办公室学习经验
1.在一页上打印多封电子邮件。
Word邮件合并可以用来批量处理和打印邮件。很多情况下，我们的电子邮件都很短，只占几行空间。但是我们打印的时候也需要用一整页，导致打印速度慢，浪费纸张。造成这种结果的原因是每封邮件之间有一个“分节符”，这样下一封邮件就被分配到了另一个页面。如何在一页上打印多封短邮件？其实很简单。首先将数据和文档合并到新文档中，然后将新文档中的所有分节符(B)替换为手动换行符(L)(注意这里的小写英文字母L不是数字1)。具体方法是使用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框中输入“b”，在“替换为”框中输入“l”，点击“全部替换”。之后，您可以在一页上打印多封电子邮件。
2.一次性合并不同内容的邮件。
有时候我们需要给不同的收件人发内容大致相同的邮件，但是也有一些区别。比如发给家长的“学生成绩报告单”，根据学生的总成绩，在不同的报告单上写不同的内容。总分290分以上的同学，在成绩单的最后写上“被评为学习标兵”(如图1右)，而对于其他同学，这句话不计入成绩单(如图1左)。如何合并主文档和数据源相同的不同邮件？此时，将使用“插入单词字段”。插入“如果”...然后...否则(我)……”在“插入单词字段”中，电子邮件中需要出现不同的单词。以“学生成绩单”为例。具体方法是将插入点定位在主文档的末尾，在邮件合并工具栏中点击“插入Word域”，在下级菜单中选择“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填写如图2所示的信息，点击“确定”。
3.* * *享受各种数据源
除了Word创建的数据源，邮件合并还可以使用很多数据，比如Excel工作簿、Access数据库、查询文件、Foxpro文件等。只要这些文件存在，邮件合并时就不需要创建新的数据源，只需要打开这些数据源直接使用即可。需要注意的是，使用Excel工作簿时，数据文件必须是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行。这样可以共享不同的数据，避免重复工作，提高办公效率。
4.筛选和分类
使用邮件合并帮助器中的“查询选项”，您可以筛选记录并有选择地合并它们，或者同时对记录进行排序。在工作中记住它们可以提高你的办公效率。