完成。

第13条各设计、施工和基本建设单位应严格按照有关规定，认真积累和绘制设计、施工和竣工的技术文件和资料。基本建设项目竣工后，工程部(建设单位)应及时整理、编制和移交完整、准确、优质的竣工文件和图纸。移交验收时，必须移交完整、准确、优质的竣工图。特殊情况下，竣工图的移交日期可由双方商定。属于进馆范围的竣工图，应绘制竣工图。有背景图的竣工图应移交给用户(铁路局和工厂)保管和使用。

第14条各单位应参与每一项科研成果、试制产品、基建项目的鉴定验收，对移交、归档、入库的科技文件资料进行审查验收。

第15条本任务完成后，各科研、产品制造、工程设计、基建设备安装的责任人员或技术部门，必须将形成的科技文件资料收集完整，核对准确，按有关规定整理，形成保管单位(卷、册、袋、箱)，及时向本单位科技档案管理机构归档。可以根据需要确定归档副本的数量。

对归档的档案，应书写档案封面，卷后附参考表，并填写卷内内容。每个项目的档案可以由一个保管单位或几个保管单位组成。每个存储单元的文字资料和图纸的折叠尺寸为297×210 mm

档案归档时，应办理归档手续，由档案员编制档案移交目录一式两份，交接时双方在移交目录上签字。

第16条所有归档的科技文件材料应字迹工整，图像清晰，对比度好，胶片质量优良，有利于长期保存。进馆科技档案的材料和质量必须保证优良，避免用复写纸、铅笔和圆珠笔书写。

第17条铁路科技档案的归档范围:

1.铁路运输档案:铁路运输组织、计划、指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表、列车编组计划、机车交路图。

2.生产技术档案:机车车辆、通信信号、大型机具、桥梁等设备的试制、试验、新建、改造和修理过程中，作为设计、制造、试验、试制、修理和鉴定依据的设计图纸、规范、计算、记录、条件、规范、工艺文件、工艺设备和文件资料。

3.基本建设档案:铁路线路、车站、路基、地质、枢纽、桥梁、隧道、涵洞、通信、信号、供水、排水、电力、工厂、住宅、文化福利设施及机车、车辆和主要客货运输设备的新建、改建、扩建、大中修、勘测、设计、施工和竣工验收过程中，形成的路网规划、设计意见、选线(厂)报告、初步设计、技术设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结以及文件、图纸、规范等文件和资料

4.科学技术研究档案:在科学研究、实验、技术交流、应用、考察、合作、技术革新、技术革命、发明创造、教学研究和铁路出版中形成的科技成果、报告、计划、大纲、任务书、论文、著作、专刊、记录、总结以及作为基础的文件材料。

5.设备和仪器档案:生产建设、产品制造、研究试验、计量测试、维修所购置、进口、安装、使用和储备的机械动力设备、仪器和非标准设备的图纸、规范、规程、规范、记录等科技文件和资料。

6.铁路标准档案:铁路产品标准、技术标准(部颁标准、企业标准的专业标准)和铁路工程建设标准(标准图、总图、参考图)设计中产生的任务书、规范、设计图纸、计算书和审批鉴定文件。

援外项目档案的归档范围也应比照上述内容。

暂停工程的科技文件和资料，应由有关技术业务部门或技术负责人整理，送本单位档案部门妥善保管。

第18条各单位在设计、施工、制造中采用的铁路标准，应当作为本单位的科技档案归档。但在每个基础设施和产品项目的档案中，不一定要附上，只需在每个项目的目录中，注明其名称、编号和编制日期即可。

第19条科学技术研究中形成的所有科学技术文件材料，无论成功的项目、不成功的项目、停止的项目，均应归档。

第二十条几个单位承担同一任务时，形成的科技文件材料由主办单位归档。合作单位只对其承担的任务的相关部分进行备案，并向主办单位提供相同的复印件。

第21条科技文件材料的归档时间按照工作程序，可以分批、分阶段归档，也可以在所有科技文件材料形成后一次性归档。一般情况下，科研档案应在每次科研任务完成或停止后归档；基建档案应在每个工程或阶段竣工移交验收后归档；生产技术文件应在每件产品定型或批量生产后归档；每台设备和仪器使用或安装后，应归档设备和仪器档案；铁路标准档案和铁路运输档案应在每个项目批准后归档。

第四章铁路科技档案进馆范围和方式

第二十二条各直属单位应按规定的时间和方式将重要科技档案交铁道部档案馆保管和利用。博物馆的具体范围见附件一。

第二十三条科技档案应当有明确的设置。其中，图纸，有底图的，应随入馆档案一并送档案室，档案室及时将整套档案翻拍复制成胶片，底图交回原单位保管和利用。

有条件的单位可将入馆范围内的科技档案翻拍、复制成质量较好的35毫米打孔胶片。档案馆应当根据共享和利用的需要制作多份副本。

录取的单位和时间如下:

