如何建立企业内部管理控制文件
从目前的现实来看,许多中小企业的内部控制问题十分突出,进一步影响了中小企业的经济效益,阻碍了中小企业的发展。下面就加强企业内部控制谈几点看法。
一,中小企业内部控制的现状及问题
1.没有内部控制系统。这种情况大量存在于民营中小企业和“内部人控制”严重的企业中。在我国,大多数民营企业家都是靠自己对市场的判断和自己的冒险精神完成了资本的原始积累。他们大多对会计不熟悉,也不太关注。在他们看来,市场最重要,内控会束缚他们的手脚。所以这些企业往往不制定内控制度,老板说了算。会计的作用只是如何算账让老板少交税。收入不入账,成本费用虚增也屡见不鲜。在“内部人控制”企业中,经营者认为没有内部制度对他们更有利,更便于他们浑水摸鱼。
2.内部控制制度不完善。目前,一些企业有内部控制,但内部控制制度不够全面,没有覆盖所有部门和人员,没有渗透到企业的所有业务领域和经营环节,使得中小企业会计工作混乱,会计核算不真实,造成会计信息失真极其严重。例如,许多企业没有建立常规的票据管理制度、重要空白凭证的保管和使用制度以及会计人员分工的“内部牵制”原则。甚至有些小企业没有正规的会计部门,会计、出纳、审计等事务都是一个人处理。原始凭证的取得或填制都是违法的,在此基础上编制的会计凭证、登记账簿、会计报表以及一系列会计分析都是没有意义的。一些企业人为编造会计数据,设立“小金库”,乱摊成本,隐瞒收入,虚报利润,恶意偷逃税款。
3.对内部控制制度的片面理解。目前,许多企业的管理者对内部控制制度存在一些误解,认为内部控制制度就是内部成本控制、内部资产安全控制和内部资金控制,即内部会计控制。因此,内控制度的设计停留在内部会计控制上,只有财务人员参与内控管理。
4.缺乏有效的监督机制。为了加强监督,我国形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系。但是如此庞大的监管体系对中小企业的监管效果却不尽如人意。有些企业虽然有内部审计,但不能充分发挥其作用。一些企业的业务经理、会计甚至领导干部钻监管不力的空子,大量收受贿赂,大肆贪污公款,利用假发票非法占用企业资金。
5.内部控制系统中行为者的素质较低。近年来,中小企业会计人员的思想教育和专业培训未能跟上。一些没有专业资格的人混进了会计队伍,思想素质差,业务一知半解,连正常的会计业务都处理不好,更别说使用内控制度了。有些企业领导对会计制度和会计准则一窍不通,却独断专行,必然给企业造成不可挽回的损失,让资金紧张的企业难以为继。
6.内部审计职能被削弱。内部审计是企业内部控制体系的重要组成部分。事实上,很多中小企业并没有设立内部审计机构。即使是设有内部审计机构的企业,其职能也严重弱化,无法正确评价财务会计信息和各级管理部门的绩效。
二、企业内部控制系统的控制点和设计原则
1.为了服务于经营目标,控制经营活动,内部控制制度必须控制企业的每个环节,控制所有的关键点。实施企业内部控制应注意以下几点:明确管理职责和纵横监督关系;责任划分,权利划分,相互制约;交易授权,建立适当的审批程序;设计和使用适当的凭证和记录;资产联系和记录使用的授权;资产和记录的保管制度;独立审计、例行审查和自动检查;制定和实施适当的会计方法和程序;岗位轮换;独立检查,包括外部和内部审计。