科学技术研究档案，在各种科研项目研究成功并经审查鉴定批准后，由研究单位归档。

包括设计部分在内的基本建设档案，应在每项工程竣工后由设计单位录入。已完成的部分，由工程(建设)部门在工程移交验收的同时，按入馆范围移交给相关接收单位(铁路局、工厂，下同)。接收单位负责收集各施工单位的全部工程竣工图纸和竣工文件，按规定整理后移交铁道部档案馆。大修理、检查和补充系统完成后，由大修理、检查和补充系统单位(铁路局和工厂)进入保养、大修理和补充系统。

生产技术档案由主导制造厂(或集中工厂)在每件产品定型或批量生产后录入。

设备和仪器档案一般不归入档案。但却是全套的设备和仪表档案都是国产或者进口的先进技术。如果用户认为有必要，也可以由用户复制到库中。

铁路标准档案，经铁道部批准，由编制单位或归口单位录入。

第二十四条科技档案进馆，由负责进馆的单位填写档案目录和档案移交目录一式三份，并按科研、工程、产品等项目编写简介，简要说明各项目档案的概况和完整程度。交接清点完毕后，办理交接手续，双方在交接目录上签字。

第五章铁路科技档案的管理和利用

第二十五条科技档案室或者档案室应当对接收归档或者入馆的科技档案及时登记、整理，并根据专业工作特点和科技工作程序以及科技文件材料的形成规律进行分类编目。

科技档案的分类必须维护科技档案之间的关系，便于科技档案的保管和利用。一个科研项目、一个工程、一个产品、一台设备和一套标准所形成的科技档案，应单独整理在一起，不得相互混淆。同一项目的文字资料和图纸应放在类似项目中，不能分开。

科技档案的编号应与分类排列相一致，做到科学、适用、简便。汉字或汉语拼音字母用于生成字符，阿拉伯数字用于编码。

第二十六条科技档案归档后，不得随意修改。确需修改的，由移交备案单位的有关科技人员负责，但必须履行一定的审批程序。

第二十七条科技档案必须存放在专门的库房，并有防盗、防火、防潮、防虫防鼠、防尘、防晒、防震的措施。库房应与易燃、易爆、易染等物品隔离，严禁使用不防潮的地下室作为库房。存放纸质文件的仓库应保持适当的温度和相对温度。

第二十八条科技档案的保管，必须有专用的柜、架和档案盒，胶片(胶卷)档案必须有专用的芯架和卡片柜。35 mm胶片档，每卷不超过30M，以吸潮纸箱包装为宜。

第二十九条科技档案库房应当建立定期检查制度。如遇特殊情况，应进行全面或重点检查，并做好详细记录。发现档案破损的，应当及时修复或者复制。管理人员调动时，应办理交接手续。

第三十条单位撤销、变更，或者建筑物、构筑物、设备仪器转让、产品变更，应当妥善整理档案，根据工作需要和保证科技档案完整的原则，经上级主管机关批准后，向接收单位办理移交手续。

第31条科技档案部门应当采用新技术、新设备，改善保管形式和条件，逐步实现档案保管技术的现代化，提高利用效率。

第三十二条科技档案管理应当平战结合。铁道部应当对科技档案进馆进行统一安排，采取缩微技术和多套共享措施，确保特殊情况下重要科技档案的安全。

第三十三条各单位新建或者增建保管科技档案的库房、设备和用品的费用，从企业事业单位的生产、科研或者业务经费中列支。新建单位还应建设符合要求的科技档案库房。

第三十四条科技档案部门应当以社会主义现代化建设为中心，积极开展科技档案的利用工作。按要求编制必要的检索工具(目录、卡片、索引)、参考资料和史料，及时提供科技档案，为科技研究、生产和建设服务。既要保密，又要充分发挥科技档案的作用，及时调整密级，扩大利用和交流范围。

科技档案部门应建立科技档案利用制度。借阅、复制和提供必须经过批准和检查。

第三十五条借阅科技档案的人员应当保持档案的完整和安全，不得出借、拆卸、涂改、替换、损毁、丢失或者泄露。档案员应对归还的档案进行详细的检查和注销。一般情况下，进馆的科技档案只能在档案馆阅览、复印、复制使用。除经批准的复制和修改外，归档底图一般不得带出科技档案。

第三十六条各单位应当定期对超过保存期的科技档案进行鉴定。已失去保存价值的科技档案可以淘汰、销毁。

铁路科技档案的保管期限一般分为永久、长期(20年以上)和定期(15年以下)三种。科技档案保管期限见附件二。

铁路科技档案的鉴定应在总工程师的领导下进行。鉴定时，必须对超过保管期限的科技档案进行详细检查。销毁科技档案必须登记造册，并经本单位领导批准。销毁科技档案时，必须指定专人负责，防止泄密。

第六章附则

第三十七条各单位应根据本规定，结合本单位具体情况，制定本单位的实施办法或工作细则，并报部备案。

铁道部过去颁发的有关办法和规定，如与本细则不一致的，一律按本细则执行。

第三十八条本细则自发布之日起施行。

本条例发布前，已经形成、归档、入馆的科技档案，按照以前的规定执行。

(附件略)(中央法规)